Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Die externe steuerliche Berichterstattung und das interne steuerliche Berichtswesen werden von der Konzernsteuerabteilung erstellt und bilden die Grundlage für die explizit zu Steuern eingerichteten Abschlussgespräche mit dem Finanzvorstand und den Abschlussprüfern (externe steuerliche Berichterstattung) sowie den Teilprozess der strategischen Steuerplanung (internes steuerliches Berichtswesen).

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Neben der Frage der involvierten Personen und Bereiche in den Prozess des Group Tax Reportings sind auch zentrale organisatorische Vorgaben und Arbeitsanweisungen entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung der Ziele des Group Tax Reportings i.S.d. Ermittlung der laufenden und latenten Steuern sowie dem internen und externen steuerlichen Berichtswesen.

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So ist beispielsweise der Bereich Group Tax Reporting, als Teil der Konzernsteuerabteilung, in Zusammenarbeit mit dem Bereich Konzernberichtswesen in die Vorgabe und Aktualisierung der steuerlichen Konzernbilanzierungsrichtlinie involviert und gibt damit konzernweit eine einheitliche und konsistente Anwendung des IAS 12 und steuerlich relevanter Rechnungslegungsstandards sowie die zutreffende Bilanzierungsanweisung hinsichtlich steuerlich relevanter Sachverhalte vor. Daneben ist der Bereich Tax National regelmäßig in die Aktualisierung der für alle deutschen Tochtergesellschaften gültigen HGB-Bilanzierungsrichtlinie eingebunden. Dadurch wird insbesondere vor dem Hintergrund umfangreicher Organkreisbeziehungen eine einheitliche Auslegung steuerlich relevanter Bilanzierungssachverhalte geregelt.

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Daneben finden die steuerlichen Spezifika aufgrund der zuvor beschriebenen starken Ausprägung der steuerlichen Informationen im Konzernberichts-Tool auch im Reporting Manual[38] Einfluss.

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Um die Tätigkeiten der in die Jahres-, Quartals- und Konzernabschlüsse eingebundenen Mitarbeiter und Abteilungen zu definieren und die zeitliche Abfolge der Aufgaben zu koordinieren, werden von den lokalen Rechnungswesen sowie vom Bereich Konzernberichtswesen eigens mit der Konzernsteuerabteilung abgestimmte Abschlusskalender vorgegeben. Diese zentralen Vorgaben regeln überwiegend die Verantwortlichkeiten und die zeitliche Abfolge der einzelnen Schnittstellen-Abteilungen, die in die Abschlussprozesse eingebunden sind (insbesondere lokale Rechnungswesen, Konzernrechnungswesen und Konzernsteuerabteilung). Für die Koordination der Tax Reporting-Abläufe innerhalb der einzelnen beteiligten Organisationseinheiten der Steuerabteilung sind diese Abschlusskalender jedoch zu aggregiert. Zur Organisation der am Abschluss beteiligten Bereiche innerhalb der Steuerabteilung wird daher ein integrierter Abschlusskalender Steuern vom Bereich Group Tax Reporting erstellt und quartalsweise an die Konzernsteuerabteilung verschickt.

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Zielsetzung bei der Ausgestaltung der Steuerprozesse im Bereich Group Tax Reporting ist die zutreffende Ermittlung sowie der vollständige und richtige Ausweis der Steuern und Anhangangaben für die externe Finanzberichterstattung.[39] Neben den zuvor beschriebenen zentralen fachlichen, organisatorischen und zeitlichen Vorgaben ist zur Sicherstellung dieser Zielsetzung auch der Prozess des quartalsweisen Group Tax Reportings schriftlich zu dokumentieren. Dabei sind die unmittelbar angrenzenden Steuerprozesse (z.B. der Prozess der Erstellung der Steuererklärung oder der Prozess der Betriebsprüfungen) und die notwendigen Informationsflüsse zu beachten.

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In der schriftlichen Dokumentation des Prozesses zur quartalsweisen Ermittlung der laufenden und latenten Steuern sowie Anhangangaben sind jeweils die zuständigen Personengruppen und Organisationseinheiten eindeutig und klar zu benennen, die für die Umsetzung der Arbeitsschritte verantwortlich sind. Auch sollte die Prozessbeschreibung beinhalten, wie die Informationsflüsse geregelt sind bzw. welche Personen oder Organisationseinheiten für das Anliefern von steuerlich relevanten Informationen zuständig sind. Im Rahmen der Beschreibung der Abläufe zur Ermittlung der Ertragsteuern sollten auch entwickelte und stetig zu aktualisierende Checklisten sowie Arbeitspapier- und Formatvorlagen aufgeführt werden, die verbindlich im Prozess genutzt werden sollten, um Inkonsistenzen und eine unvollständige Steuerermittlung zu vermeiden.

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Daneben sind relevante Kontrollen im Prozess vorzusehen, wie z.B. der Review der Steuerberechnungen unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips durch jeweils eine andere als die vorbereitende Person. Der Review-Prozess ist generell an der Komplexität der Gesellschaften, dem Erfahrungsgrad der involvierten erstellenden Personen. Insbesondere bei großen und komplexen Organschaftsstrukturen ist von der für die Steuerberechnung des Organträgers verantwortlichen Person ein High-Level-Review des Organkreises auf besondere Sachverhalte und Plausibilität sinnvollerweise vorzunehmen. Die analytische Durchsicht des Organkreises ist schriftlich in Form einer Zusammenstellung der relevanten Eckdaten zu dokumentieren, um diese Informationen auch angrenzenden Organisationsbereichen und Prozessen (wie z.B. Verarbeitung dieser Daten im Konzernabschluss und beim steuerlichen Berichtswesen) zur Verfügung zu stellen.

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Ein weiterer Bereich, der mit steuerlichen Kontrollaktivitäten zu begleiten ist, ist die Verarbeitung der steuerlichen Informationen im Rechnungswesen. Die Konzernsteuerabteilung hat in diesem Zusammenhang mit dem Rechnungswesen eine Buchführungssystematik und Dokumentationsdatei vereinbart, mit der die steuerlichen Konten des Rechnungswesens monatlich auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden. Dies betrifft insbesondere die Bereiche der Steuerforderungen und -rückstellungen sowie die getätigten und gebuchten Steuervoraus- bzw. -nachzahlungen. Die Erkenntnisse werden für Deutschland monatlich und für wesentliche Kernländer im Ausland quartalsweise in einer festgelegten Routine mit Vertretern der Bereiche Tax National, Tax International und Group Tax Reporting besprochen. Auf diese Weise ist es möglich, die wesentlichen Steuerpositionen der Kernländer in der steuerlichen Berichterstattung aufzuführen und die gewonnenen Erkenntnisse im Rahmen der Steuerplanungs- und Konzern-Budget-Prozesse zu verwenden. Bezüglich der im Rechnungswesen anfallenden Nachbuchungen am handelsrechtlichen bzw. IFRS-Abschluss der Tochtergesellschaften empfiehlt es sich auch, die Informationsflüsse schriftlich in Prozessbeschreibungen des Rechnungswesens und der Steuerabteilung zu regeln, damit die steuerlichen Auswirkungen zutreffend erfasst werden können.

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In der Prozessbeschreibung ist auch geregelt, wie steuerlich relevante Informationen über außergewöhnliche Geschäftsvorfälle bekannt und berücksichtigt werden (z.B. Geschäftsmodelländerungen, Umstrukturierungen, Verschmelzungen, Betriebsstätten, Gesetzesänderungen). Dies ist in Anbetracht der Quartalsabschlüsse durch feste Gesprächsroutinen mit den Ansprechpartnern in den operativen Einheiten (Kaufmännische Geschäftsführer oder Rechnungswesen) im In- und Ausland umzusetzen. Zudem ist in der Bertelsmann Group Tax Policy geregelt, in welchen Themenfeldern und Geschäftsereignissen die Steuerabteilung zwingend konsultiert werden muss.

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Aus der Abgabe von Steuererklärungen und aus ergangenen Steuerbescheiden ergeben sich im Nachgang zur Ermittlung der Steuern für Abschlusszwecke regelmäßig Anpassungseffekte an den Steuerforderungen bzw. -rückstellungen, sog. True-up‚s, die dann im folgenden Jahr zum Ausweis periodenfremder Steuern führen. Diese Anpassungseffekte sind in einem Abgleich der abgegebenen Steuererklärungen und eingegangenen Steuerbescheide mit der letzten Steuerberechnung herauszuarbeiten. Dies ist als Kontrollaktivität im Prozess der Tax Declaration (Erstellung der Steuererklärungen) zu definieren einschließlich der Festlegung der für die Ermittlung der True-up-Effekte verantwortlichen Personen und der Adressaten dieser Auswirkungen. So wird gewährleistet, dass die Effekte im Rahmen der nächsten Steuerberechnung zutreffend berücksichtigt werden. Im Inland erfolgt die Erstellung der Steuererklärungen und -berechnungen in der Regel in Personalunion noch durch dieselben Personen des Bereichs Tax National. Im Ausland hat diese Kontrolle der Abweichungseffekte aus Steuererklärungen im Zusammenspiel zwischen externen Steuerberatern (Steuererklärung), dem Rechnungswesen (Steuerberechnung) und der Konzernsteuerabteilung (Review der Steuererklärungen und -berechnungen) noch eine viel ausschlaggebendere Bedeutung für die Richtigkeit der Abschlussdaten.