Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Die Reaktionen auf die identifizierten Risiken werden im nächsten Grundelement, dem Tax Compliance-Programm, niedergelegt. Als sehr praktikabel hat sich hier in der Praxis die Dokumentation in sog. Risiko-Kontroll-Matrizen erwiesen. Im Idealfall haben die entsprechenden risikosteuernden Maßnahmen dabei eine präventive, also fehlervermeidende Wirkung. Weil sich auch hierdurch keine absolute Sicherheit gewinnen lässt, sind durch geeignete (detektive) Maßnahmen sicherzustellen, dass Regelverstöße zeitnah aufgedeckt werden. Schließlich beinhaltet das Compliance Programm Methoden zur Identifikation von sog. Red Flags, d.h. Hinweise auf mögliche Compliance-Verstöße und Kriterien sowie Maßnahmen zur Durchführung interner Investigations. Die bereits vorher erwähnte Remediationphase, d.h. die Identifikation von Schwachstellen bei den Präventionsmaßnahmen, die die festgestellten Verstöße ermöglicht haben, führt zu einer Verschärfung der Präventionsmaßnahmen in den kritischen Bereichen. Die Verbindung zwischen den Ergebnissen einer Investigation und den Folgewirkungen im Rahmen der Konzeption sollte im CMS geregelt werden. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass das Compliance-Programm aus präventiven, aufdeckenden und investigativen Maßnahmen besteht, wobei idealerweise die Eintrittswahrscheinlichkeit von Verstößen durch präventive Maßnahmen erheblich reduziert wird. Da der Eintritt von Verstößen durch präventive Maßnahmen aber nicht vollständig ausgeschlossen werden kann, ist die konzeptionelle Ausgestaltung einer Investigation ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Programms, vor allem die Festlegung unter welchen Umständen und unter Berücksichtigung welcher internen Entscheidungsprozesse eine Investigation durchzuführen ist.

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Das Grundelement der Tax Compliance-Organisation stellt in vielen Praxisfällen eine besondere Herausforderung dar. Bei der Tax Compliance-Organisation geht es um die Regelungen zur Aufbau- und Ablauforganisation. Hierbei kommt es darauf an, das Tax CMS und die Steuerabteilung so weit wie möglich in das unternehmensweite CMS zu integrieren.

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Im Rahmen des Grundelementes der Tax Compliance-Kommunikation geht es darum, ob betroffene Mitarbeiter und ggf. Dritte ausreichend informiert werden. Dies umfasst die jeweils betreffenden Anforderungen, Verpflichtungen und Teile des Tax Compliance-Programms ebenso wie die festgelegten Rollen. Darüber hinaus sind im Rahmen der Tax Compliance-Kommunikation Berichtswege, -inhalte -turnus und -empfänger zu definieren. Zudem sollte die Möglichkeit, Hinweise auf Regelverstöße zu melden gegeben sein.

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Auch vor dem Hintergrund der aktuellen Rechtsprechung ist es dabei essenziell, dass sich der Vorstand beziehungsweise die Geschäftsführung von der Wirksamkeit des Tax CMS überzeugt. Dies wird unter dem Grundelement der Tax Compliance-Überwachung/ -Verbesserung zusammengefasst. Die Wirksamkeit des Tax CMS erfordert u.a. eine angemessene Überwachung der Einhaltung der Maßnahmen des Tax Compliance-Programms, der Prozessabläufe, der Wahrnehmung notwendiger Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen sowie der Schnittstellen zu den externen Dienstleistern.

Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen› 7. Kapitel Tax Investigation› D. Tax Investigation

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Die Vorgehensweise einer Tax Investigation unterscheidet sich methodisch nicht von einer Investigation, die zur Aufklärung anderer Wirtschaftsdelikte durchgeführt wird.

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Zu Beginn der anlassbezogenen Tax Investigation steht somit, basierend auf den Verdachtsmomenten, die Festlegung des Untersuchungsziels. Zusätzlich kann es notwendig sein, einige Sofortmaßnahmen durchzuführen, z.B. die Sicherung von Daten und Unterlagen (insbesondere wenn ein Vernichtungsrisiko droht).

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Bei dem Untersuchungsziel geht es insbesondere, aber nicht abschließend, um die Festlegung der folgenden Fragen:

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Die Ableitung des Detailuntersuchungsplanes aus den übergeordneten Untersuchungszielen erfolgt häufig nach der Logik des ACFE durch die Formulierung von Hypothesen, die zur Erlangung einer größtmöglichen Vollständigkeit der Ergebnisse im Ausschlussverfahren untersucht werden.[21]

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Dies soll anhand eines Beispiels verdeutlicht werden: Der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens (Sorglos GmbH) wurde von seinem Revisor auf aktuelle Prüfungsergebnisse hingewiesen. Demnach sollen vom Vertriebsleiter Erwin Eifrig Zahlungen an eine andere Gesellschaft (Lautlos GmbH) veranlasst worden sein, deren Gesellschafter der Einkaufsleiter eines Kunden der Sorglos GmbH, Gustav Gierig ist.

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Erwin Eifrig hatte dem Revisor stolz davon berichtet, dass er, ohne Aufsehen zu erregen, Scheinrechnungen von Gustav Gierigs Lautlos GmbH erhalte, die eigens dazu gegründet wurde, die Schmiergeldzahlungen geräuschlos dem Gustav Gierig zur Verfügung zu stellen. Gustav Gierig hat ein neues Haus gebaut und kommt mit der ursprünglich kalkulierten Bausumme nicht aus, benötigt daher wesentlich mehr Geld. Zusätzlich zu den genannten Sachverhalten und einigen anderen steuerlichen Themen soll eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nunmehr prüfen, welche Betriebsausgaben nicht abzugsfähig sind, da den zu Grunde liegenden Vereinbarungen keine Gegenleistung zu Grunde liegen. Erwin Eifrig hat nach den besorgten Ausführungen des Revisors nunmehr Panik bekommen und bereits zum dritten Mal bestätigt, dass es sich bei den Schmiergeldzahlungen, die in den letzten zwölf Monaten getätigt wurden, ausschließlich um die Zahlungen auf das Konto der Lautlos GmbH handele, im Übrigen würde die Lautlos GmbH auch tatsächlich Leistungen erbringen und nicht alle Zahlungen würden ohne Gegenleistung erfolgen.

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Der Geschäftsführer der Sorglos GmbH soll den Umfang der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben auf Anraten seines Steuerberaters jedoch lückenlos aufklären, um eine wirksame Selbstanzeige abgeben zu können. Bei einer Analyse der Vertriebsprozesse fällt dem Geschäftsführer auf, dass Erwin Eifrig in erheblichem Maße bei einigen Kunden Handelsvertreter einsetzt, um die Vertriebschancen in für die Sorglos GmbH schwer erreichbaren Gebieten zu optimieren. Bei einer Durchsicht des Kreditorenkontos „Lautlos GmbH“ wird außerdem festgestellt, dass Zahlungen an diese bereits seit vier Jahren stattfinden. Auch kann nicht ausgeschlossen werden, dass Erwin Eifrig unter einem Vorwand Geld aus der Barkasse genommen hat, um dieses Gustav Gierig zur Verfügung zu stellen.

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Zur Vorbereitung des Untersuchungsplans werden in Abstimmung mit dem Geschäftsführer von der untersuchenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaft nunmehr folgende Hypothesen aufgestellt:

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Aus diesen Hypothesen werden nun Untersuchungshandlungen erarbeitet, die der nachfolgenden Tabelle entnommen werden können: