José Pérez Chávez - Contabilidad electrónica y su envío a través del Portal del SAT 2020

7. Consistencia

Ante la existencia de operaciones similares en una entidad, debe corresponder un mismo tratamiento contable, el cual debe permanecer a través del tiempo, en tanto no cambie la esencia económica de las operaciones.

De acuerdo con los artículos 28 y 45 del Código, la contabilidad, para efectos fiscales, se integra con los elementos siguientes:

1. Libros, sistemas y registros contables.

2. Papeles de trabajo.

3. Estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales.

4. Control de inventarios y método de valuación.

5. Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.

6. Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal, así como sus registros.

7. Documentación comprobatoria de los asientos respectivos.

8. La documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes.

En el Reglamento del Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a este numeral, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Al respecto, el rubro A del artículo 33 del Reglamento del Código establece que los documentos e información que integran la contabilidad son los siguientes:

1. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos.

2. Los avisos o solicitudes de inscripción al RFC, así como su documentación soporte.

3. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos.

4. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de cr édito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente.

5. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente.

6. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones.

7. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior.

8. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios.

9. Las demás declaraciones a que estén obligados en los términos de las disposiciones fiscales aplicables.

A su vez, el primer párrafo del artículo 34 del Reglamento del Código señala que el contribuyente deberá considerar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo.

De conformidad con la fracción II del artículo 28 del Código, los registros o asientos contables deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de ese Código y las disposiciones de carácter general (reglas misceláneas) que emita el SAT.

Al respecto, el rubro B del artículo 33 del Reglamento del Código señala que los registros o asientos contables deberán satisfacer los requisitos siguientes:

1. Ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realicen las operaciones, actos o actividades a que se refieran, a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad.

La fracción II de la regla 2.8.1.17 de la RMF2019 indica que el registro de los asientos contables de referencia, se podrá efectuar a más tardar el último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la actividad u operación.

El último párrafo de la citada regla establece que en los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinta a la realización de la póliza contable, el contribuyente podrá considerar como cumplida la obligación si la diferencia en días no es mayor al plazo previsto en el párrafo anterior.

2. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando lo siguiente:

a) El movimiento de cargo o abono que a cada operación, acto o actividad corresponda.

b) Los nombres de las cuentas de la contabilidad.

c) El saldo al final de la cuenta del periodo de registro inmediato anterior.

d) El total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo de que se trate.

e) El saldo final de cada cuenta.

Podrán llevarse libros diario y mayor por establecimientos o dependencias, por tipos de actividad o por cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberán existir los libros diario y mayor general en los que se concentren todas las operaciones del contribuyente.

3. Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse lo siguiente:

a) La forma de pago.

La fracción III de la regla 2.8.1.17 de la RMF2019 señala que cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, se podrá incorporar en los registros la expresión “NA”, en lugar de señalar la forma de pago a que se refiere este inciso, sin especificar si fue de contado, a crédito, a plazos o en parcialidades, y el medio de pago o de extinción de dicha obligación, según corresponda.

b) Las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate.

4. Permitir la identificación de las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria o con los comprobantes fiscales, de tal forma que puedan precisarse los datos siguientes:

a) La fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión.

b) Su descripción.

c) El monto original de la inversión.

d) El porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso.

e) La fecha de inicio de su deducción.

En relación con este numeral, la fracción I de la regla 2.8.1.17 de la RMF2019 señala que los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones, relacionándola con la documentación comprobatoria que permita identificar los datos mencionados en los incisos a) al d) de este numeral, son parte de la contabilidad.

5. Relacionar cada operación, acto o actividad con los saldos que den como resultado las cifras finales de las cuentas.

6. Formular los siguientes estados financieros:

a) De posición financiera.

b) De resultados.

c) De variaciones en el capital contable.

d) De origen y aplicación de recursos.

También se deberán formular las balanzas de comprobación, incluyendo las cuentas de orden y las notas a dichos estados financieros.

7. Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación.

8. Identificar las contribuciones que se deban cancelar o devolver, en virtud de devoluciones que se reciban y descuentos o bonificaciones que se otorguen conforme a las disposiciones fiscales.