Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Eine weitere, oftmals anzutreffende Variante ist die Einordnung des zentralen Compliance-Beauftragten unterhalb des Leiters der Rechtsabteilung oder die Zuweisung der Compliance-Funktion an den Leiter der Rechtsabteilung selber. Aufgrund der primären Aufgabenstellung des Compliance Managements – der Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen und internen Regeln – und des damit verbundenen juristisch geprägten Tätigkeitsschwerpunktes ist diese Variante in der Unternehmenspraxis weit verbreitet. Bei Unternehmen mittlerer Größe bietet sich daher die organisatorische Zusammenfassung der Funktionen Recht und Compliance an.[175]

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Neben den vorstehend dargestellten Möglichkeiten der Einordnung der Compliance-Funktion sind in der Unternehmenspraxis weitere Konstellationen anzutreffen, wie z.B. die Einordnung der Compliance-Funktion unterhalb des Finanzvorstands oder innerhalb der internen Revision.[176] Beide Bereiche verfügen i.d.R. nicht über besonders stark ausgeprägtes rechtliches Know-how, weshalb die Zuweisung der Compliance-Funktion zu diesen Bereichen nicht als beste Lösung erscheint.

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Die vorstehenden Ausführungen zur Compliance-Organisation und ihrer Einordnung in die Unternehmensorganisation zeigen, dass verschiedene Konstellationen denkbar sind. Aufgrund der unterschiedlichen Vor- und Nachteile gilt es, unter Berücksichtigung der jeweiligen individuellen Rahmenbedingungen die optimale Struktur für das Unternehmen zu finden und zu implementieren. Dabei ist für den Erfolg des Compliance Management Systems – gemessen anhand der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit des CMS – die Unabhängigkeit, Autorität und Kompetenz der Compliance-Funktion bzw. der diese ausführenden Personen von entscheidender Bedeutung.

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Unter Rn. 115 ff.wurde aufgezeigt, dass das Tax CMS ein abgrenzbarer Teilbereich des unternehmensweiten CMS ist. Daher ist das Tax CMS auch hinsichtlich der Verantwortlichkeiten und Rollen in das CMS zu integrieren. Da das Steuerrecht einen sehr speziellen Rechtsbereich darstellt, ist für die operative Betreuung des Tax CMS spezielle Fachkenntnisse im Steuerrecht erforderlich. Daher sollte die operative Verantwortung für das Tax CMS – also die Funktion des Tax Compliance-Beauftragten – an den Leiter der Steuerabteilung übertragen werden. Verfügt das Unternehmen nicht über eine eigenständige Steuerabteilung, wird die Ausführung der steuerlichen Pflichten im Regelfall einem externen Steuerberater übertragen. In diesem Fall erscheint es sachgerecht, den externen Steuerberater in die Verantwortung für das Tax CMS zu nehmen. Da das Tax CMS jedoch ein Teilbereich des CMS darstellt und damit die Risiken und Verpflichtungen des Tax CMS Gegenstand des CMS werden, sollte eine Berichtspflicht des Tax Compliance-Beauftragten gegenüber dem Compliance-Beauftragten etabliert werden. Da der Compliance-Beauftragte die operative Gesamtverantwortung für das CMS trägt, sollte er ggf. für eingegrenzte Themen des Tax CMS über ein Weisungsrecht gegenüber dem Tax Compliance-Beauftragten verfügen. Für die Zuweisung der Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb des Tax CMS sollte wiederum der Tax Compliance-Beauftragte – der über die erforderlichen steuerlichen Fachkenntnisse verfügt – verantwortlich sein.

Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen› 4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation› D. Instrumente des Compliance Managements und ihre Anwendbarkeit für das Tax Compliance Management

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Unternehmen können auf verschiedene Maßnahmen, Prozesse und Instrumente zurückgreifen, um bestmögliche Compliance zu erreichen. Nachfolgend sollen die in der Unternehmenspraxis am häufigsten anzutreffenden Instrumente des Compliance Managements und ihre Verwendung im Rahmen des Tax Compliance Managements dargestellt werden.

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Für die Wirksamkeit eines CMS, insbesondere die Akzeptanz der Compliance-Organisation und des Compliance-Programms im Unternehmen, ist eine im Unternehmen verankerte positive Compliance-Kultur von hoher Bedeutung. Die Compliance-Kultur wird dabei insbesondere durch die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen von Unternehmensleitung und Management beeinflusst. Der Unternehmensleitung und dem Management kommt somit eine Vorbildfunktion zu, welcher sie durch integres, verantwortungsvolles und werteorientiertes Verhalten nachkommen („tone at the top“) sollten, um eine von hoher Ethik und Moral geprägte Unternehmenskultur zu etablieren. Daneben kann die Stärkung und Durchsetzung der Compliance-Kultur beispielsweise durch das Unternehmensleitbild, einen Verhaltenskodex (z.B. „Code of Conduct“) oder das Bekenntnis der Unternehmensleitung zur Rechtstreue des Unternehmens in Form einer schriftlichen Verpflichtung (sog. „Mission Statement“) erreicht werden.[177] Auch für die Wirksamkeit des Tax Compliance Managements ist eine gute Compliance-Kultur die Grundvoraussetzung. Daher ist es von hoher Bedeutung, dass die Unternehmensleitung der Einhaltung steuerlicher Vorschriften eine hohe Relevanz beimisst und dies entsprechend kommuniziert.

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Der Code of Conduct ist ein zentrales Element des Compliance-Programms. In ihm sollten alle wesentlichen Bestandteile der im jeweiligen Unternehmen erwünschten Compliance-Kultur und der erforderlichen Maßnahmen zumindest in Kürze dargestellt sein. Folglich sollte er sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen, aufsichtsrechtlichen und freiwilligen Maßnahmen umfassen und darstellen, um die rechtskonforme Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte er die moralischen und ethischen Regeln des Unternehmens beinhalten. Typische Regelungsinhalte eines Code of Conduct sind beispielsweise das Kommitment der Unternehmensleitung zur Compliance („tone from the top“), Hinweise zur Verbindlichkeit des Codes und zur Sanktionierung bei Verstößen, Regelungen zu den wesentlichen Compliance-Risikobereichen des jeweiligen Unternehmens (z.B. Antikorruption, Kartellrecht, Steuerrecht, Zuwendungen an Dritte oder Arbeits- und Umweltschutz) sowie Informationen zur Compliance-Organisation (Aufbau- und Ablauforganisation, Compliance-Verantwortlichkeiten). Der Code of Conduct stellt zudem eine Orientierungshilfe für die Mitarbeiter dar. Demzufolge sind seine Bekanntmachung gegenüber den Mitarbeitern und seine Durchsetzung im gesamten Unternehmen von hoher Bedeutung.[178] Dem Code of Conduct kommt im Rahmen des Tax CMS eine übergeordnete Funktion zu, da er das Unternehmensleitbild, die Unternehmenswerte und die allgemeinen Verhaltensanforderungen darstellt. Zudem sollte er das Steuerrecht als möglichen Risikobereich berücksichtigen und auf die allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie verweisen. Die allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie ist das übergeordnete Dokument innerhalb des Tax CMS, welches beispielsweise Ausführungen zur Organisation der Steuerfunktion und zu den Verantwortlichkeiten im Tax CMS, zur Steuerstrategie, zum steuerlichen Informationsprozess, zur Steuerplanung oder zum steuerlichen Reporting enthalten sollte.

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Neben den übergeordneten Dokumenten Code of Conduct und allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie sind Compliance-Richtlinien und Verhaltensanweisungen sinnvolle Instrumente zur Dokumentation und Kommunikation der Compliance-Kultur und der anzuwendenden Prinzipien. Spezielle Richtlinien und Verhaltensanweisungen sind besonders geeignet, um die im Code of Conduct festgelegten Grundsätze detailliert zu erläutern. Darüber hinaus können einzelne Richtlinien auch nur an abgegrenzte Gruppen von Mitarbeiter oder Funktionsbereiche mit speziellen Compliance-Risiken adressiert werden. Ggf. kann es sinnvoll sein, die Richtlinien mit weiterführenden Hinweisen, wie z.B. Gesetzestexten, Rechtsprechung oder einschlägigen Fundstellen aus der Fachliteratur, zu verknüpfen. Voraussetzung für die wirksame Anwendung der Richtlinien und Verhaltensanweisungen ist die Bekanntmachung gegenüber dem betroffenen Mitarbeiterkreis. Hierzu eignen sich beispielsweise Schulungsmaßnahmen oder die Veröffentlichung im Intranet des Unternehmens.[179]