Martin Munzel - Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage

Aufbau einer Kostenstellenhierarchie

Bei der Konzeption einer Kostenstellenhierarchie können die einzelnen Kostenstellen nach unterschiedlichen Aspekten gegliedert werden. Diese können sich je nach Branche und Organisationsstruktur des Unternehmens unterscheiden. So käme eine Orientierung nach räumlichen Aspekten bei sehr regional orientierten Unternehmen infrage. Denkbar wäre dies bspw. auch bei mehreren Standorten, die intern verglichen werden sollen. Eine weitere Möglichkeit ist die Gliederung nach Verantwortungs- und Funktionsbereichen. Meistens entspricht diese der organisatorischen Struktur des Unternehmens und hat gleichzeitig den Vorteil, dass eindeutige Kostenverantwortliche mit benannt werden können.

Die eigentliche Schwierigkeit bei der Gliederung von Kostenstellen ist, die Balance zwischen einer zu hohen Detailliertheit und einer handhabbaren pragmatischen Ordnung zu halten, um gleichzeitig alle Informationen sowie eine ausreichende Transparenz der Kostenentstehung zu erlangen.

Felix und Herr Fuchs entscheiden sich für eine funktionale Gliederung, die gleichzeitig die Kostenverantwortung berücksichtigt. Hier entscheiden Sie sich für die Einführung eines sprechenden Kostenstellenschlüssels . Anhand der Kostenstellennummer soll unmittelbar erkennbar sein, in welchem Bereich diese Kosten anfallen. Alternativ könnten auch alphanummerische Schlüssel verwendet werden, bei denen der Bereich anhand eines Buchstabens festgelegt wird. Eine nummerische Schlüsselung hat jedoch den Vorteil, dass diese leichter erweitert werden kann, wenn bspw. neue Abteilungen gegründet werden. Nach einigem Hin und Her haben sie einen siebenstelligen Nummerncode (siehe Tabelle 1.2) festgelegt.

Tabelle 1.2: Sprechender Kostenstellenschlüssel

Nun stellt sich für beide noch die Frage, wie die einzelnen Bereiche ihres Unternehmens in diese Struktur eingefügt werden sollen. Nachdem sie das Firmen-Organigramm ausführlich betrachtet haben, einigen sie sich auf die in Tabelle 1.3 festgehaltene Kostenstellenstruktur.

Mit dieser Struktur könnten später bei Bedarf unterhalb der Printredaktion auch einzelne Themenredaktionen (SAP, Office, Internet) aufgenommen oder bestehende Abteilungen noch weiter untergliedert werden. Damit kann künftig auch die Frage »Wo sind die Kosten entstanden?« beantwortet werden.

Tabelle 1.3: Kostenstellenplan Verlag Neue Medien

Sobald die Struktur des Unternehmens entschieden ist, sollte diese Kostenstellenhierarchie auch innerhalb des SAP-Systems umgesetzt werden. Dazu rufen Sie unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Standardhierarchie • Ändern oder alternativ über die Transaktion OKEON die zentrale Pflege der Standardhierarchie auf. Die leere Standardhierarchie wird wie in Abbildung 1.6 dargestellt.

Abbildung 1.6: OKEON Einstieg Kostenstellen-Standardhierarchie

Der oberste Knoten Buch wurde im Customizing schon vorbelegt. Hier können Sie unter Grunddaten neben den Gruppennamen auch direkt eine Bezeichnung – in unseren Fall »Verlag Neue Medien« – eintragen. Danach können die Gruppe BUCH markiert und über die Schaltfläche die einzelnen Gruppen ihrer Kostenstellenhierarchie angelegt werden. Sie haben hier die Auswahl zwischen Untergeordnete Gruppe oder Gruppe auf gleicher Stufe. Die Gruppen sind entsprechend der Verlagsstruktur anzulegen. Dies entspricht der Nummernlogik bis zur Ebene der Bereiche (vgl. Tabelle 1.2). Für die Verwaltung wäre dieses also »1« und »101« für die Geschäftsleitung usw. Die einzelnen Abteilungen eines Bereichs werden im folgenden Abschnitt als Kostenstellen angelegt.

Nachdem alle Kostenstellengruppen angelegt wurden, können die Gruppe 101 (Geschäftsleitung) und über , wie in Abbildung 1.7 dargestellt, die Funktion Kostenstelle einfügen ausgewählt werden.

Abbildung 1.7: Kostenstelle in Standardhierarchie einfügen

Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre erste Kostenstelle anlegen können. Anhand der Nummernlogik (siehe Tabelle 1.3) ist hier die oberste Kostenstelle 1010000, das wäre die Unternehmensleitung, als erste Kostenstelle anzulegen. Wie Abbildung 1.8 zeigt, erscheint nach Auswahl der Option Kostenstelle eine neue Maske, in der Sie die einzelnen Daten der Kostenstelle eintragen können. An der vorgesehenen Position ist diese als $TMP000001 unter der Gruppe Geschäftsleitung eingeordnet, und Sie können im unteren Abschnitt die Stammdaten der Kostenstelle ergänzen.

Abbildung 1.8: Kostenstelle in OKEON anlegen

Die Stammdaten einer Kostenstelle verteilen sich auf die einzelnen Reiter

Grunddaten,

Organisation,

Kennzeichen,

Templates,

Anschrift,

Kommunikation sowie

Historie.

Auf diesen Reitern sind Pflichtfelder mittels gekennzeichnet. Jede Kostenstelle kann für einen bestimmten Zeitraum gültig sein. In der Grundeinstellung wird automatisch der Zeitraum bis 31.12.9999 vorgeschlagen. Die Grunddaten der Kostenstelle sind wie in Abbildung 1.9 einzutragen.

Abbildung 1.9: Grunddaten Kostenstelle

Die drei Felder Bezeichnung, Beschreibung und Verantwortlicher sind Textfelder, sodass Sie hier in der Wahl des Eintrags relativ frei sind. So können als Verantwortlicher entweder ein Personenname (im Beispiel Buchmacher), Funktionen (Gesellschafter) oder auch das allseits beliebte »N. N.« eingetragen werden. Letzteres sollte aus naheliegenden Gründen vermieden werden, wenn eine tatsächliche Verantwortung für einen Kostenbereich gegeben sein soll.

Daneben müssen Sie noch die Art der Kostenstelle definieren.

Kostenstellenarten in SAP

Das Feld Art der Kostenstelle wird ebenfalls im Customizing-Einführungsleitfaden (Transaktion SPRO) unter Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellen • Kostenstellenarten definieren angelegt. Darin sind bestimmte Steuerungsparameter einer Kostenstelle schon als Vorschlag hinterlegt. Eine weitere Verwendung finden diese auch bei der Leistungsartenverrechnung, die wir in Abschnitt 3.1beschreiben.