Federico Hernández Pacheco - Dirección de recursos humanos en bibliotecas y otras instituciones

5 Formación: planear la formación necesaria de un trabajador requiere saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace para determinar qué capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y, en función de ello, proporcionarle la formación adecuada.

6 Planeación de salarios: habitualmente, los salarios se basan en el valor de los puestos y en la evaluación del rendimiento de los trabajadores que los ocupan, por lo que es importante contar con esta información.

7 Diseño organizacional: el diseño de puestos de trabajo incluidos en el organigrama sólo se puede elaborar mediante un análisis y una descripción previos que permitan conocer las características definidas.

8 Seguridad: todas las situaciones de higiene y riesgos que pueda tener el trabajador, así como el establecimiento de medidas de prevención, sólo pueden darse con el uso de herramientas, análisis y descripción de puestos de trabajo.

9 Responsabilidades y relaciones laborales: al conocer los puestos de trabajo y las actividades que conllevan, se pueden resolver problemas de jerarquía, de comunicación e iniciar con un excelente punto de partida para determinar las responsabilidades y la mejor manera de llevar las relaciones laborales. 144

Como podemos apreciar, el análisis y la descripción de puestos de trabajo son la esencia de todas las técnicas de dirección de recursos humanos. En las bibliotecas, se han hecho algunos esfuerzos que vinculan directamente las responsabilidades y los medios de un puesto de trabajo con las demás funciones de dirección de personas, aunque todavía falta incorporar nuevos paradigmas que modifiquen ciertas condiciones que presentan muchos trabajadores.

En este contexto, en cualquier estructura organizativa 145 existen los llamados “flujos de trabajo” que hacen referencia a la manera en que se ordenan y diseñan las labores a fin de cumplir los objetivos de producción de bienes o servicios de la institución. Estos flujos de trabajo se llevan a cabo mediante un análisis previo con el fin de examinar cómo se crea o añade valor a los procesos continuos. El análisis del flujo de trabajo estudia cómo el trabajo pasa del cliente o usuario a la institución para conocer sus necesidades y dónde los trabajadores añaden valor mediante una serie de procedimientos, hasta el momento en que éstos últimos abandonan la institución en forma de productos o servicios para ir a las manos del cliente o usuario.

A menudo, el análisis del flujo de trabajo revela ciertos pasos o tareas que pueden combinarse, simplificarse o incluso eliminarse. 146 Aquí es donde pueden aplicarse las técnicas de reingeniería, término acuñado por Hammer y Champy para reformular integralmente el diseño total de los procesos organizacionales con el objetivo de obtener mejoras decisivas en costos, calidad, servicio y velocidad. 147 La reingeniería se utiliza para identificar los puestos que pueden eliminarse o volver a combinarse a fin de mejorar los resultados de la institución.

Con este elemento, es necesario diseñar puestos de trabajo con el fin de organizar las tareas que deben llevarse a cabo en un cargo determinado. Así, los profesores Gómez-Mejía, Balkin y Cardy definen el diseño de puestos como el proceso por el cual se organiza el trabajo en una serie de actividades o tareas que deben realizarse en un puesto específico. Asimismo, argumentan que son tres los elementos que influyen en el proceso: el análisis de flujos de trabajo, la estrategia y la estructura organizativa; además, proponen cuatro formas distintas para diseñar un puesto de trabajo que son las siguientes:

La simplificación de actividades;

La ampliación y rotación del puesto de trabajo;

El enriquecimiento del puesto, y

El diseño del puesto de trabajo en equipos. 148

Una vez realizado el análisis de los flujos de trabajo y habiendo diseñado los puestos, la biblioteca o institución deberá definir las expectativas que tiene con respecto a cada uno de los trabajadores y/o comunicárselas. La mejor forma de hacerlo es mediante la siguiente técnica:

De acuerdo con Mc Cormick, 149 se puede definir el objetivo general del análisis de puestos de trabajo como

[…] la obtención, recopilación y organización sistemática de toda la información relevante de un trabajo determinado, y que puede ser útil para un óptimo desempeño del mismo, tanto en lo que se refiere a la consecución de los objetivos y metas de la institución, como a la satisfacción, seguridad y comodidad de los empleados u operarios.

Con el análisis de puestos de trabajo, se pretende conocer, en primer lugar, las tareas y funciones que constituyen el contenido del mismo y como consecuencia, el cometido o cometidos que las personas realizan y las responsabilidades que conllevan. Además, es necesario saber cómo lleva a cabo el trabajo la persona; es decir, qué acciones debe realizar para desempeñar las funciones que se le han asignado. De este modo, interesa conocer:

Los métodos de trabajo.

Los medios de que disponen las personas.

Las normas que debe seguir (instrucciones escritas o verbales que recibe).

Las valoraciones que debe hacer.

Las decisiones que debe tomar.

A través del análisis de los puestos de trabajo, se obtiene información sobre las dificultades y exigencias que plantea el desarrollo de las tareas incluidas en éste, lo que a su vez permitirá conocer los requisitos físicos de aptitudes, conocimientos, personalidades e intereses que debe reunir la persona que realice dicho trabajo. En pocas palabras, permite establecer el perfil de las exigencias, aunque todo lo anterior puede seguir incompleto si no se conoce la razón por la que se lleva a cabo ese trabajo concreto: objetivos del mismo, qué ocurriría si no se hiciese, etcétera. 150 El análisis de puestos de trabajo proporciona la información necesaria para tratar de responder las siguientes preguntas que se muestran en el cuadro 2.

Chiavenato 151 sugiere tres métodos para obtener datos sobre puestos de trabajo:

1 La entrevista: que puede hacerse de manera individual o de forma grupal con aquellos que ocupen el mismo puesto y por medio de entrevistas con el supervisor que conoce los puestos que se deben analizar.