María José García Casermeiro - Técnicas de información y atención al cliente/consumidor. COMV0108

Se exponen algunos consejos que facilitarán un mejor trabajo.

1. Aprender de memoria los datos que se emplean usualmente y que no cambian.

2. Crear un sistema de referencias propio, asegurándose de que el sistema que se utilice pueda ser fácilmente puesto al día cuando sea necesario.

3. Tener siempre cerca los libros y materiales de consulta que se necesiten habitualmente. Así se ganará tiempo y nadie tendrá que perderlo buscando.

4. Cuando se necesite información más especializada, se debe saber dónde dirigirse y a quién pedirla.

Consejo

Consulta en...

Guías telefónicas, diccionarios, guías de transportes, horarios de líneas aéreas, etc. Asegurarse de que la guía que se tiene es la última edición, ya que un cambio en cualquiera de ellas podría tener un efecto negativo en el trabajo.

Consejo

Búsqueda de información especializada

Cómo hacer una publicación en la prensa local, cómo legalizar un documento, dónde pagar los impuestos, las imposiciones del personal, etc.

Resulta fundamental ser consciente del campo de acción de nuestro trabajo, de la información que este requiere y saber dónde buscarla.

4. Las fuentes de información

La conocida frase “la información es poder” resulta muy apropiada para iniciar este punto. Quien tiene más y mejor información tiene más probabilidades de sobrevivir. En este caso, hablamos de las empresas.

Lo cierto es que tomar decisiones sin información es hacerlo por pura intuición, y esta, la mayoría de las ocasiones, nos puede arrastrar al error. Sin información no hay decisión adecuada y sin buena información no existe decisión acertada.

Las fuentes de información son las personas u organizaciones de las que se obtienen los datos que posteriormente serán objeto de análisis en el proceso de la investigación comercial.

Para realizar una correcta interpretación y aplicación de los datos procedentes de una información debemos comprobar:

a. El grado de fiabilidad de la información. No todas las informaciones nos garantizan el mismo rigor y objetividad. Lo ideal en este caso sería someter a un análisis objetivo la información obtenida examinando el método que se siguió para obtenerla, así como las personas e instituciones que recogieron los datos y publicaron la información.

b. La periodicidad con la que es renovada la información utilizada.Con ello, tratamos de asegurar en todo momento el manejo de datos más recientes y ajustados a la realidad.

c. El grado de discriminación o de detalle que tiene la información registradadistingue los diversos tipos y características del fenómeno estudiado, pero otras veces la información, aun siendo muy fiable, se presenta poco discriminada.

Una vez que se ha determinado la información necesaria, se plantea la necesidad de analizar las fuentes de donde la podemos obtener. Estas fuentes de información serán distintas dependiendo de los diferentes tipos de datos que la compongan.

De forma general, la información puede ser clasificada en función de diversos criterios:

Antes de abordar los sistemas de información es conveniente poner en evidencia una adecuada coherencia de los procesos de información en la toma de decisiones.

Las etapas necesarias en todo proceso de búsqueda de información son:

Puesta en evidencia del deseo de información.

Determinación de las fuentes a las que acudir.

Recogida de la información precisa.

Tratamiento.

Difusión de la información.

Los controles de la información.

4.1. Fuentes de información en función de su grado de elaboración

Para desarrollar investigaciones básicas o aplicadas puede acudirse a diversas fuentes de información, que pueden ser clasificadas en primarias y secundarias, internas o externas.

Las fuentes primariasson las que generan datos primarios, es decir, aquellas que se obtienen de modo específico para la investigación que se va a efectuar.

Las fuentes secundariasson las que contienen datos secundarios, que ya estaban disponibles, pues se habían obtenido en estudios anteriores, y sirven para los fines de la investigación que se va a realizar.

Si se parte de esta clasificación, se debe matizar que es aconsejable acudir a datos primarios una vez agotadas las fuentes de datos secundarios o en el supuesto de que estos no existan o sean insuficientes. La razón principal de ello es el incremento en el coste que supone la consecución de datos primarios.

A continuación, se explica de manera más detallada cada una de estas fuentes.

Fuentes de información primarias

Como hemos visto, la fuente de información primaria es toda aquella que se realiza directamente para un propósito específico.

Las fuentes primarias de recogida de información son aquellas que se crean en el momento de realizar una investigación, porque no existe información previa que sirva para alcanzar los objetivos que se persiguen.

Las fuentes de información primaria, como venimos afirmando, se pueden clasificar en internas,cuando la información se obtiene a partir de datos de la propia empresa, y en externas,cuando los datos proceden del entorno empresarial. La información primaria externa es la que adquiere mayor relevancia desde la perspectiva de la gestión comercial. Para ello, se han desarrollado técnicas que tradicionalmente se tienden a clasificar en función de la naturaleza cuantitativa o cualitativa de la información.

Antes de proseguir, debemos detenernos en este punto: la naturaleza cuantitativa y cualitativa de los estudios.

Fuentes de información secundarias