Marco Gödde - 12 Musterlösungen (Ansätze) Eventmanagement für Veranstaltungskauffrau und Veranstaltungskaufmann

Bitte trainieren, immer präzise auf den Fragesatz zu antworten, um nicht auf die falsche Fährte zu geraten. Und beim Beantworten immer kurz gegen kontrollieren, ob man auch immer noch die Frage beantwortet.

Gut ist es, eine strukturierte Antwort abzuliefern:

- bei Aufsatzform die Technik Einleitung / Hauptteil / Abschlusssatz

- bei Auflistungen vom Wichtigen zum Unwichtigen

- Bei Tabellen die Definitionszeile und evtl. -spalte logisch füllen und die Felder systematisch nutzen

Bei stichwortartigen Antworten bitte immer genügend Worte schreiben!

Es macht übrigens keinen Sinn, mit Schrot zu schießen, wenn man etwas nicht genau weiß. Nicht Masse sondern gezielte Klasse ist hier gefragt. Wenn vier Aspekte gefragt sind, dann bitte auch nur vier nennen– und zwar in einer wertigen Reihenfolge. Der IHK-Prüfer darf nur die ersten vier Aspekte werten – sollten acht genannt sein, davon unter den ersten vier zwei falsche und unter den letzten vier drei richtige sein, darf der Prüfer nur die beiden richtigen unter den ersten vier werten!

Es lohnt sich immer, schön zu schreiben und überlegt zu antworten!

Der korrigierende Prüfer freut sich über eine professionelle Leistung mehr als über chaotisches Geschmiere!

Dazu ruhig das bereitgestellte Papier zum Vorschreiben nutzen. Dabei allerdings den Zeitdruck beachten!

Gezielt Fachworte streuen, allerdings nur, wenn Du auch genau weißt, was sie bedeuten!

Strategien für die Beantwortung der ungebundenen Fragen:

Das IHK-100-Punkte-System

Der IHK-Notenschlüssel:

Und los geht’s…

Das Musterunternehmen

Die Prüfung wird grundsätzlich aus der Perspektive einer virtuellen Full-Service-Eventagentur abgefragt:

Name, Geschäftssitz:Juniversal-Event GmbH, Unter den Eichen 69, 10987 Berlin, Handelsregister: Amtsgericht Berlin HR A 93705, Telefon: 030/1234567, Telefax: 030/1234568, GF: Martha Hardt

Unternehmensgegenstand:Planung und Durchführung von Messen, Kongressen, Konzert- und Eventveranstaltungen sowie Künstlervermittlung

Mitarbeiter:25 Festangestellte, 10 freie Mitarbeiter, 5 Auszubildende

Abteilungen:Geschäftsleitung, Sekretariat, Projektabteilungen, Rechnungswesen/Controlling, Personal/Verwaltung

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2004 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

Synopsis: Situation zur 1. Aufgabe

Es geht um eine Mitarbeiter-Veranstaltung zum 125-jährigen Jubiläum einer deutschen Versicherung im Juni 2003, Ort ist das Fußballstadion Waldstadion Frankfurt (mitten im Wald des Frankfurter Stadtteils Niederrad in der Einflugschneise des Flughafens gelegen). Die Location hat ein Fassungsvermögen von 60.000 Zuschauern mit überdachten Tribünen und einem Leichtathletik-Sportfeld. Eingeladen wurden alle deutschlandweit beschäftigten 29.000 Mitarbeiter, angemeldet haben sich 21.000 Gäste. 16.000 Gäste reisen mit 24 Sonderzügen in der Zeit zwischen 14:45 – 17:00 Uhr an, ca. 3.500 Gäste nutzen regionale öffentliche Verkehrsmittel, nur ca. 1.500 Personen reisen mit eigenem PKW bzw. mit Bussen an (1.000 PKW-Stellplätze stehen auf dem Waldparkplatz und ca. 10 Bus bzw. Lkw-Stellplätze am Gleisdeck rechtzeitig zur Verfügung). Ab 15 h beginnt der Einlass an den entsprechenden Eingängen des Stadiongeländes.

Außenprogramm zum dezentralen Teil des Jubiläumsprogramms

Drei Programm- und Cateringzelte, zwei Programm-Zirkus-Zelte (Gesamtfläche von 11.000 qm) auf den Vorfeldern des Stadions und auf dem Hockeyplatz, davon drei mit Bühnen (mit einem Programm, das durch die Mitarbeiter gestaltet wird), dazu weitere Küchen-, Info-, Backstage- und Technikzelte (Gesamtfläche ca.12.500 qm). Zusätzlich zu den vorhandenen Sanitäranlagen weitere 15 Toiletten-Container. 15.00 Uhr Öffnung der Zelte 3 und 4, ab 15.30 Uhr Öffnung Zelte 1,2 und 5. Darüber hinaus Fun-Sport-Aktivitäten, z.B. Bullriding und 15 Walk-Acts (Stelzenläufer, Zauberer usw.).

Innenprogramm zum zentralen Teil des Jubiläumsprogramms und Auslassprogramm

Einlass um 19:30 Uhr in die Hauptarena, Blockeinteilung nach Vertriebsregionen (bereits auf der Eintrittskarte angegeben) auf die entsprechenden Eingänge. Schließung der Cateringzelte von ca. 20:00 Uhr – 22:30 Uhr. Unterhaltsames Showprogramm in einer revueartigen „Zeitreise“ durch 125 Jahre Geschichte des Versicherungsunternehmens (von 20:00-22:00 Uhr). Bekannter Moderator. Im Anschluss an die Zeitreise 20 minütiges Finale als Multi-Media-Show mit Großbildprojektoren, Licht- und Lasereffekten, Pyrotechnik und Musik, Ende gegen 22:40 Uhr. Blockweise, mit dem Sonderzugfahrplan verzahnte Abreise zwischen 22:58 und 01:57 Uhr. Start des separaten Auslassprogramms für ca. 5000 Gäste mit längeren Wartezeiten auf dem Außengelände in den Zelten 1 und 2 ab 22:30 Uhr (Musik Getränkeausschank). Gegen 01:30 Uhr letzte Abreise.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen

Frage 1.1 (20 von 100 Punkten)

Es soll auf Basis der beschriebenen Angaben ein grober Ablaufplan erstelltwerden.

Anmerkung des Autors: Bei der Lösung nicht von den kleinen Zeitfehlern im Original-IHK-Formularvordruck beeinflussen lassen

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 10 Angaben

Lösungsansatz

Programmablauf

Frage 1.2 (20 von 100 Punkten)

Es sollen vier Gründedafür erklärtwerden, warum der dezentrale Teil des Programms wie beschrieben konzipiert wurde.

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 4 Nennungen, je bis zu 3 Punkte für die richtige von 4 Erklärungen

Lösungsansatz

Folgende vier Gründe können dafür angeführt werden, dass der dezentrale Programmteil so wie beschrieben konzipiert wurde:

- Versetzte Ankunft der Gäste: Durch die hohe Besucherzahl und dadurch, dass die Gäste mit Sonderzügen und den anderen Verkehrsmittel versetzt ankommen, ist ein zentrales Programm noch nicht möglich. Das dezentrale Programm dient der direkten Unterhaltung der jeweils ankommenden Gäste, bevor sie im Innenraum des Stadions gemeinsam das Hauptprogramm erleben können.

- Spannungsaufbau: Das in verschiedenen Zelten und weiteren Attraktionen aufgeteilte einführende Programm dient dem Aufbau eines Spannungsbogens, der im zentralen Programm seinen Höhepunkt findet.

- Mitarbeitereinbindung und –motivation: Der Umstand, dass die Mitarbeiter das Bühnenprogramm (im Außenprogramm) selbst gestalten, führt zu einer erhöhten Aktivierung und Identifikation mit der Jubiläumsfeierlichkeit, erzeugt ein intensiveres Erleben der Veranstaltung und hinterlässt einen nachhaltigen emotionalen Eindruck.

- Kommunikativer Charakter: Das Außenprogramm hat einen geselligen Zelt-Charakter und ermutigt die Besucher, sich gegenseitig auszutauschen, kennen zu lernen und mit Bekannten aus den eigenen der anderen Abteilungen Spaß zu haben.

- Verpflegung der hohen Gästezahl: Eine ausreichende Verpflegung der vielen Gäste ist nur zeitlich gestaffelt möglich. Während dieser Phase dient das ausführliche begleitende Entertainmentprogramm zu einer Unterhaltung der Besucher.

Frage 1.3 (20 von 100 Punkten)

Es sollen 10 Ämter und Organisationen genanntwerden, die unbedingt zu einem Vorbereitungsmeeting eingeladen werden sollten.