Juan de Dios Orozco López - Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales.

Finalmente, todos los que nos dedicamos al protocolo hemos oído la tan manida frase, atribuida a Jordi Pujol, “Protocolo es la expresión plástica del poder”, que podría encajar muy especialmente en la definición de protocolo oficial.

De cada una de las definiciones anteriores he recogido alguna palabra significativa que sirva de guía para otra definición que usted mismo puede componer con las siguientes palabras.

Fernando Ramos: excelencia.

Felio A. Vilarrubias: usos y tradiciones.

José Antonio de Urbina: técnica.

José D. Barquero y Fernando Fernández: relacionan personas.

Jordi Pujol: plástica y poder.

Protocolizar es, en sentido estricto, ordenar con lógica una actuación para ser eficaces y ofrecer excelencia. Hacer protocolo es, también, aplicar determinadas técnicas para que un encuentro de personas tenga éxito y para que invitados y anfitrión se encuentren cómodos.

De otra parte tendríamos el protocolo social, que estaría relacionado con la cortesía y la etiqueta. Este tipo de protocolo está influenciado decisivamente por la cultura y, por lo tanto, por los valores que en ella son premiables. Ser protocolario estaría cercano en significado a ser persona que conoce y acata las normas para las relaciones sociales eficaces.

Muy al contrario de lo que se suele pensar, la cortesía no está restringida a determinados y exigentes círculos sociales de la clase alta. Ciertamente, cuando nos referimos a un modo de actuar cortés, lo hacemos respecto a la demostración de respeto, atención o afecto hacia los demás. En cuanto al término etiqueta, queda restringido, de una parte, al especial modo de actuar en actos públicos solemnes y, de otra, a la indumentaria para asistir a esos actos solemnes.

En resumen, de forma genérica, podemos diferenciar dos tipos de protocolo: protocolo para la organización de actos y el protocolo social.

Este libro se dedica a describir el funcionamiento del protocolo para la organización de actos –en tanto que en ellos se relacionan personas– desde su concepción hasta el cierre de los mismos que, por cierto, va más allá de su finalización.

Puede encontrar la definición de protocolo en el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española[16]. De las cuatro definiciones, solo una se acerca al concepto que manejaremos en estas páginas y, aun así, el protocolo del que hablamos, en su mayoría, no se pondrá en práctica en palacios ni con ceremonial diplomático.

La proclamación de S. M. el Rey Felipe VI no se produjo ni en un Palacio Real ni en presencia del cuerpo diplomático acreditado en España. (© Fotografía: www.abogadoalcazar.es)

El Dr. Fernando Ramos[17] afirma que, por su finalidad, las normas de protocolo se dividen en normas de conducta y normas de organización porque “por un lado, regulan el comportamiento de los ciudadanos y los grupos, por otro, poseen un carácter instrumental, para regular los procesos técnicos de identificación y aplicación del conjunto de normas que regulan la convivencia de los ciudadanos”.

Es muy cierto que las reglas son muy importantes y que la costumbre es también elemento a tener en cuenta en la elaboración de una definición acertada. Así que, valorando lo anterior, a efectos esclarecedores, yo distingo dos tipos de protocolo. A saber:

Protocolo para la organización de actos: es el que establece las normas de desarrollo de la organización de actos oficiales, empresariales o sociales.La persona que tiene la obligación de organizar actos en el ámbito oficial debe dominar la legislación que regula el régimen de precedencias[18] y las normas oficiales relacionadas con la simbología nacional[19], regional y local, entre otras.Debe conocer, también, las pautas de conducta establecidas en el protocolo social para hacer cómoda la estancia de las personas con las que trate.Para organizar actos se requiere ser profesional del mundo del Ceremonial y el Protocolo.

Protocolo social: es la convención social que establece las reglas de comportamiento personal en relación con los demás y que determina la aceptación o el rechazo del grupo.Los valores y creencias de una sociedad establecen las normas de protocolo social y, por lo tanto, una persona puede ser considerada de exquisitos modales en Francia y comportarse como un completo maleducado en China. Por este motivo, es importantísimo conocer los usos y costumbres de países ajenos al nuestro si, por ejemplo, queremos establecer relaciones diplomáticas o empresariales eficaces con personas de culturas diferentes. El conocimiento de las particularidades culturales de otros países se está convirtiendo en una herramienta fundamental para negociar con éxito en un ambiente internacional.

Ambos tipos de protocolo nacen del respeto y aceptación de normas que, en el caso de la organización de actos oficiales, dictan las instituciones oficiales que tienen potestad para ello. Por ser normas oficiales, son de obligado cumplimiento y la no observancia de las mismas puede constituir falta o, en el peor de los casos, delito.

En lo que se refiere a protocolo social, la convención o acuerdo social se convierte en verdadera norma que establece peculiaridades y diferencias entre grupos humanos. La propia sociedad determina qué valores merecen el premio y la consideración del grupo o la repulsa del mismo. Incluso dentro de un mismo país hay diferentes reglas de comportamiento, dependiendo de la procedencia social o profesión que se ejerza, entre otras circunstancias. Por eso, la latitud y longitud terrestre determinan, también, las pautas de comportamiento. Una broma puede resultar simpática en Sevilla y totalmente inconveniente en Barcelona.

Desde mi punto de vista, todas las definiciones de protocolo que puedan encontrarse estarán supeditadas a las dos anteriores. El nexo común entre ambas es el respeto por la norma, sea sancionada o forme parte de un acuerdo social implícito o explícito.

De acuerdo con lo anterior, creo que una definición genérica y moderna de protocolo podría ser el conjunto de normas (y técnicas) que contribuyen al éxito de las relaciones oficiales, políticas, diplomáticas, comerciales y sociales.

Por encima de todo, el protocolo es norma. Y las normas delimitan el comportamiento humano para la convivencia.

Sabino Fernández Campo[20], que fue Jefe de la Casa de S. M. el Rey de España afirma: “De la ausencia de protocolo al imperio absoluto de la grosería no hay más que un paso”. Ser grosero va mucho más allá de la inobservancia del decoro y la urbanidad para destacar la falta de “arte y pericia” en la manera de hacer las cosas.

Hacer protocolo requiere cualidades personales, conocimientos, capacidades y habilidades que describiremos más adelante.

Debemos ahora preparar los cimientos sobre los que construir el esqueleto protocolario de la organización de actos oficiales o empresariales y la estructura que nos permita establecer sólidas relaciones sociales.

Mucha gente desprecia el protocolo porque lo relaciona con formas rígidas de proceder o, en el caso del protocolo oficial, porque entienden que el establecimiento de normas separa a las autoridades de la sociedad a la que estas se deben. Nada más lejos de la realidad. El protocolo, cualquiera que fuera su definición, tiene por objeto el acercamiento, como ya se dijo. Por ello, no solo es necesario el conocimiento de la técnica, sino la aplicación del sentido común. Ello implica un cierto grado de disposición personal a hacer bien las cosas y a agradar a las personas.