Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Die Steuerabteilung des Bertelsmann-Konzerns hat sich bei der Definition und Einrichtung der steuerlichen Kernabläufe in der Praxis daran orientiert, welche Aktivitätsfelder sie selbst über eigene Ressourcen und fachliches Personal oder an sie berichtende Steuerberater erfüllen wird und bei welchen Aktivitäten lediglich eine Überwachung vorgegebener Prozesse oder Vorgaben durch sie oder durch die Einbindung der internen Revision erfolgen soll.

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Nachfolgend wird beispielhaft an den Prozessen des Group Tax Reporting, Transfer Pricing sowie M&A Tax eine mögliche Umsetzung dieser Prozesse in der Praxis gegeben. Auch wenn die übrigen Steuerprozesse, insbesondere Indirect Taxes (Umsatzsteuer und Zölle), Strategic Tax Planning oder Tax Audit and Defense, eine hohe Bedeutung im Bertelsmann-Konzern besitzen, wird an dieser Stelle der Schwerpunkt auf den Prozessen gelegt, die in der Regel mit hohen organisatorischen Herausforderungen im Hinblick auf die Vielzahl der Konzerngesellschaften, der Schnittstellen sowie der IT-Systeme verbunden sind.

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Die Definition des „Group Tax Reporting“ im Bertelsmann-Konzern orientiert sich an der wörtlichen und IFRS-orientierten Auslegung des Begriffs „Tax Accounting“. Wurde der Begriff wörtlich insbesondere im amerikanischen Steuerrecht mit „Steuerbuchhaltung“ und „Steuerbuchführung“ gleichgesetzt,[36] so ist in Deutschland insbesondere im letzten Jahrzehnt die Begriffsauslegung nach den IFRS als „Bilanzierung von Ertragsteuern nach IFRS“ einschließlich der „Erstellung der steuerlichen Anhangangaben im Jahres-, Quartals- und Konzernabschluss“ hinzugekommen.[37]

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Im Bertelsmann-Konzern umfasst das Group Tax Reporting neben der Ermittlung der Ertragsteuern im Rahmen der Jahres-, Quartals- und Konzernabschlüsse nach IFRS auch das konzernweite steuerliche Berichtswesen für die externe und die interne steuerliche Berichterstattung. Insgesamt ergibt sich daher das folgende Aufgabenspektrum:

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Im Rahmen der praktischen Umsetzung dieser Aufgaben und Funktionen steht im Vordergrund, wie aus Konzernperspektive der Gesamtprozess des Group Tax Reporting organisiert sein muss, welche beteiligten Personen und Abteilungen in den Tochtergesellschaften (Einzelabschlussebene) und im Konzern bzw. in den Teilkonzernen (z.B. Rechnungswesen) i.S.v. relevanten Schnittstellen zu beachten sind, welche zentralen Vorgaben notwendig sind, wie die Steuerprozesse genau auszulegen sind und wie die IT-Systemlandschaft konzernweit aussieht.

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Da das Zeitfenster für die Ermittlung des Steuern im Rahmen der Jahres-, Quartals- und Konzernabschlüsse in der Regel sehr knapp ist, liegt der Fokus auf einer größtmöglichen zentralen Vorgabe von organisatorischen und fachlichen Arbeitsanweisungen sowie einer weitestgehenden Digitalisierung der Abläufe und Datenströme zur Ermittlung laufender und latenter Steuern. Gleichzeitig muss auch der gesamte Prozess des Group Tax Reporting in ein internes Kontrollsystem eingebettet werden, damit Unregelmäßigkeiten bei der Ermittlung der Steuerpositionen und Anhangangaben durch Reviewprozesse erkannt und behoben werden können.

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Dabei ist zu beachten, dass die Zielsetzung des Group Tax Reporting zum Einen eine Qualitätssicherungsfunktion ist (detektive Aufgabe) und zum Anderen ein aktives Management der Steuern i.S.d. Schaffung einer Informationsbasis zur Steuerplanung und –gestaltung ermöglichen soll (präventive und wertstiftende Funktion). Neben der systematischen Aufbereitung und Aggregation hinsichtlich der im Konzernabschluss ermittelten Steuern (quantitatives Reporting) steht auch die Abfrage qualitativer Informationen von den Konzerngesellschaften im Vordergrund, um dadurch weiterführende Informationen z.B. über den steuerlichen Veranlagungsstatus der Konzerneinheiten und deren steuerliche Risiken einzuholen.

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Vor dem Hintergrund der großen Rolle des Group Tax Reporting für das aktive Management der Steuern und die Sicherstellung von deren zutreffender Ermittlung im Rahmen der Jahres- und Konzernabschlüsse, ist die Konzernsteuerabteilung für die meisten der zuvor beschriebenen Aufgaben im Bereich Group Tax Reporting verantwortlich. Auch zeigt sich in der Praxis eine zunehmende Bedeutung des steuerlichen Wissens für die Klärung von Tax Accounting Fragestellungen, so dass zwangsläufig viele Informationen von der Steuerabteilung selbst bereitgestellt werden müssen.

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Klassischerweise ist die Ermittlung der laufenden und latenten Steuern auf Einzelgesellschaftsebene in den Ländern, in denen ein Teil der Konzernsteuerabteilung vorhanden ist, im Zuständigkeitsbereich des Bereichs Steuern. Für die Länder ohne physische Präsenz der Konzernsteuerabteilung ist überwiegend das Rechnungswesen der einzelnen Konzerneinheiten für die Ermittlung der Steuern nach entsprechend auf die lokalen Steuerbesonderheiten angepassten Berechnungsformaten zuständig. Hier übt die Konzernsteuerabteilung eine zentrale Richtlinien- und Monitoringkompetenz aus, indem die Konzernsteuerabteilung in steuerbilanzielle Fragestellungen der Konzerneinheiten eingebunden wird und den zentralen Review der berichteten Steuern auf Einzelgesellschaftsebene durchführt. Der Reviewprozess der Steuern der Konzerngesellschaften erfolgt durch die Konzernsteuerabteilung unter Berücksichtigung von Wesentlichkeiten der einzelnen Länder für den Gesamtkonzern und unter Einbindung des Organisationsbereichs „International Tax“ (International Tax Manager). Das Gesamtergebnis des Reviews wird in einem quartalsweisen Bericht zusammengeführt, der auch Grundlage für die Abschlussgespräche mit dem Finanzvorstand sowie den Konzernabschlussprüfern bildet.

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Die Ermittlung der Steuern auf Konsolidierungsarbeiten einschließlich der Überleitung der Steuerpositionen für Zwecke der Zwischenabschlüsse nach IAS 34 sowie die Erstellung der Konzernanhangangaben erfolgt in Zusammenarbeit zwischen dem Rechnungswesen und der Konzernsteuerabteilung. In der Praxis empfiehlt es sich, die Aufteilung der Teilaufgabenbereiche zwischen dem Rechnungswesen und der Steuerabteilung zu dokumentieren und von beiden Bereichen freigeben zu lassen. Die Aufteilung der Teilbereiche sollte idealerweise auch einen gegenseitigen Vier-Augen-Review zwischen den beiden Bereichen i.S.d. IKS beinhalten.