Martin Weber - 5 vor Geschäftsvorfälle erfassen und zu Abschlüssen führen

Dokumentation

Insbesondere folgende Unterlagen sind für die Durchführung der Abschlussprüfung bereitzustellen:

Allgemeine Abschlussunterlagen:

Anlagevermögen:

Umlaufvermögen:

Kapital und Rücklagen:

Verbindlichkeiten und Rückstellungen:

Umsatzerlöse:

Personalkosten:

Zinsaufwendungen und -erträge:

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Offenlegung

Abhängig von der Größe einer Kapitalgesellschaft bzw. einer Personengesellschaft i. S. des § 264a HGB müssen deren gesetzlichen Vertreter folgende Unterlagen veröffentlichen:

Die Offenlegung von anderen Gesellschaften ist im Publizitätsgesetz (PublG) geregelt. Die Größenmerkmale des § 1 PublG liegen deutlich über denen des HGB. So betragen die maßgebliche Bilanzsumme 65 Mio. €, die Umsatzerlöse 130 Mio. € und die Anzahl der Arbeitnehmer 5.000. Darüber hinaus gibt es in § 9 PublG rechtsformspezifizische Erleichterungen, die den Nutzen des veröffentlichten Zahlenmaterials für Zwecke der Jahresabschlussanalyse einschränkt.

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elektronischer Bundesanzeiger

Die publizierungspflichtigen Unterlagen sind beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers einzureichen (§ 325 Abs. 1 HGB) und im elektronischen Bundesanzeiger bekanntzumachen (§ 325 Abs. 2 HGB). Hiervon sind auch kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften betroffen.

Gemäß § 12 Abs. 2 HGB wird die Einreichung als elektronische Aufzeichnung vorgenommen. Dies kann ohne Zwischenschaltung eines Notars durch das Unternehmen oder den Steuerberater erfolgen. An den bisherigen Veröffentlichungsfristen von zwölf Monaten bzw. bei kapi­talmarktorientierten Unternehmen von vier Monaten nach dem Abschlussstichtag hat sich nichts geändert.

Die Einhaltung der Offenlegungspflichten wird von Amts wegen kontrolliert. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft, ob die einzureichenden Unterlagen vollständig innerhalb der gesetzlichen Frist von zwölf Monaten nach Abschluss des betreffenden Geschäftsjahres 1)bei ihm eingegangen sind. Ein Abgleich der Daten zu diesem Zweck mit dem Unternehmensregister ist möglich (§ 329 Abs. 1 HGB).

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Ordnungsgeld

Stellt der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers ein Versäumnis fest, muss er das Bundesamt für Justiz einschalten (§ 329 Abs. 4 HGB). Das Meldeverfahren läuft völlig automatisch, Anträge von einem Dritten sind, anders als nach alter Rechtslage, nicht mehr erforderlich. Das Bundesamt für Justiz wird nun gegen die betreffende Gesellschaft selbst oder gegen die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs ein Ordnungsgeldverfahren einleiten (§ 335 HGB). Das Bundesamt der Justiz setzt zunächst eine Frist von sechs Wochen, innerhalb dieser die ausstehenden Unterlagen einzureichen sind. Zeitgleich wird ein Ordnungsgeld i. H. von 2.500 € bis 25.000 € angedroht. Verstreicht die sechswöchige Frist ohne Ergebnis, erfolgt die Festsetzung des Ordnungsgelds sowie einer Verfahrensgebühr von 100 €. Gegen die Ordnungsgeldbescheide des Bundesamts für Justiz kann Einspruch bzw. bei dessen Verwerfung Beschwerde beim Landgericht Bonn eingelegt werden. Die Rechtsmittel haben jedoch keine aufschiebende Wirkung (§ 335 Abs. 3 Satz 6 HGB). Weder die Offenlegungspflicht noch die Pflicht zur Zahlung der Kosten sind während des Rechtsmittelverfahrens ausgesetzt.

Das Ordnungsgeldverfahren ist ein Justizverwaltungsverfahren. Zur Vertretung der Beteiligten sind auch Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater und Steuerbevollmächtigte berechtigt (§ 335 Abs. 2 Satz 3 HGB).

76Mit der erstmaligen Festsetzung des Ordnungsgelds und dessen Bezahlung ist das Verfahren nicht abgeschlossen. Das Bundesamt für Justiz wird das Ordnungsgeldverfahren solange betreiben, bis die erforderlichen Unterlagen veröffentlicht wurden.

Wird ein Ordnungsgeld rechtswirksam gegen die Gesellschaft festgesetzt, ist die Bezahlung eine nichtabzugsfähige Betriebsausgabe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG). Erfolgt die Festsetzung gegen den Geschäftsführer, ist kein Werbungskostenabzug möglich (§§ 9 Abs. 5 Satz 1, 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 8 EStG). Erstattet im letzteren Fall die Gesellschaft dem Geschäftsführer den Betrag, handelt es sich um einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil oder bei einem Gesellschaftergeschäftsführer ggf. um eine verdeckte Gewinnausschüttung (R 8.5 Abs. 1 KStR).

Erteilt der Mandant dem Steuerberater einen Auftrag zur Erstellung des Jahresabschlusses, umfasst dieser Auftrag grundsätzlich nicht die Offenlegung. Wird diese gewünscht, ist der ursprüngliche Auftrag zu erweitern bzw. ein gesonderter Auftrag zu erteilen.

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Inventur

Gemäß § 240 Abs. 2 Satz 1 HGB muss jeder Kaufmann am Ende eines Geschäftsjahres eine vollständige Bestandsaufnahme aller im Betriebsvermögen vorhandenen Vermögensgegenstände und Schulden durchführen. Die Bestandsaufnahmetätigkeit bezeichnet man als Inventur, die Auflistung der einzelnen Wirtschaftsgüter als Inventar. Die Inventur wird durch körperliche Bestandsaufnahme, also durch Zählen, Messen oder Wiegen durchgeführt bzw. durch Buchinventur.