Johannes Latsch - Bürgermeister und interne Kommunikation

Verkompliziert wird alles noch dadurch, dass der Betroffene eine Einwilligung widerrufen kann. Es sei denn, sie erfolgt zur Unzeit, etwa wenn die Mitarbeiterzeitung, für die er die Erlaubnis erteilt hatte, schon gedruckt ist. 27

All das wirkt auf den ersten Blick aus Sicht des Behördenalltags wie Haarspalterei. Nach dem Motto „Ich kann doch nicht immer mit Genehmigungsformularen für alle erdenklichen Fälle unter dem Arm herumlaufen“ oder auch „Die sollen sich nicht so anstellen. Schließlich kriegen sie ihr Gehalt und sie haben doch keinen Schaden“. In der Tat mag eine lockere Übereinstimmung zwischen den Beteiligten laufen, wenn die Situation unverfänglich ist und jemand von der Pressestelle oder dem Bürgermeisterbüro das Foto macht, der bekanntermaßen für das Intranet der Verwaltung zuständig ist. Das ändert aber nichts am Recht der Mitarbeiter am eigenen Bild, und die Kommunikationsverantwortlichen sollten die Rechtslage kennen, um im Ernstfall Konflikte zu vermeiden.

Praktiker der Internen Kommunikation fragen sich nun: Wie und wann hat jemand einem Bild zugestimmt? 28Grundsätzlich auf zwei Arten. Die erste ist umständlicher, aber sicherer: Der Abgebildete erklärt schriftlich oder mündlich unter Zeugen ganz klar, dass sein Konterfei verbreitet werden darf. Neben dieser so genannten expliziten Zustimmung kann er auch auf die zweite Art sein Placet geben, nämlich „implizit“, also durch die Umstände. Präsentiert ein Projektleiter als festgelegter Programmpunkt in einer internen Dienstversammlung auf der Bühne im Rathaus-Sitzungssaal die Ergebnisse seiner Arbeitsgruppe und wird er anderntags mit dem Hinweis im Intranet abgebildet „Projektteamleiter XY stellte die Eckpunkte des Projekts dar“, dann nennen das Juristen ein konkludentes Verhalten, also ein stillschweigendes Einverständnis nach dem Prinzip „Wer sich so exponiert, muss einkalkulieren, dass sein Gesicht gezeigt wird“. Die Datenschutzgrundverordnung fasst die explizite und die konkludente Zustimmung umständlich formuliert so zusammen: Eine Einwilligung ist

„jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.“ 29

Problem, Problem.

Stellen wir uns folgende Situation vor: Das Rathaus hat eine große interne Party organisiert. Der Internen Kommunikation ist klar: Wenn ich jemanden in Großaufnahme ablichte, brauche ich seine Einwilligung. Aber was ist, wenn ich auf der Veranstaltung herumlaufe, mal die Besuchermenge, mal eine Gruppe von zehn bis zwanzig Leuten fotografiere, die locker beieinanderstehen? Rein juristisch wäre ich aus dem Schneider, wenn sich jeder Teilnehmer aktiv angemeldet und dabei angekreuzt hat, er sei mit der Veröffentlichung seines Bilds einverstanden. Eine andere, etwas einfachere Variante: Auf der Einladungskarte, am zentralen Eingang und an anderen markanten Punkten hängt oder steht ein großer Hinweis, dass fotografiert wird und die Bilder auch zur Veröffentlichung vorgesehen sind. Allerdings ist das Rathaus oder Landratsamt damit nicht hundertprozentig auf der rechtlich sicheren Seite. Rein theoretisch könnte jemand behaupten, er habe das entsprechende Schild nicht gesehen, und dann müsste ihm das Gegenteil nachgewiesen werden.

Und selbst wenn vorher die Genehmigungen eingeholt werden: Was ist mit denen, die nicht zustimmen? Von der Veranstaltung ausschließen? Das kann bei verwaltungsinternen Feiern rein personalrechtlich ein Problem werden, einmal ganz abgesehen von den internen Querelen, wenn derlei ruchbar und von den Betroffenen oder vom Personalrat verbreitet wird. Eine andere Lösung: Jeder, der nicht mit der Veröffentlichung seines Bilds einverstanden ist, trägt eine Markierung, etwa einen roten Punkt, den er sich beim Einlass abholen und an die Kleidung heften kann. Dann allerdings haben wir, für alle sichtbar, in der Party eine Zwei-Klassen-Gesellschaft. Eine sonst gelöste Stimmung würde durch ein Gesprächsthema belastet: „Du trägst einen roten Punkt? Warum willst du dich nicht fotografieren lassen?“

Je näher wir uns all diese Optionen und Konsequenzen vorstellen, desto mehr schütteln wir den Kopf. Schließlich sprechen wir nicht über die weltweite Zurschaustellung von Nacktbildern der Kollegen, sondern über unverfängliche Momentaufnahmen einer internen Rathaus- oder Landratsamtsfeier im Sitzungssaal.

„Wo kein Kläger, da kein Richter“, weiß der Volksmund. Tatsächlich dürfte das Gros der Mitarbeiter im Haus die Lage weit unkomplizierter sehen, als es Juristen in ausladenden rechtlichen Erörterungen meinen. In aller Regel dürfte die Mehrheit der Mitarbeiter nichts dagegen haben, in unverfänglicher Pose als Teilnehmer einer Veranstaltung für interne Zwecke abgelichtet zu werden. Die Praxis – das ist die Natur des Rechtsstaats und damit der Kommunalverwaltung als staatliche Behörde – befreit die Verantwortlichen aber nicht von der juristischen Verantwortung: Persönlichkeitsrechte gelten für alle.

Die Datenschutzgrundverordnung hat viele verunsichert - auch Pressestellen von Kommunalverwaltungen, wie es der Autor im Kontakt mit Kollegen diverser Landkreise erlebt hat. Wenig Klarheit schaffte es da, als selbst Vertreter der Bundesregierung meinten, sie müssten erst einmal die laufende Rechtsprechung abwarten. 30Die Verwaltung sollte hier, am besten in Zusammenarbeit mit Rechtsamt und Personalrat, eine tragfähige Lösung finden. Am besten freilich ist es, wenn ein verwaltungsinternes Klima herrscht, in dem solche feinsinnigen juristischen Regularien sich erübrigen, weil die Mitarbeiter darauf vertrauen, die Interne Kommunikation werde das nötige Fingerspitzengefühl haben, um Kollegen nicht bloßzustellen oder deren Konterfeis nicht in einem Zusammenhang zu veröffentlichen, den sie nicht wollen. Auch das ist, jenseits aller juristischen Erwägungen, letztlich eine Frage der bereits erwähnten Organisationskultur.

Aber nicht nur bei Fotos muss die Interne Kommunikation aufpassen. Der Datenschutz greift auch bei der Veröffentlichung sonstiger persönlicher Daten im Intranet. Und erst recht, wenn die Verwaltung für die Interne Kommunikation externe Social-Media-Plattformen nutzt, wie es in heutigen Diskussionen über moderne Mitarbeiterkommunikation bereits erörtert wird. Dann nämlich gelten die Nutzungsbedingungen und Datenschutzregelungen des jeweiligen Dienstes. 31Konsequenz: Wer für den Informationsaustausch neben Intranet und E-Mail auch Global Player wie Facebook und WhatsApp nutzt, der gibt seine Daten in die Hand von Mark Zuckerberg & Co. Ein gewichtiger Grund also, für interne, sensible Kommunikation eben nicht auf die leicht verfügbaren, allgegenwärtigen Netze zurückzugreifen, sondern Kanäle und Plattformen zu nutzen, über die das Rathaus oder Landratsamt selbst die Daten- und Inhaltshoheit hat, wie offizielle E-Mail-Kanäle. Faktisch ist es in der täglichen Praxis kein großes Problem, wenn ein Mitarbeiter den unmittelbaren Kollegen im Büro morgens eine „WhatsApp“ schickt mit dem Hinweis „Stau. Komme später.“ Für fachliche Details zu einem laufenden Projekt oder gar für Bürgerfragen zu einem Verwaltungsvorgang sind derlei Messenger-Dienste kaum das richtige Forum.

Neben dem Recht am eigenen Bild und dem persönlichen Datenschutz werden oft die Urheber- und Verwertungsrechte vernachlässigt, auch in der Internen Kommunikation. Viele glauben, es bleibe ja alles im eigenen Haus, daher brauche sich niemand um irgendwelche Rechte zu scheren. Doch die Gesetze sagen etwas ganz anderes. Wenn selbst in internen Zirkeln mehr Personen als die unmittelbar Beteiligten eine Information, ein Textdokument, ein Bild erhalten, dann gilt das als Verbreitung. In diesem Sinn „verbreitet“ eine Mitarbeiterzeitung Texte und Bilder ebenso wie das Intranet, auf das alle Verwaltungsmitarbeiter zugreifen können. Auch das Versenden von Pressespiegeln im eigenen Haus gilt als Verbreitung. Und da haben die Juristen ein Wort mitzureden.