Federico Hernández Pacheco - Dirección de recursos humanos en bibliotecas y otras instituciones

2 El cuestionario: sigue la misma ruta de la entrevista, sin embargo es ejecutado por el ocupante del cargo, por el supervisor o por ambos. La principal ventaja del cuestionario es la eficiencia y la rapidez para recoger información de un gran número de personas.

3 La observación: se aplica en puestos sencillos, rutinarios y repetitivos. Es común que este método emplee un cuestionario que deba ser realizado por el observador para garantizar la cobertura de la información necesaria.

Los documentos derivados de este análisis se denominan “descripción de puestos de trabajo”. 152

La descripción de puestos de trabajo consiste en un resumen de toda la información recopilada a lo largo del proceso de análisis de puestos de trabajo. Se trata de un documento escrito en el cual se identifica, define y describe un puesto de trabajo en función de sus cometidos, responsabilidades, condiciones de trabajo y especificaciones.

En opinión de Gómez-Mejía, Balkin y Cardy, 153 existen descripciones específicas de puestos de trabajo que están relacionadas con las estrategias del flujo de trabajo que hacen hincapié en la eficacia, el control y la planeación detallada del trabajo. Estas descripciones se ajustan mejor a la estructura organizativa burocrática con divisiones bien delimitadas que separan las funciones y los distintos niveles, tal y como ocurre en muchas bibliotecas y otras instituciones.

No obstante, siguiendo los autores citados, 154 existe la descripción general de puestos de trabajo, la cual es una técnica relativamente nueva en donde las estrategias de flujo de trabajo hacen hincapié en la innovación, la flexibilidad y la planeación difusa del trabajo. Esta descripción se adecua mejor a las estructuras organizativas poco jerarquizadas o sin delimitar, en las que no existen grandes divisiones entre las funciones y los niveles. 155

Así, los documentos a elaborar en la descripción, regularmente facilitan la siguiente información:

1 Identificación del trabajo: compuesto por el nombre del trabajo (con letras mayúsculas), el nombre alternativo (en su caso), así como la división y el código del mismo. Es conveniente incluir en este apartado la dirección, el departamento y/o la sección en que está incluido dicho trabajo. 156

2 Resumen del trabajo: consiste en una breve descripción de las principales actividades incluidas en el propio trabajo y el papel que éste tiene en la institución. Se suele sugerir que se comience con una descripción general de los objetivos del trabajo, centrándose fundamentalmente en los resultados que se esperan.

3 Tareas y responsabilidades: éste es el punto clave del documento, pues se explica qué es lo que se hace, cómo se tiene que hacer y por qué debe hacerse. Regularmente contiene las tres o cinco tareas más importantes del puesto y debe comenzar con verbos de acción como “inspecciona”, “asigna”, “programa”, “desarrolla”, “mantiene”, etcétera. Cuando sea posible, las tareas se describirán en el orden en el que se realizarán. Si esto no es posible, se ordenarán en función de su importancia. 157

4 Especificaciones y cualificaciones: las especificaciones son los atributos que se desea que reúna la persona que va a realizar el trabajo. Estos atributos son los conocimientos, las técnicas y habilidades para dominar el puesto. Por otra parte, las cualificaciones son los niveles de formación escolar (comprobables y con un total de horas de formación) aunado a los años de experiencia en el puesto o similar.

Figura 19. Especificaciones y cualificaciones de puestos de trabajo

Fuente: Elaboración propia.

Cabe mencionar que puede elaborarse un documento aparte para las especificaciones y cualificaciones que puede servir como auxiliar en la elaboración del catálogo de competencias clave para desempeñar un puesto de trabajo. La formación/titulación, experiencia previa, los idiomas, los conocimientos informáticos u otros conocimientos específicos, así como las competencias de personalidad y profesionalidad habrán de incluirse en dicho documento.

Junto a esos elementos, algunos autores como Bryson, 158 Olleros 159 y Díaz Ramiro 160 sugieren incluir en el documento de la descripción de puestos de trabajo aspectos como los siguientes:

Resultados a lograr: útil como medida de evaluación del rendimiento.

Combinación de tareas o relación con otros trabajos: vínculos de forma horizontal o vertical de los flujos de trabajo y/o procedimientos.

Máquinas, instrumentos y materiales: tecnología y equipo utilizado, identificando sus nombres comerciales.

Condiciones ambientales: temperatura, humedad, ruido, humos, vibraciones, riesgos y uso de trajes protectores.

Responsabilidad sobre personas, presupuestos o bienes.

Consecuencias del rendimiento o desempeño deficientes.

Nivel de autonomía.

Comentario final: es de decir, las observaciones.

Figura 20. Aspectos a considerar sobre la descripción de puestos de trabajo

Fuente: Elaboración propia.

También, recomiendan incluir la ficha de análisis o elaboración del documento que incluye los datos de la persona o analista que lo elaboró, el puesto que ocupa, la fecha, quién lo encargó y el objetivo del análisis. Para fines prácticos, se presentan ejemplos de documentos sobre descripción de puestos de trabajo para bibliotecarios en las figuras 21 y 22 de este capítulo, en los cuales se organiza y describe la información que se considera fundamental.

Figura 22. Descripción de un puesto de trabajo para bibliotecario

Fuente: Elaboración propia.

Debido a que por su naturaleza los puestos de trabajo en las bibliotecas se centran actualmente en las tecnologías de la información, los cambios constantes en estas tecnologías harán que las actualizaciones de las descripciones de puestos de trabajo sean una importante labor a desarrollar en nuestro ámbito. 161

Finalmente, diremos que estamos de acuerdo con Bryson 162 cuando sugiere que las descripciones de puestos de trabajo necesitarán de iniciativas e innovaciones continuas para lograr ser efectivas, pues de otro modo serán irrelevantes y se ignorarán.

Uno de los nuevos paradigmas en el análisis y la descripción de puestos de trabajo está centrado en destacar el perfil profesional de los candidatos que van a ocupar o ascender a un cargo determinado dentro de la institución.

El perfil profesional se puede definir como el conjunto de conocimientos, habilidades y cualidades para desempeñar con eficacia un puesto de trabajo. Su descripción permite identificar y difundir en qué consiste el trabajo de cada persona y qué se espera de ella dentro de la institución. De esta manera, si elegimos un sistema de gestión por competencias, lo relevante es analizar la ocupación de un puesto en términos de las competencias necesarias para garantizar el éxito en su desempeño.