María José García Casermeiro - Técnicas de información y atención al cliente/consumidor. COMV0108

Sistema de ordenación y clasificación geográfico

El sistema ordena la información de la empresa atendiendo a la localización geográfica de su procedencia. El mismo criterio se puede emplear con los clientes, proveedores, etc.

En general, teniendo en cuenta el territorio geográfico en el que opera la empresa y las necesidades de cada entidad a la hora de ordenar y clasificar sus documentos, se utilizan las siguientes divisiones territoriales:

Continente.

País.

Comunidad autónoma.

Provincia.

Comarca.

Municipio.

Calle, número.

Nombre de la empresa, ya sea persona física o jurídica.

La clasificación geográfica suele utilizar un orden alfabético, pero respetando una serie de reglas:

Las palabras calle, plaza, avenida, etc., no son elementos para la ordenación alfabética. Únicamente se toma el nombre de la vía pública. Por ejemplo, en lugar de considerar “calle Pío XII”, se considera “Pío XII” (a la hora de realizar la clasificación del documento de que se trate).

En el caso de que las calles vengan identificadas por un número además del nombre (5ª avenida), el número se expresa en letra y se ordena alfabéticamente (Quinta avenida).

Nota

La clasificación geográfica es utilizada, normalmente, para ordenar la correspondencia con la clientela, o los ficheros de clientes, o también las listas de direcciones.

Ejemplo

La empresa juguetera “Muñecox” desea hacer una base de datos en la que se contemplen a todos sus clientes, principalmente jugueterías. Para ello, se basarán en una serie de cartas de pedido. Estas cartas tienen la fecha de entrada en la empresa correspondiente al último año, según consta en el Libro de Registro de Entrada de Correspondencia. El sistema de clasificación que va a utilizar es el geográfico, y ha optado por escoger como primer orden la provincia a la que pertenecen las poblaciones, el segundo la población, seguido de la ubicación exacta de donde proceden los documentos.

La empresa decide comenzar por la Comunidad de Extremadura.

Datos de que dispone la empresa:

Para realizar una clasificación geográfica utilizando los datos dados, en primer lugar, se han seleccionado las provincias pertenecientes a la comunidad autónoma de Extremadura, siguiendo un orden alfabético, después las poblaciones y las vías públicas pertenecientes a cada una de ellas, teniendo en cuenta también el orden alfabético. El resultado sería:

Sistema de ordenación y clasificación por asuntos o materias

El sistema de clasificación por asuntos o materias ordena los documentos según los asuntos, ideas o contenidos que los caracteriza, como pueden ser las devoluciones de ventas, por qué se han producido, etc.

En este sistema, el nombre de las personas, firmas comerciales o fechas no se consideran. Sin embargo, el sistema de clasificación por asuntos puede combinarse con las reglas de orden alfabético, numérico o alfanumérico.

Una vez definidos los temas, se pueden realizar unos criterios:

Orden alfabético de contenidos.

Reagrupación de los contenidos según categorías lógicas.

La clasificación por temas es bastante utilizada en bibliotecas y librerías, en las cuales se ordenan los libros agrupándolos en diferentes departamentos según su temática: novela, volúmenes jurídicos, idiomas, etc.

4. Resumen

El archivo constituye la ordenación y clasificación de los distintos documentos existentes en una empresa u organización, es el “conjunto orgánico de documentos que una persona, sociedad o institución, produce en el ejercicio de sus funciones o actividades.”

Así, archivar es el procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa de manera metódica.

El proceso implica la creación y mantenimiento de un archivo que conlleva un meticuloso proceso, compuesto por varias fases: identificación, valoración y organización. Esta última comprende los pasos de clasificación, ordenación, estampillado e instalación.

Los ficheros pueden ser organizados atendiendo a distintos criterios, como pueden ser el numérico, el alfanumérico, el cronológico, el geográfico o por asuntos y materias.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. ¿Cuáles son las principales funciones del archivo?

2. A continuación se verá como Laura, secretaria de una empresa de limpieza, realiza el proceso de archivo de varias facturas que le han llegado por una serie de servicios contratados por la corporación para la que trabaja. Los pasos de archivo se exponen de manera desordenada. Indique en cada caso, de qué paso del proceso de archivo se trata.

3. Indique en qué archivo (activo, semiactivo o inactivo) colocaría los siguientes documentos.

a. Balances contables del año anterior.

b. El acta de reunión de socios ordinaria celebrada dos años atrás.

c. Fichas de datos de clientes.