Liliana Navarro Almuedo - Planificación, organización y control de eventos. HOTG0108

Aunque, como ya se ha ido viendo, el turismo de negocios se nutre en su mayoría de los mismos proveedores que el resto de segmentos turísticos, se hace necesario definir y clasificar a algunas empresas que, por su especial naturaleza, resultan de especial relevancia para este segmento turístico. A continuación se explican algunas de ellas.

Sus siglas se corresponden a Organizadores Profesionales de Congresos. Entre sus funciones principales están la consultoría, asesoramiento, planificación, organización, dirección y control de congresos, ferias, convenciones y otros eventos de naturaleza análoga. Algunos ejemplos son:

1 Ayuda para definir los objetivos que se desean lograr. Facilitación de los locales donde vaya a celebrarse el congreso.

2 Asesoramiento en la decisión de fechas y duración del evento.

3 Cotización del evento.

4 El establecimiento de un plan de marketing y una planificación general por etapas.

5 Labores de promoción y comunicación.

6 El asesoramiento en la búsqueda de financiación y patrocinadores.

7 La tramitación de los permisos administrativos.

8 La preparación del acto inaugural, y de clausura.

9 La gestión de protocolo.

Además, suelen prestar servicio de intermediación en la contratación de cualesquiera otros servicios necesarios para la realización de un congreso o del evento. Como, por ejemplo:

1 Diseños de espacios.

2 Producción.

3 Catering.

4 Diseño y fabricación de stands .

5 Audiovisuales.

6 Personal de asistencia.

7 Servicios de traducción.

8 Alojamiento.

Estas empresas deben figurar inscritas como tal en el Registro del Ministerio de Turismo o, en su defecto, en el Registro de Turismo de la comunidad autónoma a la que pertenecen, y deberán constituir la fianza, así como cumplir con el resto de requisitos que les sean exigibles de acuerdo a la normativa vigente en cada caso.

Actividades

3. ¿Existe alguna OPC en su provincia o comunidad autónoma? Si es así:

1 Indique su página web.

2 Indique cuáles son sus funciones principales.

3 Indique alguna otra información importante.

Tendrán la consideración de agencias de viajes las empresas que se dediquen a la organización y/o comercialización de viajes combinados.

Según el RDL 1/2007, se entiende por viaje combinado: ”la combinación previa de, por lo menos, dos de los elementos señalados en el párrafo siguiente, vendida u ofrecida en venta con arreglo a un precio global, cuando dicha prestación sobrepase las 24 h o incluya una noche de estancia”.

Los elementos a que se refiere el párrafo anterior son los siguientes:

1 Transporte.

2 Alojamiento.

3 Otros servicios turísticos no accesorios del transporte o del alojamiento y que constituyan una parte significativa del viaje combinado.

Pero, además de la elaboración y/o comercialización de viajes combinados, las agencias de viajes desarrollan otras funciones, como son:

1 Función productora: consiste en la elaboración de “paquetes turísticos” o viajes combinados, que están compuestos de dos o más servicios turísticos básicos. Esta función puede ejercerse de dos formas:A la demanda o a la carta: mediante esta opción el cliente final es el que se dirige a la agencia de viajes para que esta le confeccione un paquete turístico que se ajuste a sus necesidades.A la oferta o forfait: en este caso es la propia agencia de viajes la que crea un paquete turístico concreto para ponerlo a la venta en el mercado en general.

2 Ventas o “intermediación pura”: esta función se aprecia claramente en el caso de las agencias de viajes minoristas, que son las que se dirigen al cliente final. Las agencias ejercen esta función cuando se dedican a vender productos que han sido diseñados por otra agencia de viajes (mayorista) o cuando actúa como intermediaria entre un prestador de servicios y el cliente final (alquiler de coche, reserva de hotel, etc.).

3 Información, asesoramiento y “respaldo”: ya se ha dicho anteriormente que, a la hora de consumir productos o servicios turísticos, el usuario se enfrenta a una serie de incertidumbres y desconocimientos. Las agencias de viajes se encargan de cubrir esa deficiencia, proporcionando al cliente la información requerida, asesorándole sobre el producto que mejor se adapta a sus necesidades y actuando como “cara visible” a la que poder acudir en caso de que surja algún imprevisto.

4 Promoción: esta función es más propia de las agencias de viajes mayoristas quienes, en ocasiones, cuando lanzan un nuevo producto o incorporan un nuevo destino a su gama de productos, organizan jornadas de familiarización con el destino para las agencias de viajes minoristas y, menos frecuentemente, para el cliente final.

5 Representación: las agencias de viaje, en ocasiones, pueden ejercer como representantes de otras agencias, por ejemplo, para dar un mejor servicio al cliente cuando se encuentra en el destino elegido.

6 Función financiera: algunas veces, las agencias de viajes actúan financiando las compras de productos que no son, en un principio, netamente propios de su actividad pero que su cliente necesita. Por ejemplo: imagínese una agencia de viajes que está organizando un congreso para un cliente. Este quiere otorgar a los asistentes al congreso un detalle, por ejemplo, un llavero. La agencia de viajes puede actuar comprando estos llaveros para su cliente y facturándoselos posteriormente como cualquier otro de los servicios contratados para la organización del congreso. Esta función es característica de las agencias que se dedican a MICE.

Las funciones expuestas hasta ahora se denominan funciones de Front-of-the-office,porque se realizan de cara al cliente. Pero existe un segundo grupo de funciones, que se denominan Back-of-the-officeporque no se realizan de cara al cliente, sino que son necesarias para el propio funcionamiento de la empresa. Pertenecen a este segundo grupo las funciones de administración, negociación con proveedores, planificación, gestión financiera, etc.

Sabía que...

Thomas Cook fue un empresario inglés que organizó el primer viaje combinado de la historia, dando lugar al concepto moderno de agencia de viajes. El viaje tuvo lugar en el año 1841 y consistió en fletar un tren para asistir a un congreso antialcohol en Loughborough (Reino Unido).

Clasificación de las agencias de viajes

En cualquier caso, las agencias de viajes deberán figurar inscritas como tal en el Registro de Turismo de la comunidad autónoma donde presten sus servicios, quedando clasificadas en alguna de las categorías administrativas siguientes:

1 Agencias de viajes mayoristas: su labor principal consiste en la elaboración de viajes combinados para su posterior comercialización a través de las agencias minoristas. En ningún caso podrán dirigirse al consumidor final.

2 Agencias de viajes minoristas: pueden comercializar los viajes combinados elaborados por las agencias mayoristas o elaborar y comercializar los elaborados por ellas mismas. En este segundo caso (cuando los viajes los elabora ella misma), solo podrá comercializarlos al cliente final, pero nunca a través de otras agencias de viajes minoristas.