Icontec Internacional - Guía de aplicacion de la ISO 9001:2015

La intención de la norma ISO 9001 no es imponer algo totalmente nuevo en su organización. Si hasta ahora está adoptando la ISO 9001, es probable que su sistema sea bastante eficaz, pero informal y posiblemente no está bien documentado.

Si ya cuenta con un sistema basado en una de las ediciones anteriores de la norma ISO 9001, requerirá actualizarse a la versión 2015 de la ISO 9001.

En ambos casos, las sugerencias presentadas en este manual son pertinentes.

La adopción de un SGC es una decisión estratégica que ayuda a una organización a mejorar su desempeño en general y proporcionar una base sólida para sus iniciativas de desarrollo sostenible.

Muchas organizaciones implementan un sistema de gestión de la calidad formal después de descubrir que sus clientes (tanto en el sector público como privado) desean asegurarse de que los productos y servicios que quieren comprar u obtener cumplen con los requisitos de la calidad. Aquellos clientes buscan la confianza que les puede proporcionar una organización que ofrezca productos y servicios producidos bajo un sistema de gestión de la calidad eficaz, tal como aquel que es conforme con la norma ISO 9001.

Un sistema de gestión de la calidad, por si mismo, no necesariamente conllevará a una mejora de los procesos de trabajo o a mejoras de sus productos y servicios. Ni resolverá todos sus problemas. Es un medio para obtener un enfoque más sistemático con el fin de cumplir los objetivos de su organización; lo cual, a su vez debería permitirle lograr tales mejoras.

La norma ISO 9001 contiene requisitos para la mejora. Usted puede emplear este enfoque para asegurar que se estén logrando mejoras valiosas y costo-eficaces.

Este manual fue escrito en especial para las organizaciones pequeñas que deseen implementar un sistema de gestión de la calidad eficaz. El primer paso es usarlo para entender qué es un sistema de gestión de la calidad y cuáles son sus requisitos.

Puesto que no es el propósito de la norma ISO 9001 imponer una manera totalmente nueva de gestión de su organización, el siguiente paso es observar qué está haciendo ahora y los resultados que está logrando.

Deberá analizar cuáles requisitos de la norma se aplican a su organización, cuáles ya está cumpliendo y cuáles aún no.

Si está utilizando una edición previa de la ISO 9001, necesitará modificar y alinear sus prácticas actuales a fin de satisfacer los requisitos de la versión 2015 de la norma.

Algunas fuentes donde puede encontrar recomendaciones son:

— asociaciones industriales o profesionales,

— asociaciones para la calidad,

— departamentos gubernamentales, en particular aquellos que se especializan en asuntos de las organizaciones pequeñas y unidades de desarrollo organizacional,

— páginas en internet incluido el sitio de la ISO ( www.iso.org) y foros de internet sobre calidad,

— otras organizaciones que ya cuentan con un sistema de gestión de la calidad implementado,

— organismos de certificación/registro,

— organismos de normalización,

— consultores,

— Proveedores de cursos de formación,

— clientes y

— proveedores externos.

Es recomendable preguntarle a sus clientes si tienen requisitos particulares que usted podría considerar para incluirlos en su sistema de gestión de la calidad.

Después de conversar con algunas de estas fuentes, debería tener una idea de qué necesita hacer para implementar un sistema de gestión de la calidad y qué beneficios pueden esperar su organización y sus clientes. La decisión importante que ahora debe tomar es si sigue adelante o no.

Si la decisión es sí, la pregunta siguiente es “¿Cuánto puedo hacer yo solo? Si cree que va a necesitar asistencia, puede emplear la lista dada en la sección i nformación y soporte adicionales(sección - anterior) para identificar posibles fuentes y costos asociados.

Necesitará establecer con qué recursos de personal y tiempo cuenta, ya que éstos determinarán cuánta asistencia necesitará. Existen muchas fuentes de asistencia disponibles, tales como cursos de formación, seminarios, programas de computación e incluso ayuda financiera, algunas veces.

En el Anexo Ade este manual se presenta un enfoque detallado que podría resultarle útil. En resumen, esto es como se procede:

• Antes de emplear asistencia externa, el asunto clave que debe reconocer es que su enfoque y su sistema de gestión de la calidad deberán ser únicos de su organización para ser eficaces, en razón de sus productos y servicios, procesos, estructura, personas, etc.

• Consecuentemente, debe ser cauteloso con las soluciones genéricas que no se pueden adaptar de forma adecuada a su organización, ya sea que vengan en un programa de computador o las presente un consultor.

Es necesario que recuerde que las dos causas principales que ocasionan fallas en el desarrollo de sistemas de gestión de la calidad (al igual que en muchos otros proyectos) son las siguientes:

— el involucramiento de los gerentes/directores y, en especial, de la alta dirección (por voluntad, tiempo o medios insuficientes),

— la no participación activa de su personal (por comunicación o motivación insuficiente).

La sección titulada “ Orientación sobre el significado de la norma ISO 9001 ” resultará útil aquí. Puede emplear esta sección para identificar qué exige la norma ISO 9001 y cómo se relacionan estos requisitos con lo que en realidad hace su organización. Por medio de esta comparación se deberían identificar las áreas donde se requiere mayor desarrollo de su sistema de gestión de la calidad. Además, en esta sección se incluyen ejemplos y casos de estudio que pueden ser útiles para organizaciones pequeñas.

Es importante saber que no debería haber razón para que usted cambie significativamente la forma en que funciona su organización. La norma ISO 9001 establece qué debe hacerse; pero usted debe decidir cómo implementarlo. Los cambios que realice deberían conllevar a una mejora en su organización.

Aunque no es necesario, es probable que quiera contratar los servicios de un consultor que lo guíe a través del proceso de implementación, mejora y mantenimiento de su sistema de gestión de la calidad, pero es importante recordar que su organización es responsable de su propio sistema de gestión de la calidad.

Podría contratar un consultor que lo ayude en algunas o todas las actividades siguientes:

— análisis o evaluación de estado preliminar,

— formación,

— implementación y

— auditorías internas.

La selección del consultor es un paso importante y debe realizarse mediante el escrutinio riguroso de sus calificaciones, credenciales, conocimiento específico sobre gestión de la calidad, experiencia y referencias. También puede ser apropiado tener en cuenta otros aspectos, tales como la compatibilidad.

Es importante tener una comprensión clara y común de lo siguiente, antes que inicie la consultoría:

— el alcance de la consultoría, incluido el producto final,

— los roles y responsabilidades del consultor y la organización,

— puntos cruciales y cronograma,

— recursos,

— cualquier expectativa específica y adicional, — acuerdo de confidencialidad,

— imparcialidad (el consultor no debe tener sesgos hacia partes externas, tales como los organismos de certificación).