Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Im IDW Praxishinweis 01/2016 wird unter Tz. 35 ausgeführt, dass das Management eines Konzerns (also grundsätzlich der Vorstand bzw. die Geschäftsführung) die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Ablauforganisation für die Einhaltung der steuerlichen Pflichten regeln und unter Berücksichtigung der Verhältnisse der Gesamtorganisation des Unternehmens die für ein funktionierendes Tax CMS notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen sollen.

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Diese erst einmal simple Feststellung ist bei Konzernen, die in aller Regel komplexe und gerade bei zunehmender Internationalisierung dezentrale Strukturen aufweisen sowie häufig abweichend zu den gesellschaftsrechtlichen Strukturen in eigenen Management-Reporting-Strukturen aufgestellt sind, eine große Herausforderung.

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Wie stellt man sicher, dass die mit den steuerlichen Aufgaben betrauten Personen, also die Konzernsteuerfunktion, alle steuerlich relevanten Informationen erhält? Wie organisiert man die Steuerabteilung, dass zum einen innerhalb der Steuerorganisation die Aufgaben klar verteilt sind und zum anderen die operativen Einheiten und die weiteren Zentralabteilungen eines Konzerns (z.B. Personal, Controlling etc.) ihre Ansprechpartner in der Steuerorganisation kennen und regelmäßig bei der Bearbeitung der Projekte und Aufgaben einbinden.

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Für den Aufbau einer Tax Compliance-Organisation, also die Frage, wie die Steuerfunktion in sich organisiert sein soll und in welcher hierarchischen Ebene die Steuerabteilung in das Unternehmen eingeordnet wird, gibt es allerdings keine idealtypische Lösung. Das wird bei jedem Unternehmen unterschiedlich sein. Die Größe des Unternehmens, die Art und der Umfang der Geschäftstätigkeit, die Branche, der Grad der Automation der Unternehmensabläufe, die Größe des Auslandsgeschäftes und viele andere Faktoren sind entscheidend für die Wahl der Organisation der Steuerabteilung und die Sicherstellung der Tax Compliance im Unternehmen.

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Grundsätzlich kann man sich bei der Gestaltung der Aufbauorganisation für eine zentrale Steuerabteilung aber unter Berücksichtigung folgenden Kriterien annähern:[26]

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In der Praxis wird es aber in aller Regel nicht zu einer „reinrassigen“ Aufbauorganisation nach den oben genannten Gestaltungsformen kommen. Vielmehr wird es beim Aufbau der Steuerabteilung sinnvoll sein, eine Mischform aus zwei oder mehreren Grundformen zu wählen.

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Bei komplexeren Konzernstrukturen mit dezentralen Verantwortlichkeiten und insbesondere bei Konzernen mit erheblichen internationalen Geschäften ist zudem die Herausforderung gegeben, dass die Konzernsteuerabteilung neben den nationalen Lösungs- und Prozessansätzen auch Prozesse für die Einhaltung steuerlichen Pflichten der ausländischen Konzerneinheiten definieren muss. Hier kann es dann auch wieder verschiedene Ansätze geben:[27]

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Unabhängig davon, welchen Ansatz man für die Steuerorganisation im Konzern wählt, muss aber sichergestellt werden, dass zum einen als „Tone from the top“ die Grundhaltung des Konzerns zu den steuerlichen Pflichten bei allen relevanten Stellen im Konzern ankommt und zum anderen die Steuerungsprozesse so gestaltet sind, dass alle Sachverhalte im Konzern auf steuerliche Folgen analysiert und die daraus entstehenden notwendigen steuerlichen Maßnahmen vorgenommen werden.[28]

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Ausgehend von der Analyse der Tax Compliance-Risiken, also insbesondere Verstöße gegen einzuhaltende Regeln im Konzern, sind Grundsätze und Maßnahmen einzuführen, die die diesen Risiken entgegenwirken.

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Dabei soll das Tax Compliance-Programm sowohl präventive als auch detektive Maßnahmen vorsehen.[29] Das Tax Compliance-Programm ist dabei in geeigneter Form zu dokumentieren.

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Bei Bertelsmann ist der Aufbau der Steuerabteilung analog der komplexen Konzernstruktur mit acht Divisionen und unterschiedlichen Geschäften und Strukturen als Mischform aus mehreren Grundformen gestaltet. Dabei folgt Bertelsmann in seiner Konzernsteuerrichtlinie den oben bereits dargestellten Grundsätzen der Tax Compliance. Die Konzernsteuerrichtlinie definiert dabei als „Grundgesetz“ die Details der steuerlichen Verhaltensregeln und Prozesse im Konzern.

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Die Konzernsteuerabteilung bei Bertelsmann verantwortet die globale Steuerfunktion des Konzerns, der Leiter der Steuerabteilung hat dabei eine direkte Berichtslinie zum Finanzvorstand.

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Die Konzernsteuerabteilung koordiniert und berät bei steuer- und zollrechtlichen Sachverhalten länder- wie divisionsübergreifend. Ihr obliegt die finale Entscheidungshoheit in steuer- und zollrechtlichen Fragestellungen. Die Vertreter der Konzerngesellschaften haben daher Sorge dafür zu tragen, dass die Konzernsteuerabteilung in sämtliche steuer- und zollrechtlichen Fragen eingebunden wird, die wesentlich, von grundsätzlicher Bedeutung oder strittig sind.

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Die zentrale Steuerung, Koordination und Überwachung der steuerlichen und zollrechtlichen Themen hat die Konzernsteuerabteilung durch eine entsprechende funktional-regionale Aufbauorganisation sichergestellt: