Jan Evers - Erfolgreich als Unternehmer für Dummies

Wer ist für welche Aufgaben zuständig?

Wer trifft welche Entscheidungen?

Wie werden die Prozesse definiert, die jeden Tag im Betrieb ablaufen?

Brauchen Sie einzelne Abteilungen? Und wenn ja, welche?

Welche Kommunikationswege sind sinnvoll?

Was legen Sie in Handbüchern und Checklisten fest, was nicht?

Die Antworten auf diese Fragen bestimmen, wie die Formalstruktur – also die offiziellen Regeln der Zusammenarbeit in Ihrem Betrieb – beschaffen ist. Zugleich legen Sie damit die Basis für eine bestimmte Unternehmenskultur. Mehr über die Bedeutung und das Zusammenspiel von formalen und nicht formalen Strukturen und was das Ganze mit Ihren Führungsaufgaben zu tun hat, erfahren Sie in den Kapiteln 7und 8.

Es ist wichtig, dass Sie diesen Zusammenhang verstehen: Die Unternehmenskultur wird vor allem durch die formalen Strukturen bestimmt (und nicht durch wohlformulierte Leitbilder oder Teambuildingevents).

Die formalen Strukturen und die informale Unternehmenskultur haben Einfluss darauf, wie die Menschen in Ihrem Betrieb handeln und wie sie miteinander umgehen. Sie bestimmen also letztlich, wie viel Sie führen müssen und welcher Führungsstil für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Wie Ihnen gute Führung gelingt und wie Sie auch schwierige Gespräche mit Mitarbeitern meistern, lesen Sie in Kapitel 9.

In Lehrbüchern wird Unternehmerinnen oft geraten, sich eingehend und regelmäßig mit der Konkurrenz auseinanderzusetzen, um für sich selbst den besten Platz auf dem Markt zu besetzen. Wir empfehlen, es einfach mal andersherum zu machen und den Blick auf mögliche Schlüsselpartner zu richten. Bei einer Partnerschaft gehen Unternehmen eine Kooperation ein, die über eine klassische Lieferanten-Abnehmer-Beziehung hinausgeht, ohne ihre Selbstständigkeit zu verlieren. So können sie ihre Ressourcen bündeln, Kosten senken und das Risiko ihrer Geschäfte minimieren.

Ein Schlüsselpartner ist für Ihr Unternehmen so wichtig, dass er nicht so leicht durch einen anderen ersetzt werden kann.

Schlüsselpartnerschaften ermöglichen es Ihnen, sich auf die Entwicklung Ihres Unternehmens zu konzentrieren, anstatt sich im Tagesgeschäft aufzureiben und zum überarbeiteten Selbstständigen zu werden. Bei digitalen Geschäftsmodellen spielen Partnerschaften eine besonders wichtige Rolle. Aber auch bei traditionellen Unternehmen können sie unentbehrlich sein – und sogar zum Alleinstellungsmerkmal werden.

Zwei wichtige Partner sind der Steuerberater und die Fachanwältin, über die Sie in Kapitel 11mehr erfahren. Während Ersterer nicht nur dafür da sein sollte, Ihre Steuererklärung unfallfrei über die Bühne zu bringen, sondern Sie auch bei der Investitionsplanung unterstützen sollte, hilft Letztere dabei, sich mit wasserdichten Verträgen zu wappnen und rechtliche Auseinandersetzungen schon im Vorfeld zu vermeiden.

Ein wichtiges Erkennungsmerkmal von Schlüsselpartnern ist, dass Sie sie nicht so ohne Weiteres wechseln können – insofern betrachten wir auch den Anbieter Ihrer digitalen Buchhaltungs- beziehungsweise Steuerungssoftware als eine Art Schlüsselpartner, an den Sie sich langfristig binden werden. Wie Sie eine kluge Auswahl treffen und wie Sie Ihnen die Digitalisierung bei der Unternehmenssteuerung hilft, erfahren Sie ebenfalls in Kapitel 11.

Ein Unternehmen ohne Kundinnen kann es nicht geben. So weit, so klar. Trotzdem gehört es nicht gerade zu den Lieblingstätigkeiten von Unternehmern, ihre Produkte oder Leistungen feilzubieten. Fast alle träumen davon, dass ihre Kunden von sich aus auf sie zukommen mögen. Aber leider verkaufen sich auch die besten Produkte nur selten von allein.

Ganz gleich, was für ein Unternehmen Sie führen, Sie sollten die Bedeutung des Vertriebs für Ihren wirtschaftlichen Erfolg nicht unterschätzen. Als äußerst wirksam hat es sich erwiesen, feste Routinen zu etablieren, die regelmäßig ablaufen. Denn um erfolgreich verkaufen zu können, brauchen Sie kein Talent, sondern Übung. Reservieren Sie daher jede Woche ein festes Zeitfenster für den Vertrieb.

Abgesehen davon helfen Ihnen folgende Maßnahmen, den Vertriebsturbo zu zünden und sich eine als mühsam empfundene Aufgabe leichter zu machen:

Legen Sie die einzelnen Vertriebsschritte genau fest, vom Erstkontakt über das Verkaufsgespräch bis zur Auftragsabwicklung.

Erstellen Sie einen Vertriebsleitfaden, der Ihnen und Ihrem Vertriebsteam Orientierung bietet.

Dokumentieren Sie die einzelnen Schritte (Kundenanrufe, Besuchstermine, Verkaufsgespräche etc.).

Verabschieden Sie sich von selbst gebastelten Tabellen für die Dokumentation und führen Sie besser heute als morgen ein CRM-System ein.

Selbst wenn Sie ein engagiertes Vertriebsteam in Ihrer Firma haben: Machen Sie den Vertrieb regelmäßig zur Chefsache. Im Kundengespräch lernen Sie viel über die Vorstellungen Ihrer Zielgruppe.

Ein weitverbreitetes Problem ist, dass Marketing und Vertrieb getrennte Wege gehen: Während das Marketing versucht, das Unternehmen und seine Leistungen ins beste Licht zu rücken und schlichtweg Aufmerksamkeit zu erzeugen, leidet der Vertrieb unter ungeeigneten Kontakten oder darunter, dass die Kundinnen völlig falsche Vorstellungen haben.

Versuchen Sie, in Ihrem Unternehmen Vertrieb und Marketing eng miteinander zu verzahnen, und standardisieren Sie die Vertriebsprozesse so weit wie möglich – dann werden Sie bald feststellen, dass Ihnen das Verkaufen immer leichter von der Hand geht und sogar Spaß machen kann!

In den Kapiteln 12bis 14finden Sie viele praktische Tipps, wie Sie Ihren Vertrieb leichter und effektiver gestalten können.

Eine solide Finanzplanung ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Dabei geht es zum einen darum, zurückzusehen und aus dem Vergangenen die richtigen Schlüsse zu ziehen (dabei helfen Ihnen zum Beispiel Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Ihr Jahresschluss oder Ihre Bilanz).

Mindestens ebenso wichtig ist aber auch der Blick nach vorn. An vorderster Stelle steht die Liquiditätsplanung. Gehen Ihrem Betrieb die flüssigen Mittel aus, kann er in die Insolvenz schlittern – sogar dann, wenn die Auftragslage gut ist. Erst drohen Mahngebühren. Dann bestehen Ihre Lieferanten plötzlich auf Vorkasse, bis sie vielleicht ganz die Geduld verlieren und die Geschäftsbeziehung beenden. Das Ende vom Lied: Sie können Ihre Lager nicht mehr auffüllen und verlieren jede Chance, Umsatz zu machen.

Damit Sie solche Aussichten nicht um den Schlaf bringen, brauchen Sie einen guten Überblick über Ihre flüssigen Mittel. Mit einer einfachen Liquiditätsplanung können Sie vorhersagen, wie sich Ihre Zahlungsfähigkeit in den kommenden Wochen und Monaten entwickelt. Sind finanzielle Engpässe absehbar, wird es Zeit, entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Die Liquiditätsplanung verrät Ihnen, ob Sie morgen Ihre Rechnungen bezahlen können. Sie sagt aber nichts darüber, ob sich das, was Sie jeden Tag tun, wirtschaftlich lohnt. Deshalb brauchen Sie zusätzlich eine Rentabilitätsplanung. Sie sagt, ob Sie ausreichend Einnahmen haben werden, um die Kosten wieder einzuspielen, und ob Sie darüber hinaus sogar Gewinne erwarten dürfen. Die Rentabilitätsplanung ist eher ein Instrument für die mittelfristige Planung. Sie ist vor allem dann wichtig, wenn Sie größere Investitionen planen oder Ihr Unternehmen umkrempeln möchten.