Federico Hernández Pacheco - Dirección de recursos humanos en bibliotecas y otras instituciones

1 II.Análisis SWOT : también denominado DAFO en su versión española, es una herramienta que nos ayuda en el momento de iniciar un diagnóstico previo a la planeación estratégica. Describe los problemas y oportunidades de una institución, es usado en situaciones de auditoría y sirve para resumir nuestra posición en términos de fortalezas ( strengths ), debilidades ( weaknesses ), oportunidades ( opportunities ) y amenazas ( threats ).

2 III.Sistema 7-S : fue desarrollado por la firma consultora McKinsey. Identifica siete factores que determinan la efectividad de una institución y su capacidad de cambio. Los factores identificados son: estrategia ( strategy ), estructura ( structure ), sistemas ( systems ), personal ( staff ), costumbres ( style ), valores en común ( shared values ) y habilidades ( skills ). Estos pueden listarse para estructurar una situación de análisis y establecer posteriormente el vínculo entre la planeación estratégica y su implantación. 105

Cualquier institución necesita determinar anticipadamente el número y las características de las personas que van a requerir para sus tareas o funciones. La planeación estratégica de los recursos humanos consiste en anticiparse y calcular las necesidades futuras en lo que se refiere a personal, tomando en cuenta que se van a iniciar operaciones o se va a planear un crecimiento. Para ello, se debe revisar cuánto personal es necesario para comenzar una actividad, o bien, determinar cuánta gente se tiene y cuánta se va a necesitar para sostener un posible crecimiento y aprovechar todas las oportunidades que se presenten. Se debe establecer entonces, el número y la calificación de personas necesarias para desempeñar deberes específicos en un momento dado.

De forma racional y sistemática, la planeación estratégica busca prevenir el futuro en términos cuantitativos y cualitativos, de forma que podamos establecer la plantilla ideal. Así, el enfoque cuantitativo se basa en la previsión del número de personas que van a ser precisas para cubrir los puestos de trabajo, volcándose hacia una concepción numérica de plantilla; mientras que el enfoque cualitativo, manifiesta la previsión de las capacidades y calificaciones para desarrollar eficazmente actividades y tareas, por lo que evoluciona hacia un inventario de conocimientos y habilidades. 106 De aquí parte la importancia y el vínculo que van a tener los recursos humanos con la gestión por competencias que abordaremos más adelante. El concepto de planeación estratégica aplicado al personal, dice Barranco:

Recoge, además de la planeación de plantillas, la planeación de necesidades de personal, es decir, las características de la plantilla futura que implicaría un análisis previo y la correspondiente valoración y descripción de los puestos de trabajo, así como un estudio de la estructura organizativa de la institución actual y futura. Consecuencia de esto, abunda, será la planeación de los procesos de reclutamiento y selección de la estrategia adecuada para cubrir las necesidades del personal; el plan de formación que completará las deficiencias, integrará a los trabajadores de nuevo ingreso en la institución y preparará a los mandos del futuro; el plan de promoción que planeará el desarrollo de las carreras profesionales dentro de la institución y todo ello, dentro del marco de las previsiones de gastos de personal y derecho del trabajo. 107

Figura 8. Concepto de planeación estratégica aplicado al personal

Fuente: Barranco, Francisco Javier, Planificación estratégica de recursos humanos: del marketing interno a la planificación 1993. pp. 216 y 217

A esto, agregamos aspectos como la salud laboral y el comportamiento organizacional sustentados en modelos de evaluación y mejora continua como la excelencia y la calidad total.

En general, la planeación estratégica de los recursos humanos pretende optimizar al factor humano en la institución, asegurar en tiempo la plantilla necesaria (número de puestos de trabajo, horas de trabajo, nivel y contenido de los puestos, requerimiento de los puestos, estructura, organización, etcétera) cualitativa y cuantitativamente, seleccionar, formar y mantener al personal de acuerdo con las necesidades futuras, así como mejorar el clima laboral; motivar al personal y, en general, contribuir a maximizar los beneficios de nuestra institución. 108

La figura 9 ilustra las funciones y procesos sobre los cuales se realizará la planeación estratégica de los recursos humanos:

En el caso de las bibliotecas, el uso reciente de técnicas de dirección de personal y el control presupuestario cada vez más estricto, ha llevado a los profesionales de la Bibliotecología a planear la administración eficaz de su personal. Bryson nos deja claro en la figura 10 cómo el enfoque de procesos, conocido tan ampliamente en nuestro campo, también puede aplicarse a la planeación estratégica de los recursos humanos:

Figura 10. Sistema para la planeación de los recursos humanos. Exigencias organizativas y del entorno

Fuente: Diagrama tomado y adaptado de Bryson, Jo. Effective Library and Information Centre Management. England: Gower, 1990. p. 72.

Las fases en la planeación estratégica de los recursos humanos son el análisis, la previsión, la programación, la realización y el control. Con estas fases, se determina si se requieren nuevas admisiones, ajustes, cambios de modelos de gestión o, en su caso, reducciones de personal. Así, desde el punto de vista del flujo interno de los recursos humanos, la planeación estratégica debe tener en cuenta la composición variable de la fuerza laboral de la institución, así como su desplazamiento dentro de la misma.

Figura 11. Fases y áreas en la planeación estratégica de los recursos humanos

Fuente: Mathis, R. and Jackson, J. 2012. Human Resource Management. 6. Mason, Ohio: South-Western Cengage Learning.http://homepages.se.edu/cvonbergen/files/2013/01/Chapter-2_Strategy-and-Human-Resources-Planning.pdf

Figura 12. Fases en la planeación estratégica de los recursos humanos

Fuente: Martín García, Jesús. “Planificación estratégica”, En Módulo II: Técnicas de dirección y gestión de los RRHH. Madrid: Universidad Complutense: Departamento de Psicología Diferencial y del Trabajo, 2005. p. 26. (Textos del Máster de Desarrollo de Recursos Humanos y Gestión del Conocimiento.

De acuerdo con Chiavenato, existen diferentes modelos de planeación estratégica; para el caso de la dirección de personal nos interesan tres de estos: