Martin Munzel - Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage

Abbildung 1.13: Kostenstellengruppe ändern (Transaktion KSH2)

Entsprechend der Stammdaten-Hierarchiepflege lassen sich über die Schaltflächen weitere Gruppen auf gleicher Ebene oder eine Ebene darunter bzw. über die Schaltfläche weitere Kostenstellen anlegen. Neben der Pflege von Gruppen innerhalb der Standardhierarchie können Sie über den SAP-Menüpfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellengruppe • Anlegen (Transaktion KSH1) auch Gruppen außerhalb anlegen.

Hier ermöglicht die Schaltfläche das Eintragen von Kostenstellen als Intervalle in einer Gruppe. Diese Funktion ist vergleichbar mit den von Ihnen am Anfang des Kapitels gepflegten Kostenartengruppen. Eine mögliche Alternativgruppe wäre z.B. die in Abbildung 1.14 dargestellte NEWMEDIA.

Abbildung 1.14: Kostenstellengruppe NEWMEDIA (Transaktion KSH1)

In dieser Kostenstellengruppe sind unterschiedliche Abteilungen bzw. Kostenstellenintervalle zu neuen Bereichen zusammengestellt. Sie stellt eine alternative Verdichtung zur Standardhierarchie dar und ermöglicht u.a. eine Auswertung aller Kostenstellen, die mit der direkten Produktion in Verbindung stehen.

Bedeutung von Kostenstellengruppen

Solche Kostenstellengruppen können, ebenso wie die Kostenartengruppen, sowohl für das Berichtswesen als auch für die Verrechnung von Kosten von Bedeutung sein. Eine konkrete Verwendung von Kostenstellen- und Kostenartengruppe ist im Abschnitt 3.2beschrieben.

Nun haben Felix und Herr Fuchs einzelne Kostenarten, Kostenstellen und verschiedene Stammdatengruppen erfolgreich angelegt. Jetzt stellt sich die abschließende Frage, wie die Kostenstellen seitens der Finanzbuchhaltung genutzt werden können.

Probeweise nimmt Erwin Fuchs eine Rechnung und bucht diese in FI ein. Dabei handelt es sich um die Erfassung einer Weiterbildungsveranstaltung auf die Kostenstelle der Geschäftsleitung. Wie in Abbildung 1.15 zu sehen, können Sie hier Kostenstellen als Kontierungsobjekte bei der Belegerfassung angeben.

Abbildung 1.15: Kreditorenrechnung mit Kostenstelle kontieren

Plötzlich befürchtet der Buchhalter, dass sich durch die neue Rechnung möglicherweise das Ergebnis der GuV verändern könnte, da ja neue Belege gebucht werden und ggf. ein Beleg dann doppelt erfasst werden würde.

Einführung in Finanzbuchhaltung

Dieses Buch soll nicht weiter auf die Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung eingehen. Bei Interesse möchten wir auf das ebenfalls im Verlag Espresso Tutorials erschienene Buch »Schnelleinstieg in das SAP-Finanzwesen (FI)« von Peter Niemeier und Jörg Siebert verweisen.

Aus Sicht der Finanzbuchhaltung hat sich allerdings bis auf die Angabe einer Kostenstelle kaum eine Veränderung gegenüber den bisher erfassten Rechnungen ergeben. Trotzdem wirft Erwin Fuchs einen Blick in die relevanten Belege der Finanzbuchhaltung. Wie bisher werden in der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) die Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditorenkonto im Erfolgskonto der GuV dargestellt (siehe Abbildung 1.16).

Abbildung 1.16: Belegansicht (FB03) Kreditorenbuchhaltung

Innerhalb der Hauptbuchhaltung wird der Beleg am Bestandskonto 440000 (für die Bilanz) und Erfolgskonto 664000 (für die GuV) ausgewiesen (siehe Abbildung 1.17).

Abbildung 1.17: Belegansicht (FB03) Hauptbuch

Nachdem Herr Fuchs sich die Belegansichten der Kreditorenrechnung und des Hauptbuchs angeschaut hat, stellt er beruhigt fest, dass beide wie bisher dargestellt werden und er problemlos weiterhin Bilanz und GuV erstellen kann. Aus der Belegansicht (Transaktion FB03) kann über den Menüpfad Umfeld • Belegumfeld • Rechnungswesenbelege auf den Kostenrechnungsbeleg gewechselt werden (siehe Abbildung 1.18).

Abbildung 1.18: Belegansicht (KB5) Kostenrechnungsbeleg

Sobald eine Buchung auf ein CO-Objekt (im oberen Beispiel eine Kostenstelle) erfolgt, wird tatsächlich ein weiterer Beleg in SAP erzeugt. Die Belege der Finanzbuchhaltung werden hier als Buchhaltungsbelege (siehe Abbildungen 1.18 und 1.19) und im Controlling als Kostenrechnungsbelege (Abbildung 1.18) dargestellt. In unserem Beispiel hat der Kostenrechnungsbeleg nur eine Position, in der die Aufwandskostenart »Fort-Weiterbild« und die entsprechende Kostenstelle »Unternehmensleitung« aufgeführt sind.

Mitbuchtechnik/Überleitung FI nach CO

Während man in der Finanzbuchhaltung zwischen Haupt- (mit Bestands/Erfolgskonten) und Nebenbuchhaltung unterscheidet, werden durch die sogenannte Mitbuchtechnik Buchungen in der Nebenbuchhaltung zeitgleich im Hauptbuch mitgeführt (auf sogenannten Abstimmkonten ). Aufgrund des Mitbuchprinzips weisen Haupt- und Nebenbücher den gleichen Stand auf, sodass jederzeit eine Bilanz und/oder eine GuV-Rechnung erstellt werden kann. Durch Verknüpfung der primären Kostenarten mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung werden alle dort angefallenen Kosten nicht direkt in CO erfasst, sondern auf primäre Kostenarten fortgeschrieben (»mitgebucht«), sofern ein kostenrelevantes Aufwands- oder Ertragskonto betroffen ist. Hier wird ergänzend zum Beleg der Finanzbuchhaltung ein zweiter Beleg (siehe Abbildung 1.18) erstellt. Dieses ist auch der Grund, warum der CO-Beleg keine Gegenposition hat, sondern »nur« auf der Kostenstelle ausgewiesen ist.

So langsam erkennt Felix durchaus Vorteile im Controlling. Durch die Mitgabe einer Kostenstelle ist eindeutig ersichtlich, dass die Geschäftsleitung die Kosten dieses Vortrags verursacht und sie zu verantworten hat. Aber je mehr er über das Thema »verursachungsgerechte Verteilung von Kosten« nachdenkt, umso überzeugter ist er, dass doch eigentlich die Abteilung »Controlling« die Kosten zumindest zum Teil mittragen müsste. Zum einen war das Thema der Veranstaltung »CO«, und zum anderen nahm auch diese Abteilung an der Schulung teil. Nach kurzer Rücksprache mit Kirsten Lotse (der neu eingestellten Controllerin) ist man sich einig, dass 500 € dieser Veranstaltung von der Kostenstelle 1040000 »Controlling« zu übernehmen sind. Erwin Fuchs ist nicht wirklich erfreut über dieses Vorhaben und befürchtet, alle Buchungen stornieren und dann mit mehreren Positionen und Kostenstellen erneut buchen zu müssen. Insbesondere wenn so etwas öfter vorkommen sollte, raubt ihm allein der Gedanke an die Diskussion mit den Wirtschaftsprüfern den Schlaf. Glücklicherweise weist Kirsten Lotse darauf hin, dass Umbuchungen auch direkt im Controlling möglich sind, ohne dass der eigentliche Beleg der Finanzbuchhaltung angepasst werden muss.