Marco Gödde - 12 Musterlösungen (Ansätze) Eventmanagement für Veranstaltungskauffrau und Veranstaltungskaufmann

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 10 Nennungen

Lösungsansatz

Folgende Ämter und Organisationen sollten zu dem Vorbereitungsmeeting eingeladen werden (zehn davon nennen):

Bauaufsichtsbehörde (Abnahme lt. VStättVO), Ordnungsamt (Lautstärkeimmissionen, allgemeines Ordnungsinteresse), Polizei (öffentliche Sicherheit), Feuerwehr (Brandschutz), Sanitätsdienste (Unfallgefahren, Erstversorgung), Grünflächen- oder Forstamt (Wald- und Wiesenflächen), Verkehrsbehörde bzw. Vertreter von Bahn- und öffentlichem Nahverkehr (Verkehrssituation), Flugsicherungsbehörde (Störung des naheliegenden Flughafens), Securitydienstleister (Sicherheit), Versicherungsträger (Veranstalterhaftpflichtrisiko), ggf. Gewerbeamt (Schankerlaubnis).

Frage 1.4 (20 von 100 Punkten)

Es sollen zehn Informationen genanntwerden, die Sie zu einem solchen Meeting vorbereiten sollten, da sie für die genannten Ämter und Organisationen unerlässlich sind.

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 10 Nennungen

Lösungsansatz (Zehn davon nennen):

- Angaben zu Veranstalter und Agentur

- Kurz-Konzeption und Präsentation der Veranstaltung

- Grundrisspläne und Aufzeichnungen geplanter Flächen

- Zeltübersichten und Bestuhlungspläne

- Zeitangaben zur An- und Abreisesituation, Angaben zur Reiselogistik

- Zeitpläne für die Veranstaltungsteile sowie Auf- und Abbaupläne

- Programmangaben zu Außenprogramm und zentralem Programm

- Konzeption und Zeitablauf der Revue

- Sicherheitskonzept

- Produktions-Rider mit Auflistung der Ansprechpartner der beteiligten Firmen

- Aufstellung der Catering- und Serviceflächen inkl. Strom- und Wasserbedarf

Frage 1.5 (10 von 100 Punkten)

Es sollen fünf sinnvolle Fragen für einen Fragebogen formuliertwerden, der zum Zwecke der Nachbereitung der Veranstaltung per Post in die Versicherungsfilialen geschickt werden soll.

Bis zu 2 Punkte für die richtige von 5 Fragen

Lösungsansatz, z.B.

- Wie waren Sie mit den Programmpunkten zufrieden?

- Wie zufrieden waren Sie mit dem organisatorischen Ablauf?

- Wie gut fühlten sie sich vorab informiert?

- Wie zufrieden waren Sie mit der Organisation der An- und Abreise?

- Haben Sie Verbesserungsvorschläge für eine Neuauflage der Veranstaltung?

Frage 1.6 (10 von 100 Punkten)

Es sollen fünf Medien und die dazugehörige Zielgruppe genanntwerden, die durch eine Dokumentation der Veranstaltung durch die Universal Event GmbH erreicht werden sollen. Die jeweilige Dokumentation soll die Leistungsfähigkeit der Agentur auf dem Veranstaltungsmarkt verdeutlichen.

Anmerkung des Autors: Es sind Dokumentationsformen zur Vermarktung der Agentur gemeint.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 5 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige Zielgruppen-Zuordnung

Lösungsansatz, z.B.

IHK-Abschlussprüfung Winter 2004/2005 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

Synopsis: Situation zur 1. Aufgabe

Die Universal-Event GmbH (dienstleistende Agentur) soll für die Kosmetikfirma „DIVA“ (Veranstalter) eine Produktpräsentation planen und organisieren. Am Mittwoch, den 10. November soll zwischen 8:00 und 18:00 Uhr eine Produktpräsentation der neuen Make-up-Serie „Ladies Dreams“ vor 300 ausgewählten Fachhändlern veranstaltet werden (mit Video- und Beamerpräsentation und Live-Vorführung extravaganter Schminktechniken durch den Make-up-Artist Rene Visage als Kameralivebild auf die Leinwand). Catering soll an runden Stehtischen im Veranstaltungsraum erfolgen. Ein Budget wird in bestimmter Höhe zur Verfügung gestellt.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen

Frage 1.1 (22 von 100 Punkten)

Es sollen Locations gescoutet werden. Dafür sollen fünf Informationen genanntwerden, die man zu den Locations einholen sollte, zwei davonsollen erläutertwerden.

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 5 Angaben, je bis zu 6 Punkte für die richtige von 2 Erläuterungen

Lösungsansatz, z.B.

(5 Aspekte auswählen, zusätzlich zwei Begründungen:)

Frage 1.2 (25 von 100 Punkten)

Synopsis: Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.2

Der Veranstalter DIVA hat sich für das angebotene „Romantic-Conference-Hotel“ entschieden. Ihnen liegen die Grundrisszeichnungen der zur Verfügung stehenden Tagungsräume sowie die entsprechende Mietpreisliste des Hotels vor:

Raum Bach (300 qm, 600,00 EUR), Raum Mozart (600 qm, 1.300,00 EUR), Raum Rossini (800 qm, 1.600 EUR), Mietkosten für die Räume (einschließlich Beamer, Videoanlage und Flip Chart)

Tagesmiete für technische Einrichtungen: Live-Projektion 150,00 EUR, Tagungsgetränke 5,00 EUR pro Person, Mittagessen: 20,00 EUR pro Person, alle Preise netto zuzüglich 16 % Mehrwertsteuer.

Weitere Anforderungen aus dem Briefing des Kunden: Zur Präsentation Sitzplätze für alle 300 Teilnehmer; Catering innerhalb des Konferenzraumes von einem zentralen Buffet (Getränke und Fingerfood), Verzehr an vorgesehenen Stehtischen (60 cm Durchmesser). An den runden Tischen können ca. 5 Personen stehen, der Platzbedarf bei 4 Tischen inklusive Bewegungsfläche beträgt ca. 12 qm.

Zu berücksichtigende relevante Regelungen aus der Versammlungsstättenverordnung:

- Platzbedarf in den Stuhlreihen (2 Personen pro m²)

- Durchgangsbreite zwischen den Stuhlreihen mind. 2 m

- Türen/Fluchttüren (in den Grundrisszeichnungen jeweils vorgeben)

Es soll unter Berücksichtigung der relevanten Entscheidungskriterien ausführlich erläutert und begründetwerden, welcher Raum für die Veranstaltung vorgeschlagen werden soll.

Bis zu 25 Punkte für die schlüssige Begründung

Lösungsansatz

Herleitende kriterienorientierte Entscheidung:

Der geeignete Raum für die Durchführung der geplanten Veranstaltung ist der Raum Rossini.

Anmerkung zur Bewertung: Auch der Raum Mozart ist möglich, der stechende Vorteil sind die geringeren Kosten.

Frage 1.3 (15 von 100 Punkten)

Es sollen auf Basis des Vorschlages und der Angaben in 1.2 die Kosten kalkuliertwerden.

Bis zu 15 Punkte für die schlüssige Kalkulation (inkl. USt.)

Lösungsansatz

Eine etwas höhere Anzahl von Personen (Mitwirkende und Präsentatoren) ist möglich.

Frage 1.4.1 (16 von 100 Punkten)

Es soll auf dem Millimeterpapier unter Berücksichtigung der oben genannten Vorgaben eine Aufrisszeichnung skizziertwerden, in dem die Bestuhlung, die Cateringfläche und die Präsentationsbereiche berücksichtigt werden.

Bis zu 16 Punkte für die schlüssige Zeichnung (Details bewerten)

Lösungsansatz

Grobe Zeichnung Raum Rossini

Kriterien zur Bewertung:

- Ausreichend Stuhlreihen mit Sitzmöglichkeiten für alle Teilnehmer

- Anordnung der Stuhlreihen mit gutem Blick auf die Präsentationsfläche und die Video- und Beamerprojektion

- Rettungswegbreite

- zentrales Buffet,

- Genaue Anordnung von Stehtischen

(Vgl. Musterzeichnung auf der folgenden Seite)