Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Da Sie dieses Buch in den Händen halten, sind auch Sie wahrscheinlich ins kalte Wasser des Projektmanagements geschubst worden. Als unerfahrener Projektmanager brauchen Sie die verschiedensten Fähigkeiten und Techniken, damit Sie Projekte erfolgreich zu Ende führen können. Dieses Kapitel bringt Sie auf den rechten Weg und hilft Ihnen, echte Projekte von Scheinprojekten zu unterscheiden, zu verstehen, warum Projekte erfolgreich sind oder fehlschlagen, und wie ein echter Projektmanager zu denken.

Egal worin Ihre berufliche Tätigkeit besteht, Sie müssen täglich eine Vielzahl von Aufgaben erledigen: Memos vorbereiten, Sitzungen abhalten, eine Marketingkampagne entwickeln, in neue Büroräume umziehen. Oder läuft Ihr Tag vielleicht eher so ab: die Informationssysteme benutzerfreundlicher programmieren, eine Forschungsreihe für das Labor entwerfen, das Firmenimage verbessern? Nicht alle diese Aufgaben sind echte Projekte. Woran erkennt man, wann es sich um ein echtes Projekt handelt? Dieser Abschnitt hilft Ihnen bei der Beantwortung dieser und weiterer Fragen.

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das durchgeführt wird, um ein bestimmtes Produkt, eine Leistung oder ein Ziel zu erreichen. Ob groß oder klein, ein Projekt hat immer folgende Merkmale:

Ein vorher festgelegter Output: Produkte oder Ergebnisse (in Kapitel 4lernen Sie mehr darüber, wie man gewünschte Ergebnisse richtig beschreibt)

Ein vorher festgelegter Anfang und ein festgelegtes Ende: Projekte laufen nicht ewig (in Kapitel 6erfahren Sie, wie Sie für Ihr Projekt einen Zeitplan erstellen)

Festgelegte Budgets: Welche Mengen an Personen (siehe Kapitel 7), Finanzmitteln, Ausrüstungen, Produktionsmitteln und Informationen (siehe alle Kapitel 8) sind notwendig?

Abbildung 1.1: Der Zusammenhang zwischen den drei Hauptelementen eines Projekts

Wie in Abbildung 1.1dargestellt, wirkt sich jedes Element auf die anderen aus. Will man den Output erhöhen, muss man möglicherweise mehr Zeit (einen späteren Endtermin) oder mehr Ressourcen investieren. Eine Vorverlegung des Endtermins macht möglicherweise eine Einschränkung bei den Ergebnissen oder eine Erhöhung der Projektkosten (über das festgelegte Budget hinaus) erforderlich, weil Überstunden bezahlt werden müssen. Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, bewegt man sich immer innerhalb dieser drei Elemente.

Auch wenn viele weitere Überlegungen den Erfolg eines Projekts beeinflussen (siehe Erläuterungen im Abschnitt »Projektmanagement definieren« weiter hinten in diesem Kapitel), sind diese drei Elemente die Grundlage für die Beschreibung eines Projekts aus folgenden drei Gründen:

Das Projekt existiert nur, um die in dem Projektumfang beschriebenen Ergebnisse hervorzubringen.

Der Projektendtermin ist ein wichtiger Bestandteil bei der Festlegung, wann das Projekt erfolgreich umgesetzt wurde – das gewünschte Ergebnis muss bis zu einem bestimmten Termin erreicht werden, um die gestellten Anforderungen zu erfüllen.

Die Verfügbarkeit der Ressourcen bestimmt die Produkte, die ein Projekt hervorbringen kann.

Projekte gibt es in ganz unterschiedlichen Formen und Größen.

Projekte können groß oder klein sein.Ein neues U-Bahn-Netz, das mehr als eine Milliarde Euro kostet und dessen Fertigstellung 10 bis 15 Jahre dauert, ist ein Projekt.Den Bericht mit den monatlichen Umsatzzahlen vorzubereiten, was etwa einen Tag dauert, ist ebenfalls ein Projekt.

An Projekten können viele Menschen beteiligt sein oder nur Sie allein.Alle 10.000 Mitarbeiter Ihres Unternehmens zum Thema Kundenservice zu schulen, ist ein Projekt.Die Möbel und Computer in Ihrem Büro umzustellen, ist ein Projekt.

Projekte können über einen schriftlichen Vertrag oder eine formlose Vereinbarung definiert werden.Ein unterschriebener Vertrag zwischen Ihnen und einem Kunden über den Bau eines Einfamilienhauses definiert ein Projekt.Ein formloses Versprechen an Ihren Kollegen, dass Sie ihm das neue Softwarepaket auf seinem Rechner installieren, definiert ein Projekt.

Projekte können beruflicher oder privater Natur sein.Die Durchführung der jährlichen Blutspendeaktion in Ihrer Firma ist ein Projekt.Eine Party für 15 Personen zu organisieren, ist ein Projekt.

Egal wie Ihr Projekt aussieht, Sie definieren es auf der Grundlage immer der gleichen drei Elemente: Output, Start- und Endtermine und Ressourcen. Die Informationen, die Sie brauchen, um Ihr Projekt zu planen und zu verwalten, sind die gleichen, auch wenn der Komplexitätsgrad und die notwendige Vorbereitungszeit unterschiedlich sind. Je sorgfältiger Sie planen und Ihre Projekte verwalten, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie erfolgreich zum Abschluss bringen.

Jedes Projekt, ob groß oder klein, durchläuft die folgenden vier Phasen:

Startphase: In dieser Phase entsteht der unternehmerische Bedarf für das Projekt, es wird bewertet und definiert sowie die grundsätzliche Herangehensweise festgelegt. Außerdem wird entschieden, dass ein detaillierter Projektplan ausgearbeitet werden soll. Die Ergebnisse dieser Phase sind beispielsweise die Genehmigung, mit der nächsten Phase weiterzumachen, die Notwendigkeit des Projekts zu dokumentieren oder eine grobe Schätzung der benötigten Zeit und Ressourcen, um das Projekt umzusetzen (häufig in Form eines Projekt-Charts). Häufig wird auch eine Liste mit den Personen aufgestellt, die an dem Projekt interessiert sein könnten, die an dem Projekt beteiligt oder von ihm betroffen sind.

Organisation und Vorbereitung: In dieser Phase wird ein Plan mit den gewünschten Projektergebnissen, den zu erledigenden Arbeiten, der verfügbaren Zeit, den Kosten und den anderen benötigten Ressourcen aufgestellt. Außerdem wird häufig auch ein Plan aufgestellt, wie mit den wichtigsten Projektrisiken umzugehen ist. Ergebnis dieser Phase kann ein Projektplan mit einer Aufstellung der gewünschten Projektergebnisse sowie der Zeit, der Ressourcen und der unterstützenden Prozesse, die zur Erreichung der Projektergebnisse notwendig sind, sein.

Projektumsetzung: In dieser Phase wird das Projektteam aufgestellt und es werden die Unterstützungssysteme festgelegt. Die geplanten Arbeiten werden durchgeführt und die Leistung überwacht und kontrolliert, um die Einhaltung des Plans sicherzustellen. Die Ergebnisse dieser Phase können sein: Projektergebnisse, Fortschrittsberichte und andere Kommunikationsmittel.

Projektabschluss: In dieser Phase werden die Projektergebnisse bewertet, es werden die Freigaben der Kunden eingeholt, die Projektteammitglieder werden neuen Aufgaben zugewiesen, die Konten werden geschlossen und eine nachträgliche Projektevaluation durchgeführt. Die Ergebnisse dieser Phase können die endgültigen, genehmigten Projektergebnisse sowie Empfehlungen und Vorschläge aus den gesammelten Erfahrungen für zukünftige ähnliche Projekte sein.

Zwei Ausdrücke werden häufig mit dem Begriff »Projekt« verwechselt: