Martin Jung - Mediation am Bau - Wirkung und Methode

69 cc) Klärung organisatorischer und verfahrensrelevanter Fragen.Alle Beteiligten legen gemeinsam die Termine und den Ort für die Verhandlungen fest. Je nach Streitstoff sollte auch besprochen werden, ob Einzel- oder Vorgespräche mit einzelnen Parteien oder deren Vertretern stattfinden sollen, und unter welchen Umständen zwischen den einzelnen Terminen Telefongespräche mit dem Mediator stattfinden dürfen oder sollen – denn auch damit müssen die Parteien einverstanden sein, sonst setzt sich der Mediator leicht dem Vorwurf der Parteilichkeit aus. Es gibt auch die Möglichkeit eines shuttle-Verfahrens, in welchem überhaupt keine gemeinsamen Gespräche stattfinden, sondern der Mediator abwechselnd mit den Parteien spricht. 30

70 dd) Mediationsvereinbarung.Viele Mediatoren veranlassen die Parteien, eine Vereinbarung über Sinn und Ziel der Mediation zu treffen. Das ist ein guter Weg, um den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden, und zu klären, worum es den Parteien geht. Im Gegensatz zum Mediationsvertrag 31ist dies kein rechtlich bindender Vertrag, sondern dient zur Klärung der mit den Prinzipien der Mediation vereinbaren Erwartungen der Parteien an das Verfahren.

71Die Frage dazu kann etwa lauten: „ Was wollen Sie hier in der Mediation gemeinsam erreichen? “ Die Antwort auf diese Frage kann natürlich nicht das Ziel vorwegnehmen, aber immerhin dazu führen, dass die Parteien eine erste Annäherung erreichen, etwa: „ Wir wollen die Mängel- und Honorarfragen für alle verbindlich klären oder wir wollen herausfinden, ob und wie wir in Zukunft weiter zusammenarbeiten können “.

72Wenn alle Beteiligten mit den vereinbarten Regeln und dem geplanten Ablauf der Mediation einverstanden sind, können die Mediationsverhandlungen beginnen.

73 b) Phase 2 – Themensammlung.In der zweiten Phase der Mediation bekommen die Parteien zunächst den Raum, den sie brauchen, um den Konflikt aus ihrer jeweiligen Sicht zu schildern. Dabei hat jede Partei so viel Zeit wie nötig, um ihre Position darzulegen. Der Mediator sollte auf in etwa gleiche Redezeiten achten. Er fragt nach, wenn es Verständnisfragen gibt, fasst die Sachverhalte zusammen und formuliert die Darstellung um, damit die eine Seite genau versteht, um was es der jeweils anderen geht. Dabei muss er darauf achten, ergebnisoffen zu formulieren und nicht die Positionen der Parteien einfach wiederzugeben oder potenzielle Lösungen vorwegzunehmen, also so neutral wie möglich aufzulisten, was die Streitpunkte sind.

74Der Mediator sammelt die Themen, die den Parteien wichtig sind, in Bausachen etwa: Honorar- und Mängelfragen, verspätete Leistungen, Planungsdefizite oder Behinderungen, stellt sie im Austausch mit den Parteien optisch auf einem Flipchart oder Whiteboard dar und ordnet sie gleichzeitig nach Rang und Reihenfolge für die darauf folgende Diskussion. Er sollte durch aktives Zuhören und Nachfragen sicherstellen, dass wirklich alle relevanten Themen auf den Tisch kommen, weil die Bearbeitung aller Probleme für eine nachhaltige Regelung des Konfliktes wichtig ist. Ganz entscheidend ist in dieser Phase der Mediation auch das Sammeln aller für den Konflikt relevanten Informationen.

Das Erarbeiten einer gemeinsamen Themenliste, die Zusammenstellung der dazu notwendigen Fakten und eine Verständigung über die Reihenfolge in der Diskussion helfen den Parteien, eine Zusammenarbeit zu beginnen, und sei es auf der Ebene des Verfahrensdesigns.

75Ganz entscheidend in dieser Phase ist, dass die Kommunikation zwischen den Streitenden über den Mediator läuft, weil so sichergestellt ist, dass die Positionen in Themen umgewandelt werden können, und sich damit nicht mehr so diametral gegenüberstehen, sondern eine Arbeitsgrundlage bilden. Das heißt, die Gesprächsführung durch den Mediator sollte die Parteien daran hindern, sich wiederum gegenseitig Vorwürfe zu machen, sondern vielmehr darauf zielen, die strittigen Punkte neutral und sachlich herauszuarbeiten, und damit eine Gesprächsgrundlage zu schaffen mit der sich arbeiten lässt. Dabei muss der Mediator den Parteien auch Raum und Zeit für ihren Ärger einräumen, damit sie sich gehört fühlen.

76Es ist optimal, wenn die Parteien während der durch den Mediator gesteuerten Themensammlung schon durch das Zuhören und Mitarbeiten begreifen, welche unterschiedlichen Sichtweisen auf die Dinge bestehen – und dass eine bewertungsneutrale Darstellung der Anfang eines strukturierten Lösungsprozesses sein kann.

77In der baurechtlichen Streitigkeit können die Anwälte in dieser Phase dazu beitragen, dass keine Themen liegen gelassen werden und eine vollständige „Problemliste“ entsteht, die in der Folge abgearbeitet werden kann. Unter Umständen kann der Mediator in dieser Themenliste Probleme entdecken, die nicht so streitbehaftet oder gravierend sind und die Parteien bitten, diese bis zur nächsten Sitzung ohne Mithilfe des Mediators – zumindest unter dem Vorbehalt einer vollständigen Einigung – zu lösen. Wenn das gelingt, ist dies eine gute Voraussetzung für die weitere Zusammenarbeit der Beteiligten in der Mediation.

78 c) Phase 3 – Herausarbeiten der Interessen.Die dritte Phase der Mediation hat besondere Bedeutung für die Klärung des Konfliktes. Sie ist vermutlich die Interessanteste und vor allem für den Mediator eine Herausforderung. 32Hier gilt es die Hintergründe, den Konflikt hinter dem Konflikt, herauszufinden, das heißt die Interessen und Bedürfnisse der Medianden auszuleuchten. Es geht jetzt um das, was sich unter der Oberfläche befindet und bisher nicht sichtbar geworden ist. In dieser Phase muss der Mediator nachfragen, erneut klären und auch schrittweise die direkte Kommunikation zwischen den Parteien wieder herstellen. Jetzt kann es notwendig sein, Einzelgespräche zu führen, wenn und weil es den Medianden schwer fällt, in Gegenwart der anderen Partei über ihre Bedürfnisse und Wünsche zu sprechen.

79Das Denken in Positionen fällt den Parteien leichter, weil sie es gewohnt sind und sie ihre jeweilige Position im Zweifel seit der Entstehung des Konfliktes als ihre (subjektive) Realität sehen. Sie glauben, einen bestimmten Anspruch zu haben bzw. diesen ganz sicher abwehren zu können. Deshalb ist es nötig, die dahinter liegenden Interessen zu identifizieren. Das trägt dazu bei, die Bedürfnisse – z. B. nach Anerkennung ihrer Leistung oder einem auskömmlichen Auftrag – auf einem anderen als dem vorgestellten und eingefahrenen Weg zu befriedigen.

80Die Auseinandersetzung mit den Interessen anstelle der Positionen kann also die bisherige Strategie der Bedürfnisbefriedigung, dem Bestehen auf einer Position, erweitern und verändern.

Beispiel : Ein Architekt will unbedingt, dass seine bisher erbrachten Planungs- und Bauüberwachungsleistungen an einem Bauwerk in Teilen abgenommen werden, der Bauherr ist strikt dagegen. In der Mediation stellt sich heraus, dass der Architekt sich demnächst zur Ruhe setzen und sein Büro an einen Nachfolger übergeben will – daher möchte er seine Haftung zeitlich so weit wie möglich eingrenzen.

81Tatsächlich stellt sich meistens erst in der dritten Phase der Mediation heraus, worum es den Beteiligten wirklich geht, und dann eröffnen sich auf einmal ganz neue Wege des Verständnisses und der Möglichkeiten für eine Lösung. Um dieses Verständnis herzustellen, muss der Mediator die Konfliktbeteiligten dazu bringen, ihre jeweiligen Bedürfnisse und Interessen zu erkennen und zu artikulieren, aber auch, die Interessen der anderen Partei wahrzunehmen und anzuerkennen. Dies geschieht, indem offene, vertiefende Fragen nach den Motiven und Beweggründen der Parteien gestellt werden. Dabei muss der Mediator neugierig, aber respektvoll bleiben und allen Beteiligten genug Zeit und Raum für ihre Öffnung hin zur Erkenntnis und zum Verständnis geben. Dieses gegenseitige Verständnis erzeugt er am besten dadurch, dass er die Aussagen der jeweiligen Partei immer wieder sensibel zusammenfasst und nachvollziehbar für den anderen umformuliert.