Herbert Alexander Simon - El comportamiento administrativo

En casi toda su obra posterior, en muchos de los artículos y obras que escribió, las decisiones ocuparon el foco principal, incluido, tácita o explícitamente, su modelo de racionalidad limitada. En las observaciones, notas y referencias de cada capítulo se señalarán esas contribuciones. Pero en este, siendo el capítulo que introduce el tema en la obra, las observaciones se formularán con relación al proceso y a las fases que involucra.

La idea de las fases del proceso de decisión tuvo su génesis en esta obra y se consolidó luego en una obra publicada en 1960 (Simon, 1960.b). En 1977, Simon hizo una adecuación temporal de ese documento en la que, advirtiendo que la elección entre posibles cursos de acción no era la totalidad del proceso, manifestó: “Implica, primero que todo, detectar la ocasión para decidir (el problema con el que se tiene que tratar) y dirigir toda la atención de la organización a él. Implica, en segundo término, desarrollar posibles soluciones al problema (cursos de acción), entre las cuales se debe realizar la elección final. Describir y definir el problema, elaborar cursos de acción y realizar la elección final son las fases del proceso de decisión” (Simon, 1977.a). Cualquiera que conozca la influencia que tuvo John Dewey en las ideas de Simon podrá reconocer inmediatamente los cuestionamientos que Dewey hizo para determinar los pasos en la adopción de decisiones: “Cuál es el problema”; “cuáles son las alternativas”; “cuál de ellas, la mejor” (Dewey, 1938).

En la referencia 12 del pie de página de sus comentarios al Capítulo I, Simon revaloriza la revisión mencionada (Simon, 1977.a). La descripción del proceso de decisión que realizó en esa obra constituye la esencia sobre la cual se enseña el tema en cualquier universidad del mundo y se aplica en la práctica del management . Expresó: “La toma de decisiones abarca cuatro fases principales: encontrar ocasiones para tomar una decisión, hallar posibles cursos de acción, elegir entre distintos cursos de acción y evaluar las selecciones pasadas. Estas cuatro actividades representan fracciones del todo diferentes de las previsiones de ocupación del tiempo de los ejecutivos. Si bien las fracciones varían en gran medida entre el nivel de una institución y otra y entre un ejecutivo y otro, podemos formular algunas generalizaciones al respecto, aun sobre la base de observaciones accidentales. Los ejecutivos y su personal invierten una gran parte de su tiempo revisando el ambiente económico, técnico, político y social para identificar nuevas condiciones que exigen nuevas acciones. Probablemente emplean aún más tiempo, individualmente o con sus asociados, tratando de inventar, diseñar y desarrollar posibles cursos de acción para manejar situaciones donde se necesita una decisión. Invierten una pequeña fracción de su tiempo en elegir entre acciones alternativas desarrolladas para enfrentar un problema identificado y ya analizado en función de sus consecuencias y una porción moderada de su tiempo evaluando los resultados de acciones pasadas como parte de un ciclo que se repite, que conduce una vez más a nuevas decisiones. Las cuatro fracciones sumadas representan la mayor parte de la tarea de los ejecutivos. Designaré a la primera fase del proceso de toma de decisiones (investigar el ambiente para encontrar las condiciones que exigen una decisión) como actividad de Inteligencia (tomando en préstamo el significado militar de la inteligencia). Llamaré a la segunda fase (invención, desarrollo y análisis de posibles cursos de acción) actividad de Diseño. Denominaré a la tercera fase (selección de un curso determinado de acción a partir de los cursos de los cuales se dispone) actividad de Elección. Designaré a la cuarta fase (evaluación de las elecciones pasadas) como actividad de Revisión” (Simon, 1977.a).

Las denominaciones de las fases del proceso, la síntesis de su contenido y las actividades que cada una involucra pueden esquematizarse, en la nomenclatura utilizada por Simon, de la siguiente manera:

No sería honesto de mi parte no aprovechar esta oportunidad para cumplir dos compromisos. El primero, con Herbert Simon, asumido cuando me comprometí a desarrollar las observaciones, referencias y notas de esta publicación. En una de las conversaciones que mantuvimos, le indiqué que la obra revisada (Simon, 1977.a) constituía el eje de la enseñanza del tema “decisiones” en nuestra universidad y que, en mis clases en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Buenos Aires, no solo utilizaba esa fuente, sino que, además, había incorporado el análisis de las decisiones como sistema de procesamiento de información, vinculándolo con las observaciones generales de la solución humana de problemas (Newell & Simon, 1972). Cuando hice el diagrama, le encantó, y me hizo prometer que, si hacía las observaciones, lo incluiría. El segundo compromiso es, entonces, con quien ideó este esquema, el profesor Federico Frischknecht. En definitiva, creo que fue la sencillez de su metodología (Frischknecht, 1993) lo que cautivó a Simon y motivó su aprobación.

A continuación, con ambas deudas saldadas, se expondrá el proceso de decisión, basado principalmente en las obras citadas (Newell & Simon, 1972; Simon, 1977.a; Frischknecht, 1993); se incorpora a su análisis el concepto de sistema de procesamiento de información, que incluye las restricciones de los límites de acumulación y procesamiento y los límites de las capacidades humanas.

El concepto de sistema de procesamiento de información fue introducido por Newell y Simon (ver referencia 22') en la década del cincuenta; fue definido como un conjunto de memorias y procesos de información, consolidado luego por el trabajo de March y Simon, los primeros en considerar al proceso de decisión como un sistema de procesamiento de información (March & Simon, 1958; 1993.a; 1993.b). Otras publicaciones pueden ser consultadas para consolidar el concepto (Newell, 1955; Simon, 1955.a; 1956.a; 1995.g; Newell, et al., 1958; Shaw, et al. 1959). (24)

Entonces, el proceso de decisión puede ser observado como un sistema de procesamiento de información:

En el cursograma se han utilizado símbolos cuyos significados son los siguientes:

El cursograma se lee de la siguiente manera:

El sistema analizado se encuentra contextualizado entre dos sistemas: Procesador y Contexto. La interfaz entre ambos constituye el sistema de procesamiento de información que estamos analizando.

Al sistema se ingresa por dos vías: los generadores de Inteligencia y Retroalimentación.

El generador Inteligencia transforma el lenguaje del Input (actitudes, valores, ideas, propósitos) del Procesador (un individuo o un grupo) en el lenguaje del sistema analizado.

La salida del proceso de Inteligencia resulta un modelo que está en el lenguaje del sistema analizado, referido al lenguaje externo al sistema. El modelo representa el mundo exterior al Procesador, en su interpretación. Lo denominamos Modelo de Representación. Constituye el problema en el cual el Procesador cree estar: “Primero, antes de pensar un problema, debemos tener un modo de representarlo en nuestra mente” (Simon, 1995.e).