Markus Brinkmann - Tax Compliance

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M&A-Projekte liegen bei Bertelsmann in den Händen der Divisionen. Grundsätzlich begleitet die Konzernsteuerabteilung die Due Diligence-Prüfungen und beauftragt die Berater in Abstimmung mit den Projektverantwortlichen. Inhaltlich erfolgt die Abstimmung mit den Beratern durch die Konzernsteuerabteilung.

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In der Vergangenheit gab es bei Bertelsmann keine zentral durch den Konzern vorgegebene Regelung zur Beauftragung von externen Beratern. Auf Grund der dezentralen Struktur sind daher in der Vergangenheit externe Berater regelmäßig von den lokalen CFOs der Konzerngesellschaften ohne Einbindung der Konzernsteuerabteilung beauftragt worden. Das führte dazu, dass bei der Beauftragung der steuerlichen Berater zum einen die Kosten eine größere Rolle bei der Auswahl gespielt haben und die Berater in aller Regel nur die direkte Berichtslinie hin zum lokalen CFO hatten. Eine weitergehende Berichts- und Informationslinie zur zentralen Steuerabteilung hin gab es in dieser Struktur nicht.

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Mit der Verabschiedung der Konzernsteuerrichtlinie ist erstmals ein klar definierter Prozess für die Beauftragung externe Berater für alle Konzernfirmen verbindlich festgelegt worden. Danach hat der Leiter der Konzernsteuerabteilung darüber zu entscheiden, ob und in welchem Umfang Berater beauftragt werden. Beabsichtigt eine Konzerngesellschaft die Beauftragung eines Beraters, so ist ebenfalls die Zustimmung des Leiters der Konzernsteuerabteilung einzuholen. Die Auswahl erfolgt dabei nach den Kriterien wie:

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Die Zielsetzung dabei ist, dass die externen Berater die Berichtslinie direkt zur Konzernsteuerabteilung haben und damit sichergestellt werden kann, dass die Berater zum einen die zentralen Leilinien der Steuerarbeit bei Bertelsmann kennen und entsprechend handeln, zum anderen neben den lokalen Interessen auch die Interessen des Konzerns bei steuerlichen Beratung berücksichtigt werden.

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Die Geschäftsaktivitäten deutscher Konzerne mit internationaler Ausprägung zeichnen sich typischerweise durch eine Vielzahl ausländischer Tochtergesellschaften und Betriebsstätten sowie komplexe interne und externe Liefer- und Leistungsbeziehungen zu ausländischen Konzerneinheiten, Lieferanten oder Kunden aus. Für die Ausgestaltung eines geeigneten Tax Compliance-Systems sowie entsprechender Verantwortlichkeiten und Prozesse muss in einem international tätigen deutschen Konzern auf die steuerrechtlichen und steuerstrafrechtlichen Vorschriften aller Länder geachtet werden, in den geschäftliche Aktivitäten verfolgt werden. Ein Bezug ausschließlich auf die deutschen Regelungen zur Tax Compliance wäre mithin nicht ausreichend.[30] Wie zuvor beschrieben sind international verschiedene gesetzliche Rahmenbedingungen und Richtlinien-Konzepte zur Umsetzung eines Tax Compliance-Systems in Unternehmen gebräuchlich. In Deutschland hat der Steuerfachausschuss des IDW angeregt durch die Debatte zum Anwendungserlass zum § 153 AO den Praxishinweis I/2016 zur Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gem. IDW PS 980[31] herausgegeben. IDW PS 980 stellt einen Standard für freiwillige Compliance Management System-Prüfungen dar. Der Standard dient insbesondere deutschen Wirtschaftsprüfern für die Prüfung eines Compliance Management Systems, dient aber auch gleichzeitig deutschen Konzernen bei der praktischen Umsetzung eines funktionsfähigen und revisionssicheren Compliance Management Systems als Orientierung. Der IDW PS 980[32] führt die international anerkannten Compliance Management System-Ansätze auf, darunter u.a.:

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Im Vergleich der international anerkannten Rahmenkonzepte ist eine weitestgehende inhaltliche Überschneidung und Bezugnahme aufeinander vorzufinden, so dass sich für die strategische Ablauforganisation eines deutschen Konzerns mit internationalen Geschäftsaktivitäten durchaus ein zentral definiertes Prozess- und Kontrollrahmenwerk vorgeben lässt, welches auch die Einbindung der in- und ausländischen Tochtergesellschaften berücksichtigt.

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In einem ersten Schritt ist durch die Konzernsteuerabteilung zunächst eine Definition der ausschlaggebenden steuerrelevanten Kernprozesse vorzunehmen, die Einfluss auf die Informationsflüsse, die steuerliche Würdigung der Unternehmensvorgänge, die Steuerung der Steuerlast und Steuerquote sowie das Risikomanagement im In- und Ausland haben. Ziel ist es einerseits, durch geeignete Prozessabläufe und Kontrollen sicherzustellen, dass Fehler vermieden bzw. entdeckt und entsprechend an die Verantwortlichen in der Steuerabteilung gemeldet werden, um darauf angemessen reagieren zu können. Andererseits sollen die definierten Kernprozesse auch die Optimierung des Steueraufkommens im Rahmen des rechtlich Zulässigen ermöglichen. Im Bertelsmann-Konzern gehören zu den konzernweit relevanten Steuerprozessen im Bereich der Konzernsteuerabteilung die folgenden Abläufe:

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Bei der Definition der steuerrelevanten Prozesse ist darauf zu achten, welche Unternehmensgröße, Branchenzugehörigkeit, Grad der Zentralität bzw. Dezentralität der Management-Strukturen und operativen Entscheidungsprozesse im Konzern jeweils vorliegt. Gleichwohl ist bei der Festlegung der Prozesse insbesondere aufgrund der Verschärfung der weltweiten steuerrechtlichen Anforderungen zu beachten, dass die globale Verantwortung für die steuerlichen Aktivitäten des Konzerns stets ein Thema des Konzernvorstands ist, welches im Rahmen der Delegation der steuerlichen Aufgaben damit in der Regel durch die Konzernsteuerabteilung selbst sicherzustellen ist.