Johannes Latsch - Bürgermeister und interne Kommunikation

Herausgeber der Reihe BÜRGERMEISTERPRAXIS

Jochen von Allwörden | Städteverband Schleswig-Holstein

Barbara Beckmann-Roh | Saarländischer Städte- und Gemeindetag

Karl-Ludwig Böttcher | Städte- und Gemeindebund Brandenburg

Jörg Bülow | Schleswig-Holsteinischer Gemeindetag

Dr. Franz Dirnberger | Bayerischer Gemeindetag

Roger Kehle | Gemeindetag Baden-Württemberg

Dr. Gerd Landsberg | Deutscher Städte- und Gemeindebund

Jürgen Leindecker | Städte- und Gemeindebund Sachsen-Anhalt

Winfried Manns | Gemeinde- und Städtebund Rheinland-Pfalz

David Rauber | Hessischer Städte- und Gemeindebund

Ralf Rusch | Gemeinde- und Städtebund Thüringen

Roland Schäfer | Deutscher Städte- und Gemeindebund

Dr. Bernd Jürgen Schneider | Städte- und Gemeindebund NRW

Dr. MarcoTrips | Niedersächsischer Städte- und Gemeindebund

Andreas Wellmann | Städte- und Gemeindetag Mecklenburg-Vorpommern

Mischa Woitscheck | Sächsischer Städte- und Gemeindetag

Digital, mündlich, gedruckt und erlebt

von

Dr. Johannes Latsch

Pressereferent Main-Taunus-Kreis

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.dnb.deabrufbar.

© 2020 Kommunal- und Schul-Verlag GmbH & Co. KG · Wiesbaden

Alle Rechte vorbehalten ·

Satz: Kumpernatz + Bromann · Schenefeld b. Hamburg

ISBN 978-3-8293-1530-2

eISBN 978-3-8293-1632-3

Vorwort Vorwort Kommunikation eines Rathauses oder Landratsamts? Wer daran denkt, hat meist dies im Blick: Presseerklärungen. Ansprachen auf Bürgerversammlungen. Gebührenbescheide für die Hundesteuer. Die Nummer des Bürgerbüros. Volksfeste bei Stadtjubiläen. Postings auf Facebook. Die kommunale Internetseite. Glückwunsche zur Diamanthochzeit. Die Laudatio auf den Ehrenbürger. Alles richtig, dennoch nicht richtig alles. Denn neben dieser auswärts gewandten, externen Kommunikation haben wir es noch mit der internen Kommunikation zu tun, also dem Austausch innerhalb der eigenen Mauern. Sie führt ein Schattendasein: für Außenstehende, weil sie im Verborgenen läuft, und für Insider, weil sie ihren Alltag als Arbeit wahrnehmen und nicht als Plattform permanenter Kommunikation. Dabei ist doch letztlich alles, was wir tun, Kommunikation. Diverse Bücher wurden verfasst, die sich mit der externen Kommunikation von Behörden befassen; darunter auch Werke dieses Autors. Die interne Kommunikation der Rathäuser und Landratsämter blieb derweil ein blinder Fleck. Nicht, dass es an Thesen und Theorien über interne Kommunikation mangelt. Aber sie haben in der Regel die Privatwirtschaft im Blick, vom lokalen Mittelstand bis zum Global Player. Gewiss können wir viele der dort formulierten Lehren auf die Kommunalverwaltung übertragen, doch wir vermissen Exempel, die sich an dem orientieren, was im Rathaus Thema ist und was die Kommunikation einer Kommune personell, technisch und finanziell leisten kann. Hier will dieses Buch ein paar Anregungen geben. Gewiss: Je nach örtlicher Verwaltung wird sich nicht alles umsetzen lassen. Aber wenn wir den Horizont des Möglichen kennen, können wir immer besser werden. Und da die interne Kommunikation als Disziplin in Rathäusern und Landratsämtern ein Schattendasein führt und in Wahrheit doch eine Wissenschaft für sich ist, schreiben wir sie ab hier demonstrativ groß: Interne Kommunikation. Juni 2020 Der Autor

Literaturverzeichnis

1.Einführung

2.Grundsätzliches zur Internen Kommunikation

2.1Bedeutung und Prinzipien

2.1.1Was ist Interne Kommunikation?

2.1.2Formell und informell

2.1.3Aufgaben

2.1.4Prinzipien

2.1.5Wege und Mittel

2.1.6Herausforderungen

2.2Verwaltung und Wirtschaft: Parallelen und Unterschiede

2.3Organisationskultur

2.4Organisation, Personal, Recht

2.4.1Organisation

2.4.2Personal

2.4.3Rechtlicher Rahmen

2.5Corporate Identity

2.5.1Drei Säulen der CI

2.5.2Einführung einer neuen CI

3.Formen und Kanäle der Internen Kommunikation

3.1Digitale Kommunikation

3.1.1Grundsätzliches

3.1.2Intranet

3.1.2.1Bedeutung und Aufgaben

3.1.2.2Aufbauprinzip

3.1.2.3Elemente

3.1.2.4Perspektiven

3.1.2.5Organisation

3.1.2.6Phasen eines Intranet-Projekts

3.1.3E-Mail

3.1.4Newsletter

3.1.5Social Media

3.1.6Apps und andere digitale Anwendungen

3.2Mündliche Kommunikation

3.2.1Grundsätzliches zur Sprache

3.2.2Umgangsformen

3.2.3Reden

3.2.3.1Funktionen, Prinzipien, Anlässe

3.2.3.2Vorbereitung

3.2.3.3Umsetzung

3.2.4Besprechungen und Arbeitsgruppen

3.2.4.1Sinn

3.2.4.2Erfolgsfaktoren und Vorbereitung

3.2.4.3Durchführung

3.2.5Mitarbeitergespräch

3.2.5.1Gesprächstypen

3.2.5.2Vorüberlegungen

3.2.5.3Gesprächsführung

3.3Print-Kommunikation

3.3.1Grundlegendes

3.3.2Aushänge

3.3.3Lauf- und Unterschriftsmappen

3.3.4Plakate, Flyer, Broschüren

3.3.4.1Grundsätzliches

3.3.4.2Plakate

3.3.4.3Flyer

3.3.4.4Broschüren

3.3.5Mitarbeiterzeitungen

3.3.5.1Bedeutung und Funktion

3.3.5.2Konzept, Inhalt, Textsorten, Layout

3.3.5.3Redaktionsarbeit

3.3.5.4Vertrieb

3.4Veranstaltungskommunikation

3.4.1Grundsätze

3.4.1.1Bedeutung, Funktionen, Formate

3.4.1.2Gestaltungs- und Wirkungsprinzipien

3.4.1.3Planung, Organisation, Durchführung

3.4.2Anlässe und Formate

3.4.2.1Personalversammlung

3.4.2.2Projektveranstaltung

3.4.2.3Ehrungen

3.4.2.4Gesellige Veranstaltungen

4Mitarbeiterbefragung

4.1Feedbackkultur als Voraussetzung

4.2Rollen

4.3Themenfelder

4.4Fragebogen

4.5Auswertung

5Crossmedia

5.1 Vom Ziel zum Konzept

5.1.1Ziel, Strategie und Maßnahmen

5.1.2Kommunikationskonzept

5.2 Zusammenspiel der Kanäle

6Problemfälle

6.1Veränderungskommunikation

6.2Externe Kritik und Krisen

6.3Gerüchte und Flurfunk

6.3.1Merkmale

6.3.2Maßnahmen

6.4Mobbing

6.4.1Formen und Bedingungen

6.4.2Gegenmaßnahmen und Prävention

6.4.3Konsequenzen für die Interne Kommunikation

Schlusswort

Stichwortverzeichnis

Kommunikation eines Rathauses oder Landratsamts? Wer daran denkt, hat meist dies im Blick: Presseerklärungen. Ansprachen auf Bürgerversammlungen. Gebührenbescheide für die Hundesteuer. Die Nummer des Bürgerbüros. Volksfeste bei Stadtjubiläen. Postings auf Facebook. Die kommunale Internetseite. Glückwunsche zur Diamanthochzeit. Die Laudatio auf den Ehrenbürger.

Alles richtig, dennoch nicht richtig alles. Denn neben dieser auswärts gewandten, externen Kommunikation haben wir es noch mit der internen Kommunikation zu tun, also dem Austausch innerhalb der eigenen Mauern. Sie führt ein Schattendasein: für Außenstehende, weil sie im Verborgenen läuft, und für Insider, weil sie ihren Alltag als Arbeit wahrnehmen und nicht als Plattform permanenter Kommunikation. Dabei ist doch letztlich alles, was wir tun, Kommunikation.