Johannes Latsch - Bürgermeister und interne Kommunikation

Das Personalamt hingegen kommt einem zunächst nicht als Kommunikator in den Sinn. Und doch spielt dieses Ressort quasi naturbedingt eine zentrale Rolle: Es hat nämlich permanent mit Mitarbeitern und damit hausinternen Fragen zu tun. Ob bei Umfragen, Vorgaben für Mitarbeitergespräche, im Beschwerdemanagement und bei Konflikten am Arbeitsplatz sind die Personaler eingeschaltet und fungieren als natürliche Ansprechpartner für Mitarbeiter aller Ebenen. Darüber hinaus berät und unterstützt das Personalamt im Rahmen der Kommunikation, wenn es etwa die Behördenleitung oder die Kommunikationsverantwortlichen auf aktuelle Probleme oder Trendthemen unter den Mitarbeitern hinweist, auf rechtliche oder faktische Beschränkungen bei Vorhaben, oder wenn es Daten zur Personalentwicklung liefert. Sollen beispielsweise mehr Mitarbeiter motiviert werden, auf Fortbildung zu gehen, müsste das Personalamt Informationen bereitstellen, wie die Angebote bisher genutzt und wie sie verbessert werden könnten.

Die Mitarbeiter indes sind nicht lediglich passive Zielgruppe der Internen Kommunikation, sondern reden selbst mit – sei es in Projekten, bei denen sie ausdrücklich zur Beteiligung aufgerufen sind, sei es im gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen wie bei der Personalversammlung oder auch als Gesprächsteilnehmer in Feedbackverfahren, beispielsweise beim Mitarbeitergespräch. Ihre Rolle ist es, die Werte der Organisation zu leben, ihren Beitrag zu leisten, damit Ziele verfolgt und erreicht werden – aber sich auch selbst an der Weiterentwicklung der Verwaltung zu beteiligen, indem sie Verbesserungsvorschläge machen, sich an internen Umfragen beteiligen oder ihren Führungskräften konstruktives Feedback geben. Ein weiterer Kanal ist in den vergangenen Jahren verstärkt ins Blickfeld gerückt: das Engagement in internen Netzwerken – sei es in fachübergreifender Kommunikation in Arbeitsgruppen oder auch durch den Austausch auf digitalen Plattformen wie dem Intranet.

Damit sind wir schließlich bei einer weiteren Sparte von Akteuren der Internen Kommunikation: Arbeitsgruppen oder Projektteams, die bisweilen ämterübergreifend an gemeinsamen Aufgaben arbeiten. Zum einen betreiben sie ihre eigene Interne Kommunikation, etwa durch Besprechungen; zum anderen wirken sie nach außen, wenn sie zum Beispiel bei hausinternen Veranstaltungen ihre Arbeitsergebnisse präsentieren. Den jeweiligen Arbeitsgruppenleitern oder Projektverantwortlichen kommt dabei eine besondere Aufgabe zu – egal, ob es um die Vorbereitung eines Tags der offenen Tür im Rathaus geht, um den Umbau des Bürgerbüros, die Gestaltung der Mitarbeiterzeitung, neue Leistungsanreize oder eine aktualisierte Dienstanweisung: Sie müssen den Prozess geordnet voranbringen, interne Konflikte managen und die Sache des Teams nach außen überzeugend vertreten.

Kommen wir nach all dem Rollenverständnis nun zur simplen Frage: Wer soll eigentlich die Interne Kommunikation machen?

Wir haben bereits erwähnt, dass die Kommunikationsverantwortlichen im Büro des Bürgermeisters oder Landrats oder aber in der Pressestelle sitzen. Rein fachlich betrachtet wäre die zweite Variante die bessere. Gehen wir einmal vom Idealfall aus, dass ein Bürgermeister oder ein Landrat sich eine Pressestelle leistet und diese auch mit entsprechend versierten Fachkräften besetzt, dann wäre dort die Interne Kommunikation gut aufgehoben. Schließlich braucht es dafür nicht nur das Wissen, was Linie und Stil des Hauses ist, sondern auch Kenntnisse, wie Inhalte verständlich, interessant, motivierend vermittelt werden können – gepaart mit einem Blick für strategische Planung, emotionale Wirkung und einem Schuss unkonventioneller „Denke“. Ist Interne Kommunikation hingegen eine Aufgabe unter vielen, die ein Büroleiter oder Persönlicher Referent nebenbei zu erledigen hat, kommt kaum eine konstante, stringente, lebendige, kreative Leistung heraus, auch wenn die Person fähig ist und in Einzelfällen einen guten Beitrag zur Internen Kommunikation zu leisten vermag.

Skizzieren wir einmal den Idealfall: In der Pressestelle ist jemand für die Externe Kommunikation (also die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) verantwortlich und jemand für die Interne Kommunikation. Der Interne Kommunikator denkt strategisch, ist in der Verwaltung mit all ihren Fallstricken und Winkelzügen zuhause, begeistert sich nicht nur für die Sprache und ihre Möglichkeiten, sondern kennt auch deren kommunikativen Gesetze. Er ist offen für digitale Innovation und kann Inhalte mit einem persönlichen gewinnenden Wesen vermitteln. Er kennt die Verwaltung, ist aber nicht unbedingt in ihr groß geworden, sondern bringt aus seiner Vita Erfahrung aus Journalismus, PR oder anderen Sparten der Kommunikation mit.

Das mag ein wenig wie die berühmte Eier legende Wollmilchsau anmuten – gesucht wird ein Allrounder, dessen monatliche Bezüge sich aus Sicht der Kämmerei am liebsten auch noch aus der Portokasse decken ließen.

Fassen wir ein paar Merkmale zusammen, die idealerweise zum Portfolio des Verantwortlichen für die Interne Kommunikation gehören:

Diese Eier legende Wollmilchsau ist

–sprachlich versiert (verständlich, lebendig, kreativ),

–bewandert in den Gesetzen/Bedingungen von Kommunikation,

–hausintern vernetzt (oder in der Lage, das schnell zu werden),

–digital-affin,

–offen für Innovation,

–strukturiert, strategisch denkend, loyal,

–erfahren in kommunikativer Praxis (als Journalismus oder PR-Spezialist),

–bewandert in der Gestaltung von Publikationen, der Veranstaltungsvorbereitung und der Crossmedia-Kommunikation,

–mindestens rudimentär kundig im Verwaltungsrecht.

Bieten Budget und Stellenplan keine Möglichkeiten, diese Position in Vollzeit oder überhaupt zu besetzen, muss der Verwaltungschef seine Ansprüche an die Interne Kommunikation herunterschrauben und überlegen, was ihm am wichtigsten ist und was er mit dem Rumpfpersonal seines Büros abdecken kann.

Interne Kommunikation folgt aber nicht nur strategischen Grundprinzipien und dem Stellenplan, sondern muss sich auch nach Recht und Gesetz ausrichten.

Wir bekommen es dabei mit diesen Sparten zu tun:

–Personalvertretungsrechte,

–Persönlichkeitsrechte,

–Urheber- und Verwertungsrechte.

Wir geben dem hier ein wenig mehr Raum, als er dem Nichtjuristen angemessen scheinen mag; aber wir werden sehen, wie schnell Paragrafen querschießen und den Alltag der Internen Kommunikation einer rechtsstaatlichen Behörde beeinflussen.

Eine wichtige Grundlage legen zunächst die Personalvertretungsgesetze der Länder. Sie setzen den Rahmen für Personalversammlungen und die Arbeit des Personalrats. In bestimmten Fragen tut die Interne Kommunikation daher gut daran, die Mitarbeitervertretung ins Boot zu holen, wenn sie etwa Einzelheiten zum geplanten Jobticket veröffentlicht oder wenn demnächst eine Personalversammlung läuft, bei der die Mitarbeitervertretung sogar gesetzlich verbrieft das Hausrecht hat. Um es auf den Punkt zu bringen: In letzterem Fall haben der Bürgermeister oder Landrat und die von ihm gesteuerte Interne Kommunikation juristisch nichts zu melden.

Für die Praxisarbeit der Internen Kommunikation spielen aber eher die allgemeinen Gesetze zu Meinungsfreiheit und Persönlichkeitsrechten eine Rolle. Zum Beispiel dürfen sich Mitarbeiter in virtuellen Foren des Intranets ebenso wenig beleidigen wie im reellen Büroalltag, und bevor Schnappschüsse vom jüngsten Sommerfest online gestellt werden, muss das Recht der Mitarbeiter am eigenen Bild beachtet werden, und das heißt: Die abgebildeten Personen müssen damit einverstanden sein.

Dieser Grundsatz leitet sich aus dem Kunsturhebergesetz ab: „ Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden .“ 25Aber selbst wenn der Abgebildete einverstanden ist, kann sein Foto nicht automatisch so verwendet werden, wie es dem Fotografen oder seinem Auftraggeber beliebt. 26War der Betroffene zum Beispiel einverstanden, in einer Bildergalerie zum Sommerfest im Intranet aufzutauchen, gilt die Erlaubnis rein juristisch nur für diesen einen Zweck; sein Foto dürfte also zum Beispiel nicht in einer Hochglanz-Imagebroschüre der Verwaltung erscheinen. Es sei denn, er hat die Verwendung seines Bildes auch für andere Zwecke erlaubt. Insofern wäre der Arbeitgeber auf der sicheren Seite, wenn er die Einwilligung für eine generelle Verwendung explizit einholen würde. Das sollte dann auch ausdrücklich die Verwendung des Bildes im Internet und in Sozialen Netzwerken einschließen, denn was dort verbreitet wird, folgt ganz eigenen Gesetzen. Während die Verbreitung einer Broschüre letztlich begrenzt ist, steht das Bild eines Mitarbeiters im Internet und den Sozialen Medien sekundenschnell weltweit zur Verfügung und kann kaum verlässlich gelöscht werden.