Martin Munzel - Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage

Eine CO-Umbuchung können Sie innerhalb des SAP-Menüs unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Istbuchungen • Manuelle Umbuchung Kosten • Erfassen (Transaktion KB11N) veranlassen. Wie in Abbildung 1.19 zu sehen, kann hier von der Kostenstelle 1010000 (KostSt Alt) auf die Kostenstelle 1040000 (Kostst Neu) ein entsprechender Betrag umgebucht werden.

Abbildung 1.19: Manuelle Umbuchung von Primärkosten (KB11N)

Die Kostenart ist bei beiden Kostenstellen identisch. Insgesamt können im Rahmen der Listerfassung (welche als Eingabetyp direkt ausgewählt ist) auch mehrere Positionen erfasst werden. Auf diese Weise ist es z.B. möglich, mit nur einem Beleg die Kosten auf mehrere Kostenstellen umzubuchen. Somit könnte ein Teil der Kosten auch auf die Kostenstelle der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Kleiner Praxistipp

Nach Erfassung einer Position kann mittels der Taste Enter eine Prüfung der einzelnen Daten erfolgen (gleichzeitig wird die Belegposition durchnummeriert). Hierdurch ist bei mehreren Positionen direkt ersichtlich, ob eine Kostenart/Kostenstelle vorhanden und bebuchbar ist. Während der Belegtext im Belegkopf identisch ist, können auf der Belegposition unterschiedliche Texte mitgegeben werden. Sofern eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden soll, ist hier z.B. ein erläuternder Hinweis möglich. Auch auf diese Weise könnte die Umbuchung der Kosten »Weiterbildung« mit Anteil Controlling, Anteil Finanzbuchhaltung etc. auf unterschiedliche Kostenstellen verteilt und über den Text darauf hingewiesen werden.

Zur Beruhigung der Finanzbuchhaltung sei hier nochmals erwähnt, dass der Saldo der Kostenart stets gleich bleibt, sodass keine Veränderung des Erfolgskonto verursacht wird. Wurden alle Positionen korrekt angegeben, kann der Beleg über die Schaltfläche direkt gebucht werden. Sofern alle Daten richtig sind, ist nun ein CO-Beleg erzeugt. Die CO-Belege lassen sich im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Einzelposten • Kostenstellen Einzelposten Ist (Transaktion KSB1) anzeigen. Wie in Abbildung 1.20 zu sehen, können hier die Positionen Kostenstelle (oder Kostenstellengruppe), Kostenart (oder Kostenartengruppe) sowie das Buchungsdatum eingeschränkt werden.

Abbildung 1.20: Kostenstellen Einzelposten Istkosten (KSB1)

Im Beispiel haben wir die Kostenstellengruppe 1 (»Verwaltung«) gewählt. Alternativ wäre es aber auch möglich, über die Schaltfläche mehrere Kostenstellen (im Beispiel 1010000 und 1040000) zu verwenden. Als Anzeigevariante wird im Beispiel 1SAP »Primärkostenbuchung« angegeben, die im Standard innerhalb des SAP-Systems schon vorhanden ist. Es können daneben auch eigene Varianten angelegt werden. Diese Anzeigevariante birgt die Möglichkeit, die einzelnen Felder der Belege darzustellen. Wenn wir nun die Auswertung starten, erhalten wir alle Belege, die auf den jeweiligen Kostenstellen gebucht sind. Diese sind in Abbildung 1.21 dargestellt.

Abbildung 1.21: KSB1 – Belegdarstellung Umbuchung

Der Beleg 200000000 stammt dabei aus der Finanzbuchhaltung (Gegenkonto K = Kreditorenbuchhaltung), wohingegen der Beleg 200000001 ein reiner CO-Beleg ist. Im Beispiel sind die Belege nach den einzelnen Kostenstellen gruppiert. Der Saldo der Kostenstellen weist jeweils 500 € aus. Die Ursprungsrechnung in Höhe von 1.000 € wurde durch die Umbuchung zu gleichen Teilen auf die einzelnen Kostenstellen umgebucht. Betrachten wir die Belege einzeln (nach Belegnummer), so sehen wir direkt, dass sich der Saldo durch die CO-Umbuchung nicht verändert hat (siehe Abbildung 1.22).

Abbildung 1.22: Darstellung nach Belegnummer

Hiermit endet unsere kurze Darstellung der Zusammenhänge zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenartenrechnung und Kostenstellenrechnung. Gemeinsam mit Kirsten Lotse wollen wir uns im folgenden Abschnitt noch einer weiteren wichtigen Aufgabe innerhalb des Controllings widmen: den Möglichkeiten des Berichtswesens bzw. des Informationssystems in SAP.

Neben der Darstellung der Einzelposten (Transaktion KSB1, siehe Abschnitt 1.4) gibt es in jeder Komponente auch ein Informationssystem. Gesammelt finden Sie die einzelnen Berichte innerhalb des SAP-Menüs unter Infosysteme (z.B. unter Infosysteme • Rechnungswesen • Controlling). Daneben enthält aber auch jede Komponente der einzelnen SAP-Module einen Ordner Infosystem (als Teil des Berichtswesens), etwa im Kontext der Einzelkomponenten des Controllings – u.a. unterhalb von Rechnungswesen • Controlling in Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung oder auch Innenaufträge. Neben den Einzelpostenberichten möchten wir Ihnen hier einen Summenbericht im Bereich der Kostenstellenrechnung vorstellen. Da sich die Handhabung von Berichten grundsätzlich sehr ähnelt, soll sie anhand dieses Berichtes gezeigt werden.

Technischer Hintergrund

Im Wesentlichen handelt es sich bei den Berichten im Controlling um Report Painter- oder Recherche-Berichte. Auf deren Erstellung soll nicht weiter eingegangen werden, aber durch die Art der Handhabung können Sie später vorhandene bzw. selbst entwickelte Berichte besser verstehen. Eine Übersicht über die diversen Auswertungsmöglichkeiten jenseits von Standardberichten ist z.B. auf der Seite http://fico-forum.de/auswertung.phpzu finden.

Nachdem Kostenstellen und Kostenarten angelegt und teilweise auch schon Buchungen im CO erfolgt sind, möchte Kirsten Lotse einen aktuellen Bericht über die aufgelaufenen Kosten und den Ort ihrer Entstehung angezeigt bekommen. Hierzu startet sie im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Plan/Ist-Vergleiche • Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611) einen entsprechenden Summenbericht (siehe Abbildung 1.23).

Abbildung 1.23: Transaktion S_ALR_87013611 (Selektion)

Dessen Ziel ist eine Auswertung der Kostenstellengruppe NEWMEDIA und der Kostenartengruppe IKR, die wir in den vorherigen Abschnitten angelegt haben. Hierdurch werden alle primären Kostenarten (entsprechend der GuV-Konten und gemäß Kontenplan IKR, siehe Abschnitt 1.1.2) und die entsprechend aufgeteilten Kostenstellen (über die Kostenstellengruppe NEWMEDIA, siehe Abschnitt 1.2.4) ausgewertet. Als Zeitraum haben Sie dabei das Geschäftsjahr 2019 innerhalb der Perioden 1 bis 12 und der Planversion »0« ausgewertet. Letztere wird später bei der Erfassung von Plankosten im Abschnitt 3.1.5erläutert. Der fertige Bericht ist in Abbildung 1.24 ersichtlich.