Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Die Berücksichtigung der True-up-Effekte ist auch in der Prozessbeschreibung zur Steuerberechnung aufzuführen, um die vollständige Integration dieser Auswirkungen im Abschluss zu gewährleisten.

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Analog dazu resultieren aus dem Steuerprozess Tax Audit and Defense (Steuerliche Betriebsprüfungen und laufende Einspruchs- und Klageverfahren) regelmäßig Auswirkungen auf die laufenden und latenten Steuerpositionen im Jahres- und Konzernabschluss.

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So ergeben sich z.B. durch Feststellungen der Betriebsprüfung und deren Folgeauswirkungen potenziell Änderungen an den steuerbilanziellen Wertansätzen, wodurch die laufenden und latenten Steuern im aktuellen Abschluss dann anzupassen sind und regelmäßig auch zu True-up‚s und dem Ausweis periodenfremder Steuern führen. Daher ist mit den involvierten Bereichen der Steuerabteilung und dem Rechnungswesen auch der Zeitpunkt zu definieren, wann die Auswirkungen aus Betriebsprüfungen steuerlich und buchhalterisch erfasst werden sollen, was spätestens mit dem Eingang des Betriebsprüfungsberichts[40] erfolgen muss.

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Auch steuerliche Einspruchs- und Klageverfahren können wesentliche steuerliche True-up-Effekte und periodenfremde laufende und latente Steuern hervorrufen. Da in den Prozess der Einspruchs- und Klageverfahren auch oftmals externe Steuerberater involviert sind, ist eine klare und eindeutige Beschreibung der notendigen Abstimmzeitpunkte und –inhalte zwischen externen Beratern, dem für das jeweilige Verfahren verantwortlichen Mitarbeiter der Steuerabteilung und dem Ersteller der Steuerberechnung sinnvoll. In der praktischen Umsetzung empfiehlt es sich, eine generelle Verantwortlichkeit innerhalb der Steuerabteilung festzulegen, die die rechtzeitige und vollständige Dokumentation der Verfahren in einer zentral verfügbaren Auflistung festhält.

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Die zuvor skizzierten True up-Effekte sind bei der Analyse der Steuerquote und der Sondereinflüsse des Geschäftsjahres relevante Informationen für die steuerliche Berichterstattung und werden auch quartalsweise von der Konzernsteuerabteilung zusammengetragen und für eine Präsentation bei relevanten Stakeholdern am Abschlussprozess und letztlich für den Finanzvorstand aufbereitet. Für Zwecke der Konsistenz und Vollständigkeit der Abschlusspositionen zu Steuern ist daher sicherzustellen, dass Feststellungen durch Betriebsprüfungen bei der Ermittlung der Steuern im Abschluss berücksichtigt werden.

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Die eingerichteten Kontrollen und deren Umsetzung werden fortlaufend durch Mitarbeiter der Steuerabteilung und der internen Revision überwacht. In jedem Fall ist ein steuerliches Internes Kontrollsystem nur wirksam, wenn sich die involvierten Personen an die beschriebenen Prozesse und Kontrollen halten. Dies setzt voraus, dass die Prozessdokumentation verständlich formuliert und bei allen relevanten Personengruppen und Organisationseinheiten kommuniziert ist. So wird letztlich das Bewusstsein der Prozessbeteiligten für die Notwendigkeit einer stärkeren Formalisierung der Prozessdokumentation und der Risiken geschärft.

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Die systematische Anlieferung der ermittelten Ertragsteuern und der Anhangangaben sowie die spätere Informationsaufbereitung und –auswertung für Berichterstattungszwecke stellt insbesondere internationale Konzerne vor zunehmende Herausforderungen in der flächendeckenden Umsetzung. Vorteile für ein effektives und zeitnahes Reporting der steuerrelevanten Daten und Informationen der Konzerngesellschaften bildet ein steuerliches Konzernreporting-Tool. In der Praxis sind unterschiedliche Toollösungen denkbar, die von eigens dafür konzipierten Steuerberechnungs-Tools bis hin zu in das jeweils vorliegende spezifische Konzernberichtswesen integrierten Tool-Lösungen greifen.

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Die Entscheidung für eine dieser Tool-Lösungen hängt von einer Vielzahl unterschiedlicher Faktoren ab, wie z.B. dem Grad der Dezentralität des Konzerns und der Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsbereiche, der Größe des Konzerns, der Organisation des Rechnungswesens, der Anzahl der Personen, die in die Prozessschritte eingebunden sind und nicht zuletzt der Vielzahl und Komplexität der im Einsatz befindlichen IT-Systeme.

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Die Komplexität der vorliegenden IT-Systemlandschaft ist regelmäßig ein relevanter Faktor bei der Entscheidung für eine Tax Reporting-Software. Im Rahmen der Einführung eines steuerlichen Konzernreporting-Tools ist daher eine Analyse erforderlich, welche Systemlandschaft (Buchführungssysteme, Berechnungstools für laufende und latente Steuern) bei den Konzerngesellschaften vorliegt und welche steuerlichen Informationen bereits über das Konzernreportingssystem bereitgestellt werden können.

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Insbesondere die Analyse der vorherrschenden Systemlandschaft ist ein Gesichtspunkt, der die Entscheidung für die Art des geeigneten Tax Accounting-Tools stark beeinflusst, da unter Umständen eine Vielzahl von vorgeschalteten Buchführungssystemen beachtet werden muss, die den automatisierten Datenfluss zwischen den Systemen sehr aufwändig gestaltet, was in der Praxis insbesondere bei stark dezentral und divisional aufgestellten Konzernen und die Vielzahl an unterschiedlichen Buchführungssystemen der Fall ist. Daneben ist bei einem konzernweiten Roll-out eines eigenen Steuertools die oft vorhergesehene Schwierigkeit im Management der involvierten Personen zu beachten. Um vor allem der begrenzten Verfügbarkeit von Kapazitäten und Ressourcen in einem komplexen dezentral strukturierten Konzern gerecht zu werden, empfiehlt sich bei der Optimierungsanalyse der Tax IT-Systeme daher insbesondere auch, das bereits eingesetzte Konzernreportingsystem zu analysieren, ob hier eine Integration der steuerlichen Informationen möglich ist. Die Informationsdichte sollte mindestens die Abbildung des steuerlichen Ergebnisses abgeleitet vom IFRS- und Local Gaap-Ergebnis sowie die Berechnung der laufenden Steuern basierend auf im System hinterlegten Steuersätzen vorsehen. Daneben sollte die Entwicklung der temporären Differenzen, der steuerlichen Verlustvorträge und Steueranrechnungen einschließlich der automatisierten Berechnung der latenten Steuern möglich sein sowie die automatisierte Ermittlung der Überleitungsrechnung, die viele Konzerne ohne ein entsprechend ausgerichtetes Tool vor große Schwierigkeiten stellt.

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Die Ermittlung und das Reporting der Ertragsteuern im Bertelsmann-Konzern werden generell mittels folgender zum Einsatz kommender IT-Tools ausgeführt:

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Konzernreporting-Tool:

Vorgeschaltete Tools:

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Auch die Systeme sind in das steuerliche IKS einzugliedern. So müssen z.B. die Datenflüsse bzw. zwischen den Systemen und Software-Lösungen von der Steuerabteilung im quartalsweisen Abschlussprozess auf Vollständigkeit hin überprüft werden. Durch den Einsatz von Excel-Tabellen zur Berechnung der Steuern ist die Intensität der Kontrollaktivitäten der Steuerberechnungen im Ausland entsprechend gesteigert.