Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Ein Prozess ist eine Abfolge einzelner Schritte, in denen eine bestimmte Routine abgearbeitet wird, wie das Beschaffungswesen oder ein Bewilligungsverfahren. Ein Prozess ist keine einmalige Maßnahme mit festgelegten Ergebnissen, sondern er legt fest, wie eine bestimmte Funktion jedes Mal ausgeführt werden muss, wenn sie ausgeführt wird. Prozesse, wie die Maßnahmen, die getroffen werden sollen, wenn benötigte Materialien beschafft werden müssen, sind häufig Bestandteil von Projekten.

Ein Programm ist Arbeit, die geleistet wird, um sich einem langfristigen Ziel zu nähern. Ein Programm zur Steigerung des Gesundheitsbewusstseins oder ein Programm zur Steigerung der Mitarbeitermotivation sind Beispiele. Ein Programm erreicht sein Ziel nie ganz (so wird sich beispielsweise die Öffentlichkeit nie aller Gesundheitsrisiken bewusst sein); es werden vielmehr ein oder mehrere Projekte durchgeführt, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen, die mit dem Ziel des Programms zusammenhängen (die Durchführung eines Workshops zur Prävention von Rückenschmerzen). In diesem Fall besteht ein Programm aus einer Reihe von Projekten.

Bei kleineren Projekten kann die gesamte Projektlaufzeit wenige Tage umfassen. Bei größeren Projekten kann die Laufzeit mehrere Jahre betragen! Oft ist es sogar so, dass große Projekte in einzelne Phasen unterteilt werden, um sich besser auf die wichtigen Elemente konzentrieren zu können und um die Arbeit besser überwachen und steuern zu können. Jede dieser Phasen wird dann wie ein kleines Projekt behandelt und durchläuft ebenfalls die vier Phasen eines Projekts. Doch egal wie einfach oder komplex ein Projekt ist, die vier Phasen sind immer die gleichen.

In einer perfekten Welt beendet man eine Projektphase, bevor man zur nächsten geht, und wenn man eine Phase beendet hat, kehrt man nicht mehr zu ihr zurück. Doch leider ist die Welt nicht perfekt und um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, muss man häufig flexibel agieren und auf reale Situationen reagieren, wie beispielsweise folgende:

Sie müssen möglicherweise in zwei (oder mehr) Projektphasen gleichzeitig arbeiten, um einen engen Terminplan einhalten zu können. Wenn Sie bereits mit der nächsten Phase beginnen, obwohl die vorherige noch nicht beendet ist, erhöht sich das Risiko, dass Aufgaben doppelt erledigt werden müssen, was wiederum dazu führen kann, dass Sie Termine nicht einhalten können oder mehr Ressourcen als geplant verbrauchen. Wenn Sie sich für diese Strategie entscheiden, stellen Sie sicher, dass alle die damit verbundenen möglichen Risiken und zusätzlichen Kosten kennen (in Kapitel 9erfahren Sie, wie man Risiken einschätzt und damit umgeht).

Manchmal lernt man noch während der Umsetzung. Obwohl Sie Ihr Bestes geben, um die Machbarkeit einzuschätzen und detaillierte Pläne aufzustellen, kann es passieren, dass Sie erkennen, dass Sie das, was Sie dachten, nicht erreichen können. Wenn das passiert, müssen Sie zu einer früheren Projektphase zurückkehren und diese angesichts der neuen Informationen, die Ihnen nun vorliegen, überdenken.

Manchmal ändern sich die Dinge ganz unerwartet. Ihre erste Einschätzung der Machbarkeit und der zu erzielenden Vorteile sind vernünftig und Ihr Plan ist detailliert und realistisch. Doch bestimmte wichtige Teammitglieder verlassen ohne Ankündigung überraschend das Projekt. Oder eine neue Technologie wird entwickelt und ist geeigneter als die, die Sie eingeplant hatten. Solche Ereignisse zu ignorieren kann den Erfolg Ihres Projekts gefährden und Sie müssen zu früheren Projektphasen zurückkehren, um diese angesichts der neuen Realitäten zu überdenken.

Projektmanagement ist der Prozess, in dem Sie Ihr Projekt vom Start durch die Durchführungsphase bis zum Ende führen. Zum Projektmanagement gehören fünf Arten von Prozessen:

Initiierungsprozesse: Hier wird festgelegt, welcher unternehmerische Bedarf besteht, es werden hohe Erwartungen und Ressourcenbudgets definiert und die ersten Projektbeteiligten identifiziert, die in Ihrem Projekt eine Rolle spielen könnten.

Planungsprozesse: Hier werden der Projektumfang, der Zeitrahmen, die Ressourcen und Risiken, aber auch die geplanten Vorgehensweisen bezüglich der Projektkommunikation, der Qualitätssicherung und die Einbindung externer Lieferungen oder Leistungen festgelegt.

Umsetzungsprozesse: Das Projektteam wird eingerichtet und geführt, die Kommunikation mit den Projektbeteiligten sowie die Umsetzung der Projektpläne gemanagt.

Monitoring- und Kontrollprozesse: Die Projektleistung wird überwacht und es werden gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass die Projektpläne erfolgreich umgesetzt und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Abschlussprozesse: Alle Projektaktivitäten werden zum Abschluss gebracht.

Wie in Abbildung 1.2dargestellt, helfen diese fünf Prozessarten dabei, das Projekt während der vier Lebensphasen zu unterstützen. Die Initiierungsprozesse unterstützen die während der Startphase erforderlichen Arbeiten und die Planungsprozesse unterstützen die Organisations- und Vorbereitungsphase. Die Umsetzungsprozesse bestimmen, welche Projektaufgaben während der Umsetzungsphase erledigt werden müssen, und die Abschlussprozesse sind nötig, um die Aufgaben zu erledigen, die bei Projektabschluss erforderlich sind. Die Abbildung verdeutlicht, wie Sie möglicherweise von Umsetzungsprozessen zu Planungsprozessen zurückkehren müssen oder wann Sie in die Organisations- und Vorbereitungsphase zurückkehren müssen, um bestehende Pläne zu überarbeiten, wenn bei der Umsetzung Probleme oder neue Informationen aufgetaucht sind. Und schließlich dienen die Monitoring- und Kontrollprozesse in allen vier Phasen dazu sicherzustellen, dass die Arbeiten planmäßig umgesetzt wurden.

Abbildung 1.2: Die fünf Prozessarten im Projektmanagement, die die vier Projektlebensphasen unterstützen

Um diese Tätigkeiten erfolgreich umsetzen zu können, benötigen Sie:

Informationen: genaue, rechtzeitige und vollständige Daten für die Planung, die Durchführungsüberwachung und die Abschlussauswertung

Kommunikation: klare, offene und rechtzeitige Bereitstellung von Informationen an die jeweiligen Einzelpersonen und Personengruppen

Engagement: das persönliche Versprechen der Teammitglieder, die vereinbarten Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Zeit und Budgets zu liefern

Alle Projekte beginnen mit einer Idee: Einer Ihrer Kunden macht vielleicht einen Verbesserungsvorschlag, der Geschäftsführer denkt daran, vielleicht einen neuen Markt zu erobern, oder Sie suchen nach einer Möglichkeit, den Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen umzustrukturieren. Wenn eine Idee Gestalt annimmt, ist Ihr Projekt in der Konzeptphase.

Manchmal wird die Initiierungsphase formlos gehandhabt; bei einem kleinen Konzept besteht sie vielleicht nur aus einer Diskussion oder einer mündlichen Vereinbarung. In anderen Situationen, vor allem bei größeren Projekten, sind eine schriftliche Zusammenfassung und eine offizielle Entscheidung erforderlich.

Bei der Entscheidung, ob Ihr Projekt durchgeführt werden soll, sollten Sie einmal über die folgenden beiden Fragen nachdenken:

Sollten Sie es durchführen? Wiegt der Nutzen, den Sie erwarten, die Kosten, die das Projekt voraussichtlich verursacht, auf?