Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Existiert im Unternehmen kein CMS, so kann das Tax CMS „stand-alone“ implementiert werden. Es nimmt dann im Verhältnis zu den anderen Managementsystemen RMS, RFS und IKS die Stellung des CMS ein (siehe hierzu Rn. 115 ff.). Das bedeutet, dass das Tax CMS unterhalb des RMS, aber neben den Systemen IKS und RFS einzuordnen ist. Im Hinblick auf das Verhältnis zum RMS kann das Tax CMS als Element des RMS angesehen werden, da auch steuerliche Risiken innerhalb des RMS erfasst werden. Während jedoch das RMS selbst bzw. seine angemessene Einrichtung als Compliance-Risiko Gegenstand des CMS sind (siehe hierzu Rn. 115 ff.), ist eine solche Beziehung zum Tax CMS nicht gegeben, da dieses ausschließlich steuerliche Risiken umfasst.

Teil 1 Tax Compliance und Unternehmen› 4. Kapitel Einbettung von Tax Compliance in CMS, IKS, RMS, RFS und Compliance-Organisation› C. Compliance-Organisation

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Nachdem in Rn. 4 ff.auf Basis der Darstellung der verschiedenen Management-und Kontrollsysteme IKS, RMS, RFS und CMS die dogmatische Einordnung des Tax CMS als Teilbereich des CMS erfolgte, soll nachfolgend der Aufbau und die Struktur einer Compliance-Organisation skizziert und die Einordnung der Tax Compliance-Funktion in selbige konkretisiert werden.

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Aufgrund gesetzlicher und regulatorischer Vorschriften (§§ 93 Abs. 1, 76 Abs. 1 AktG, § 43 Abs. 1 GmbHG, Tz. 4.1.3 DCGK) ist die Einrichtung und Überwachung eines Compliance Management Systems als Leitungsaufgabe der Gesamtverantwortung der Unternehmensleitung zuzurechnen. Hinsichtlich der Ausgestaltung der Compliance-Organisation innerhalb dieser Organisationspflicht besteht für die Unternehmensleitung grundsätzlich ein weitreichendes Ermessen. Beispielsweise kann die Unternehmensleitung im Wege der sog. horizontalen Delegation insbesondere ein Compliance-Ressort bilden und die Ressort-Verantwortung auf einen bestimmten Vorstand bzw. Geschäftsführer übertragen. Dieser trägt dann die Hauptverantwortung für das Compliance Management System, während die Verantwortung der weiteren Mitglieder der Unternehmensleitung primär in der Überwachung der Tätigkeit des für das Ressort verantwortlichen Mitglieds der Unternehmensleitung liegt. Allerdings bleibt auch bei horizontaler Delegation die Gesamtverantwortung der Unternehmensleitung für rechtskonformes Verhalten des Unternehmens (und seiner Mitarbeiter) – verstanden als Umsetzungs- und nicht Erfolgsverantwortung – weiterhin bestehen.[159]

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Mittels einer vertikalen Delegation kann die Unternehmensleitung einen oder mehrere Compliance-Beauftragte als operativ Handelnde innerhalb des Compliance-Ressorts installieren. Je nach Art und Struktur des jeweiligen Unternehmens – beispielsweise beeinflusst durch die Rechtsform, die Größe, die Komplexität, eine Börsennotierung oder dem Internationalisierungsgrad – kann die optimale Ausgestaltung des Beauftragen-Systems variieren. Beispielsweise ist die vertikale Delegation auf lediglich eine weitere Ebene (zentraler Compliance-Beauftragter) oder – bei größeren und komplexeren Unternehmen – auf zwei oder mehrere weitere Ebenen (zentraler Compliance-Beauftragter und dezentrale Compliance-Beauftragte) möglich. Auch die vertikale Delegation ändert nichts daran, dass die Gesamtverantwortung für die Regelkonformität des Unternehmens bei der Unternehmensleitung verbleibt.[160]

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Eine besonders bedeutende Rolle für das CMS kommt dem zentralen Compliance-Beauftragten (alternative Bezeichnungen: „Compliance Officer“ bzw. „Chief Compliance Officer“) zu. Der Compliance-Beauftragteträgt die Verantwortung für die Umsetzung der Entscheidungen der Unternehmensleitung im Hinblick auf das CMS, also insbesondere für die Implementierung, Dokumentation und Weiterentwicklung des Systems. Als Inhaber der zentralen Funktion innerhalb des CMS soll der Compliance-Beauftragte unternehmensweit für einheitliche Compliance-Standards sorgen. Zudem ist er der primäre Berater der Unternehmensleitung für alle Compliance-relevanten Fragestellungen und verantwortlich für die planmäßige und – soweit erforderlich – bedarfsbezogene (ad-hoc) Berichterstattung an die Unternehmensleitung. Des Weiteren trägt der Compliance-Beauftragte die Verantwortung für die Überwachung der unternehmensspezifischen Compliance und – jedoch delegierbar auf dezentrale Compliance-Beauftragte, Mitarbeiter der Rechtsabteilung oder externe Berater – für die Schulung und Information der Mitarbeiter. Darüber hinaus gehört es zu seinen Aufgaben, den Mitarbeitern des Unternehmens als Ansprechpartner für sämtliche Compliance-Fragen zur Verfügung zu stehen. Sofern im Unternehmen ein Hinweisgebersystem implementiert ist, sollte der Compliance-Beauftragte der Empfänger der Hinweise sein. Aus seiner internen Verantwortlichkeit für das CMS leitet sich ab, dass der zentrale Compliance-Beauftragte als erster Ansprechpartner des Unternehmens im Hinblick auf sämtliche Compliance-relevante Fragestellungen für externe Stellen, wie z.B. Aufsichts- oder Ermittlungsbehörden, Wirtschaftsprüfer oder Medien, dienen sollte. Hat das Unternehmen eine dritte Ebene im Beauftragten-System – die dezentralen Compliance-Beauftragten – installiert, soll er diese bei der Risikoanalyse und der Entwicklung adäquater Konzepte für die Compliance-Struktur und die Compliance-Aktivitäten unterstützen. Zudem gehört die Koordinierung und Bündelung der Berichte der dezentralen Compliance-Funktionen zu seinen Aufgaben.[161]

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Das Kriterium der sachlichen Unabhängigkeit ist die zentrale Grundvoraussetzung für die effektive Ausübung der Funktion des Compliance-Beauftragten. Demzufolge sollten der Funktion des Compliance-Beauftragten keine operativen Aufgaben zugeordnet werden. Vielmehr bietet sich die Konzeption als eine – ggf. unmittelbar der Unternehmensleitung unterstellte – Stabsstelle an. Die Weisungsbefugnis der Unternehmensleitung – die sich aus der Leitungsverantwortung ergibt – steht der fachlichen Unabhängigkeit des Compliance-Beauftragten dabei nicht entgegen. Darüber hinaus sind für die effektive Ausübung der Tätigkeit des Compliance-Beauftragten das Recht auf unbegrenzte Auskunft und Dokumenteneinsicht sowie ein unbeschränkter Kommunikationszugang zu den Unternehmensbereichen und Mitarbeitern erforderlich.[162]

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In Abhängigkeit von Größe oder Risikoprofil des jeweiligen Unternehmens findet sich in der Praxis oftmals die Übertragung der Funktion des zentralen Compliance-Beauftragten auf eine Person mit einer weiteren Funktion bzw. Aufgabe innerhalb des Unternehmens, anstelle der Etablierung einer vollen, eigenständigen Stelle. In der Unternehmenspraxis kann insbesondere eine Zuweisung der Compliance-Funktion auf Mitarbeiter der Bereiche Finanzen, Recht, Personal bzw. Interne Revision beobachtet werden. Wesentliches Argument für eine Delegation an den Bereich Finanzen ist die Tatsache, dass viele Aufgaben des Compliance Managements den Bereich Finanzen berühren, da die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle im Rechnungswesen abgebildet werden. Daher können Kontrollinstrumente des Rechnungswesens beispielsweise hilfreich bei der Aufdeckung von Gesetzesverstößen sein (z.B. Korruption, kartellrechtliche Compliance durch Preisabsprachen, Steuerhinterziehung u.a.). Zudem findet sich i.d.R. in jedem Unternehmen – unabhängig von seiner individuellen Größe – eine Finanzabteilung bzw. ein Rechnungswesen. Als Gegenargument kann angeführt werden, dass das rechtliche Know-how in der Finanzabteilung zumeist nur fachspezifisch (z.B. HGB, EStG) und nicht generalistisch ausgeprägt ist. Das vorhandene umfassende rechtliche Know-how ist wiederum Hauptargument für die Übertragung der Funktion des Compliance-Beauftragten auf Mitarbeiter der Rechtsabteilung. Der Rechtsabteilung wird fachlich die größte Nähe zum Thema Compliance zugesprochen. In der Praxis verfügen jedoch viele Unternehmen – zumeist größenbedingt – nicht über eine eigene Rechtsabteilung. Für eine Delegation der Compliance-Funktion an einen Mitarbeiter der Personalabteilung wird oftmals als wesentliches Argument angeführt, dass viele der Compliance-relevanten Fragestellungen direkt oder indirekt Personalfragen betreffen (z.B. Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, Arbeitsschutz oder Fortbildung/Schulung). Als bedeutendes Gegenargument ist jedoch die zumeist fehlende Kompetenz in den Bereichen Recht und Finanzen, welche wiederum eine große Schnittmenge mit den für den Bereich Compliance Management relevanten Themen aufweisen, zu nennen. Als Argumente gegen eine Delegation der Compliance-Funktion an den Bereich Interne Revision ist anzuführen, dass zum einen viele Unternehmen nicht über eine eigenständige Interne Revision verfügen und zum anderen die Interne Revision eine prozessunabhängige Kontrollinstanz darstellen sollte. Zu den Aufgaben der Internen Revision gehört daher typischerweise auch die Kontrolle der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit des CMS im Rahmen des planmäßigen Überwachungsprozesses. Die vorstehenden Ausführungen verdeutlichen, dass die Übertragung bzw. Zuweisung der Funktion des Compliance-Beauftragten individuell in Abhängigkeit von den jeweiligen Gegebenheiten bzw. Strukturen der Unternehmen – insbesondere im Hinblick auf die vorhandenen Ressourcen und Kapazitäten – erfolgen sollte.[163]