Mario José Krieger - Planeamiento Estratégico

Amenazas (desafíos): son situaciones o factores externos, no controlables por la organización, que podrían limitar o perjudicar el cumplimiento de la Misión. Son factibles de ser neutralizadas si se desarrollan las estrategias adecuadas para tal fin o, mejor aún, para convertirlas en oportunidades.

Estos cuatro componentes del modelo son vulnerables y cambiantes, es necesario crear un dispositivo de monitoreo permanente del FODA. En caso de organizaciones descentralizadas, debe acudirse a los micro FODA en el sentido de que cada localización tiene sus propias características y lo que es cierto para un lugar puede no serlo para otro.

4ª fase. Ejes Estratégicos : son las líneas maestras de acción de mediano y largo plazo, seleccionadas a partir de los mandatos organizacionales, las políticas empresarias y los análisis FODA, mediante los cuales se trata de materializar la Visión y la Misión en el marco de los Valores. Los Ejes Estratégicos son las opciones necesarias que se definen para enmarcar la actividad en lo que resulta prioritario para cada momento temporal. Los Ejes Estratégicos como la capacitación, tecnología, infraestructura, inversión, etc., son comunes en los planes estratégicos. Asimismo, los ejes, tales como desarrollo de productos, sistemas, crecimiento y desarrollo, financiación, deben tenerse en cuenta para la definición de los ejes. Pocos, fuertes, explícitos y con horizontes de mediano y largo plazo son atributos para la definición. Cuando un eje es muy “ambicioso”, “denso” o “abarcativo”, suelen abrirse en sub-ejes para hacerlos gobernables. Cada eje debe precisar los objetivos que lo justifican como así también especificar con claridad qué se pretende de él.

Estas cuatro fases componen la etapa estratégica, no son rígidas, pero sí estables, pues las organizaciones no pueden cambiar su destino a cada rato. En conjunto, explicitan hacia dónde va la organización, dónde pretende llegar y es una oferta de transparencia acerca de su accionar.

Es importante la estrategia de comunicación que se asuma para informar esta etapa a los grupos de interés –personal, proveedores, bancos, clientes, etc.– tal que permita saber con quién se está tratando, en el sentido del marco de las futuras transacciones que con la organización se realicen.

Los esfuerzos en esta etapa (y sus fases) están sesgados hacia la dirección intermedia y superior, pues es inherente a estos niveles jerárquicos la incumbencia de la estrategia.

5ª fase. Programación : el modelo asumido en esta obra nos permite ir integrando la perspectiva de futuro para definir la acción cotidiana, de allí el puente que liga la estrategia con la operación encadenando la quinta fase en el comienzo de la etapa operativa. Aquí los Ejes Estratégicos asumen, a través de la programación, un sentido analítico y, por lo tanto, más preciso y detallado, asignándoles viabilidad, pues la fase incluye la asignación presupuestaria necesaria para que la ecuación de recursos se combine en las tareas concretas a fin de producir resultados. Cada programa es una unidad organizativa que contiene los componentes necesarios para la acción.

El anexo “Documento de Programa” contempla analíticamente los contenidos necesarios para regular las acciones. Desde el punto de vista funcional, se pueden identificar programas comerciales y/o de marketing, programas financieros, programas de inversión, de capacitación, de investigación y desarrollo, de innovación, de infraestructura, etc. Son un derivado de los Ejes Estratégicos, avanzando hacia la operación.

6ª fase: Implementación : ejecución, gestión, acciones, tareas, actividades que cotidianamente se realizan en el conjunto organizacional. ¿De qué se trata? De llevar a cabo los programas. En la implementación, se transforman los objetivos en resultados, se quiebra “lo que íbamos a hacer” con “lo que hacemos”.

Nos ayuda un ejercicio de imaginación, pensando que cuando miles de trabajadores −cada uno en un puesto de trabajo− hacen una tarea específica cotidianamente, cada uno de manera atomizada está contribuyendo con su calificación, aptitudes y actitudes (comportamiento) a alcanzar objetivos y metas contenidos en los programas, que responden a los Ejes Estratégicos para alcanzar el futuro definido. La implementación, “el hacer”, las acciones, si bien programadas, aun hasta los últimos detalles, no ocurren en la realidad tal como fueron previstas: se acercan, se asimilan. Sin embargo, el “desvío” es natural porque está en la naturaleza de las personas interpretar una acción “prevista” y llevarla a cabo con la impronta personal. No hay clonación posible para realizarla; las acciones ocurren en un momento determinado de la persona cuando la decisión (emocional/racional) se pone en marcha para intervenir en la realidad. La organización de la implementación es una fase muy compleja porque se trata de tareas individuales que contribuyen al conjunto, y si bien el uso de la tecnología es “programable”, la impulsan personas con toda la multidimensionalidad de la especie humana.

Otra dimensión de la imaginación refiere a que cada acción y/o tarea produce un dato, una expresión simbólica resultado de la acción. Si la expresión es cuantitativa, favorece a su “captura”, registración, compilación, asignar “números” al resultado de una tarea, lo cual beneficia la medición y la comparación.

Sistemas de Información es la denominación genérica que permite la absorción de los datos producidos por las acciones ejecutadas. Una cuestión es decir “hemos vendido bien” y otra muy diferente, “hemos vendido tanto”, del mismo modo que decir “llegaré durante la tarde” a “estoy a las 16 horas”. La cuantificación es un atributo sustantivo para los procesos de planificación en la etapa operativa y, por ende, son válidos los esfuerzos realizados en tal sentido.

¿Adónde va a parar la enorme cantidad de datos resultados de las tareas de algunas, cientos o miles de personas? A los Sistemas de Información estadísticos, contables u otros, representativos de la actividad.

Necesariamente en la implementación se producirán desvíos que, de acuerdo a su diferencia con las metas, serán o no aceptables. He aquí un problema en términos de qué es aceptable y qué no. En principio, un desvío es aceptable en la medida que este no tenga capacidad para alterar las metas pretendidas, por lo cual el desvío es la distancia entre dos valores: el previsto y el alcanzado.

No es lo mismo llegar 5 minutos tarde que 3 horas; sin embargo, por 5 minutos se puede perder un vuelo, por lo tanto los programas, cada cual, deben indicar los márgenes de aceptabilidad para cada indicador específico.

Los datos de la implementación se acumulan en los Sistemas de Información que ya tienen “guardados” los datos de la previsión, por lo cual se habilita la séptima fase.

7ª fase. Seguimiento y evaluación de los resultados : como formulación analítica, los programas contienen las necesidades de recursos para su activación; cualesquiera sean los recursos −humanos, tecnológicos, insumos, materiales o de cualquier otro orden− tienen una expresión valorizada en dinero tomando la denominación de Presupuesto, de allí surge la expresión Presupuesto por Programa, el ex ante , la implementación, ejecución o gestión se activa en tiempo real produciendo los datos de las tareas y acciones, es decir, los resultados alcanzados; por lo cual estamos en condiciones de “comparar” lo previsto con lo realizado, originando automáticamente los desvíos a efectos de apreciar el impacto que tienen estos en términos de cumplimiento de las metas.