Juan de Dios Orozco López - Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales.

La sabiduría popular castellana transmitida de padres a hijos ha suplido en el pasado las formas de traspasar el conocimiento que ahora se imparte en los centros docentes, constituyéndose, los aforismos o proverbios, en las reglas consuetudinarias que han permitido hacer las cosas bien o, al menos, de un modo aceptable a los ojos de los demás.

Uno de los proverbios en lengua castellana más ampliamente difundido ha sido “Donde fueres, haz lo que vieres”. En esta corta frase se encierra mucha sabiduría popular y se pone en valor el respeto por las costumbres de personas ajenas a nuestro entorno social. El respeto a lo que sienten o dan por bueno otros es la base del éxito en las relaciones sociales.

Pero poner de manifiesto que se respeta la diferencia, que se observan y cumplen las normas de determinados grupos sociales y que se pone empeño en imitar comportamientos valorados como positivos por personas con cultura diferente a la nuestra, no hace más que manifestar nuestra amplitud de miras y nuestra capacidad de adaptación. Nada más importante para alguien que se dedica al protocolo que la adaptación al medio para no destacar y pasar desapercibido. El mejor protocolo es el que ni se ve ni se nota. De hecho, cuando se descubre una sobreactuación personal o una forma barroca o rebuscada en el desarrollo de un acto, se dice que no ha habido naturalidad y, por tanto, no ha existido protocolo.

Observar lo que hacen los demás –o la mayoría–, imitando su comportamiento y sus gestos, evita destacar o parecer diferente y, lo que es mejor, previene del rechazo de un grupo. Si un grupo entiende que una acción es digna de elogio, no queramos, por innovar, cambiar lo que ha funcionado antes de que llegáramos nosotros. El respeto por la costumbre y por lo que los demás entienden que está bien hecho, entonces, parece ser un pilar importante del protocolo. Es necesario, por lo tanto, la aplicación del sentido común en las formas de proceder para no resultar una nota discordante en una reunión de negocios, por ejemplo.

Por otro lado, la economía de medios se hace necesaria en nuestros días tanto en ambiente oficial como en el empresarial. No se entendería hoy un gasto excesivo en la organización de un acto que no tuviese un retorno de la inversión que superase al gasto ocasionado. La sencillez está íntimamente ligada a la economía de medios.

En la organización de cualquier acto, la cantidad económica invertida debe ser menor que la revertida en forma de publicity[21]. De ahí que, para conseguir ese rendimiento en aplicación de las técnicas de protocolo moderno, se huya del lujo y del boato para acercarse a la sencillez que, por cierto, requiere creatividad, elegancia y un especial sentido para diferenciar lo superfluo de lo absolutamente necesario.

Tanto en la organización de actos en ambiente oficial como en el empresarial, el protocolo debe destacar por la parquedad en el gasto. Ello no quiere significar que, por ahorrar, haya que caer en lo chabacano y simplista porque ello iría en detrimento de la organización y del propio objeto del protocolo. Es cierto que resultar barroco tanto en los planteamientos personales como en las actuaciones profesionales no conduce nada más que al más absoluto de los ridículos.

Pero ser sencillo no significa ser simple. La sencillez huye de la extravagancia, la aparatosidad y la exageración y exige posiciones personales y profesionales de naturalidad y sobriedad. No me atrevería a hablar de minimalismo y sí de detalle, exactitud, planeamiento, formas y minuciosidad.

Observe el siguiente gráfico, que resume cuáles son los pilares del protocolo.

Claro está que, para poder colocar esos dos pilares del sentido común y la sencillez sobre los que descansa el edificio protocolario, es necesario saber cómo hacerlo. El sentido común lo aporta la experiencia y el conocimiento, mientras que la sencillez –relacionada, en este caso, con el sentido de la estética– es cualidad innata, creo yo.

Hemos hablado antes del respeto en su sentido más amplio y, naturalmente, no se puede respetar lo que se desconoce. Por eso, para tomarse la libertad de contravenir alguna norma –excluyendo las legales– es necesario conocer qué pauta o patrón de comportamiento se deja de seguir. En este sentido, hago mía la frase de la actriz y cantante norteamericana Lea DeLaria: “First learn the rules. Then break them[22]”.

Es muy cierto que para romper las reglas, antes hay que conocerlas. De lo contrario, ni siquiera se tendrá la certeza de si realmente se rompe con algo. El desconocimiento de lo que se debe o puede hacer en un momento determinado, impide tener conciencia plena del alcance de nuestras acciones profesionales o personales. Conociendo cómo actuar se sabrá qué hacer, permitiéndonos evaluar la trascendencia y las consecuencias de nuestra supuesta actuación rompedora.

Actuar a ciegas no es propio del que se dedica al protocolo. Así que la información y la formación se declaran como un factor decisivo para actuar, con criterio, de forma profesional.

Hablaremos más delante de las rupturas del protocolo reales que se producen, bien por ignorancia de las reglas o conscientemente, con una finalidad comunicativa. Hay otras rupturas de protocolo que son ficticias o simplemente son inventadas para conseguir titulares por parte de la prensa.

Baltasar Gracián tenía mucha razón cuando afirmaba: “El primer paso de la ignorancia es presumir de saber, y muchos sabrían si no pensasen que saben”.

En apartados anteriores he afirmado que el protocolo ha tenido diferentes funciones. Llega ahora el momento de justificar la práctica protocolaria en nuestros días y de dotar de contenido actualizado al protocolo.

Algunas de las misiones del protocolo en la historia de la humanidad podrían resumirse en:

Evitar conductas consideradas inapropiadas.

Proporcionar seguridad a quienes imponen la norma protocolaria.

Cohesionar a un grupo social, premiando determinados valores y castigando conductas no deseadas.

Elaborar procedimientos que la tradición ha validado.

Sin olvidar el sentido y el valor que históricamente se ha dado al protocolo, es necesario añadir otra función ineludible en una sociedad que cada día demanda más información y conocimiento. Me refiero a la comunicación, para la que la organización de actos se ha convertido en otra herramienta más que traslada a los diferentes públicos mensajes muy elaborados que tienen por finalidad influenciar o persuadir.

En las sociedades avanzadas democráticamente, los límites que establecen las normas oficiales son suficientemente amplios y, tanto en la práctica organizativa como en la forma de relacionarnos con los demás, debemos considerar con flexibilidad la demarcación del protocolo.

En este tipo de sociedades, la inmensa mayoría respeta la ley por convencimiento. En ellas, el protocolo social es puesto en práctica para integrar a las personas en lugar de rechazarlas. El protocolo sirve para acercar, en lugar de alejar.

El protocolo oficial, por otro lado, se basa en normas democráticamente sancionadas y, de forma explícita, se dispone que quien más votos obtiene en las urnas es quien goza del privilegio de ocupar puestos preferentes. Los cargos elegidos en las urnas preceden a los cargos designados estableciendo, aunque a veces se afirme lo contrario, una verdadera jerarquía que ha sido determinada por la voluntad popular. El protocolo oficial, entonces, tiene como finalidad la de escenificar la responsabilidad ganada lícitamente en las urnas. Así, la posesión de un título nobiliario ya no es razón suficiente para disponer de lugar preferente en los actos oficiales, como ocurriera en otros tiempos en España, por ejemplo.