Martin Munzel - Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage

Im obigen Beispiel haben wir die Kostenstellenart 4 »Verwaltung« gewählt. Im SAP-System stehen grundsätzlich folgende Kostenstellenarten zur Auswahl:

1 – Fertigung,

2 – Hilfskostenstelle,

3 – Vertrieb,

4 – Verwaltung,

5 – Leitung,

6 – Forschung und Entwicklung,

7 – Service,

8 – Beratung,

9 – Verr.tech.Kst.

Kostenstellenarten in der BW-Lehre

Im SAP-System werden die Kostenstellenarten nach ihren einzelnen Tätigkeitsbereichen unterschieden. Die angesprochene klassische Unterscheidung nach der Betriebswirtschaftslehre gliedert die Kostenstellen entsprechend ihrer Position innerhalb eines Fertigungsprozesses hin zu den Produkten eines Betriebes. Unter Endkostenstellen sind Kostenstellen zuzuordnen, die ihre Kosten nicht auf andere Kostenstellen, sondern direkt in das Betriebsergebnis verrechnen. Die Hauptkostenstellen geben dagegen ihre Leistungen direkt an das Produkt des Unternehmens ab und sind damit direkt für das fertige Erzeugnis des Unternehmens verantwortlich. Je nach Unternehmensstruktur können diese auch als Endkostenstellen verstanden werden, sofern sie direkt die primären Produkte des Unternehmens erzeugen. Im Verlag »Neue Medien« könnte hier bspw. die Druckerei so betrachtet werden. Eine Vorkostenstelle (auch als Hilfskostenstelle bezeichnet) ist nicht für die direkte Erzeugung des Produktes verantwortlich, sondern liefert hierzu Vorleistungen. Normalerweise sind diese im Fertigungsprozess vor den Hauptkostenstellen angesiedelt. Ein Beispiel hierfür könnte die Redaktion sein.

Unter einer Nebenkostenstelle sind solche Kostenstellen zu verstehen, die Nebenprodukte erzeugen. Ein Nebenprodukt des Verlags »Neue Medien« ist bspw. die E-Book-Sparte, auch wenn diese zunehmend an Bedeutung gewinnt. Grundsätzlich kann unter einer Verrechnungskostenstelle ebenfalls eine Hilfskostenstelle verstanden werden. Der Unterschied ist hier nur, dass diese Kostenstelle nur temporär Gemeinkosten erfasst und diese dann an Endkostenstellen weiterleitet. So wäre z.B. im Rahmen einer Personalkostenverrechnung denkbar, dass auf den Verrechnungskostenstellen die Personalkosten im Ist gebucht und von dort im Durchschnitt auf die einzelnen Kostenstellen verrechnet werden, sofern dieses aus Datenschutz- oder Sozialisierungsgründen (bspw. bei unterschiedlichen Vergütungen nach Altersstufen) erforderlich sein sollte.

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In der Ansicht der Kostenstellen-Standardhierarchie erhalten Sie nun einen genaueren Überblick über die einzelnen Objekte der Kostenstellenrechnung (siehe Abbildung 1.10) inklusive der neu angelegten Kostenstelle für die Unternehmensleitung.

Abbildung 1.10: Kostenstelle in Hierarchie aktiv

Innerhalb der Pflege der Kostenstellen-Standardhierarchie wird zwischen Kostenstellengruppen und den eigentlichen Kostenstellen unterschieden. Diese sind in Abbildung 1.10 mit dem entsprechenden Symbol grafisch gekennzeichnet. So stellt 1010000 eine Kostenstelle, aber 101 eine Kostenstellengruppe dar. Die Standardhierarchie besteht dabei aus unterschiedlichen Gruppen und umfasst alle Kostenstellen des Unternehmens.

Neben der Pflege in der Kostenstellen-Standardhierarchie können Kostenstellen aber auch innerhalb des SAP-Menüs unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstelle • Einzelbearbeitung • Anlegen bzw. über die Transaktion KS01 direkt angelegt werden. Über die Funktion Ändern (Transaktion KS02) lassen sich bereits bestehende Kostenstellen modifizieren. Im Einstiegsbild der Transaktion legen Sie wiederum die Gültigkeit der Kostenstelle fest (Gültig ab und bis) und gelangen dann, wie in Abbildung 1.11 dargestellt, in die Kostenstellenpflege. Im Unterschied zur vorherigen Darstellung müssen Sie nun im Feld Hierarchiebereich die Standardhierarchie hinterlegen.

Abbildung 1.11: Kostenstelle anlegen (Transaktion KS01)

Das war innerhalb der Pflege der Standardhierarchie nicht notwendig, da dieses Feld automatisch mit dem jeweiligen Knoten, unter dem Sie die Kostenstelle in der Transaktion OKEON eingefügt hatten, gefüllt war. Über die Wertauswahlhilfe F4 erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen (von Ihnen in der Standardhierarchiepflege schon angelegten) vorhandenen Kostenstellengruppen und können hier für die Kostenstelle 1010101 die Gruppe 101 – Geschäftsleitung wählen. Auch in dieser Pflege können Sie neben den Grunddaten der Kostenstelle noch weitere Daten eingeben. Insbesondere die Kontaktdaten können später sehr hilfreich sein, falls Sie Kontakt zum Kostenstellenverantwortlichen aufnehmen wollen.

Betrachtungszeitraum von Kostenstellen

Neben der Gültigkeit einer Kostenstelle kann bei deren Pflege über Bearbeiten • Betracht.zeitraum ein Betrachtungszeitraum innerhalb der Gültigkeit dieser Kostenstelle gewählt werden. Für diesen Betrachtungszeitraum können zeitabhängige Daten wie Verantwortliche oder Bezeichnungen gepflegt werden. Im Register Steuerung können auch Sperren bspw. für Ist-Buchungen gesetzt werden, sofern in einem vorgelagerten Zeitraum (Vorjahr) keine Buchungen auf der Kostenstelle erfolgen sollen.

Einen Überblick zu bereits vorhandenen Kostenstellen erhalten Sie im SAP-Menü über Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Stammdatenverzeichnis • Kostenstellen: Stammdatenbericht (Transaktion KS13). Die zwischen Felix Buchmacher und Erwin Fuchs abgestimmten Kostenstellen sind in Abbildung 1.12 aufgeführt.

Abbildung 1.12: Kostenstellenliste (Transaktion KS13)

Sofern Sie innerhalb einer Abteilung weitere Untergruppen einfügen wollen (etwa unterschiedliche Fachredaktionen), können Sie dies entweder durch weitere Kostenstellen (bspw. durch Aufteilung der Printredaktion in 4020100 SAP, 4020200 Office, 4020300 Internet) erreichen oder zusätzliche Untergruppen anlegen, und zwar neben der Bearbeitung in der Standardhierarchie (Transaktion OKEON) auch direkt über die Gruppenpflege der entsprechenden Kostenstellengruppe. Hierzu können Sie über den Menüpfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellengruppe • Ändern (Transaktion KSH2) einzelne Knoten der Standardhierarchie bearbeiten und dort weitere Knoten einfügen (siehe Abbildung 1.13).