Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

die Rollen, die Sie und Ihre Teammitglieder spielen sollen (in Kapitel 11erkläre ich, wie man Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten beschreibt)

einen detaillierten Projektzeitplan (in Kapitel 6wird erklärt, wie Sie Ihren Zeitplan entwickeln)

Vorgaben für den Personalbedarf, Finanzmittel, Ausrüstung, Produktionsmittel und Informationen (in Kapitel 7erfahren Sie, wie man die notwendigen Ressourcen abschätzt, und in Kapitel 8beschäftigen wir uns mit der Schätzung der nicht personellen Ressourcen und entwickeln das Projektbudget)

eine Beschreibung dessen, wie Sie größere Risiken und Unsicherheiten handhaben wollen (in Kapitel 9erläutere ich, wie man Risiken identifiziert und einplant)

ein Plan für die Projektkommunikation (in Kapitel 14gehe ich darauf ein, wie man alle am Projekt Beteiligten über die neuesten Entwicklungen informiert)

Pläne zur Qualitätssicherung (in Kapitel 13erkläre ich, wie man den Fortschritt überwacht und über alle Projektlebensphasen hinweg die Kontrolle behält, um es schließlich zum Erfolg zu führen)

Legen Sie Ihre Pläne immer schriftlich fest; das hilft, Details zu klären, und minimiert das Risiko, etwas zu vergessen. Pläne für große Projekte können Hunderte von Seiten füllen; ein Plan für ein kleines Projekt kann aus wenigen Zeilen oder einer einzigen Seite bestehen (oder aus einer bekritzelten Tischdecke!).

Der Erfolg Ihres Projekts hängt davon ab, wie konkret und genau Ihr Plan ist und ob die Beteiligten daran glauben, dass Sie die Vorgaben einhalten können. Wenn Sie Erfahrungen aus der Vergangenheit berücksichtigen, wird Ihr Plan realistischer, und wenn Sie die Beteiligten in die Planungsphase miteinbeziehen, motivieren Sie sie zu größerem Einsatz und besserer Leistung.

Der Druck, möglichst schnell Resultate zu erzielen, führt dazu, dass manche Projektleiter die Planungsphase einfach überspringen und gleich loslegen. Das löst zwar hektische Betriebsamkeit aus, aber das Risiko, Ressourcen zu vergeuden und Fehler zu machen, steigt.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Plan überprüft und schriftlich bestätigt wurde, bevor Sie mit dem Projekt beginnen (siehe Kapitel 3). Bei kleineren Aufgaben brauchen Sie vielleicht nur eine kurze E-Mail und die Unterschrift eines Vorgesetzten.

Sobald Sie Ihren Projektmanagementplan aufgestellt und die Rahmenbedingungen festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Plan umzusetzen. Dies ist häufig die Phase, in der die Unternehmensführung sich mehr einbringt und erste Ergebnisse sehen möchte.

Zu den Vorbereitungen für den Projektstart gehören folgende Tätigkeiten (in Kapitel 12finden Sie weitere Informationen):

Den einzelnen Projektbereichen und -abschnitten die erforderlichen Personen zuweisen: Wählen Sie die Personen aus, die die unterschiedlichen Arbeiten erledigen sollen, und treffen Sie entsprechende Vereinbarungen, um sicherzustellen, dass sie für die Projektarbeit zur Verfügung stehen.

Allen Teammitgliedern Aufgaben übertragen und erklären: Beschreiben Sie jedem Teammitglied, welche Arbeit er oder sie erledigen soll und wie die einzelnen Teammitglieder ihre Arbeit abstimmen sollen.

Festlegen, wie das Team die Arbeiten durchführt, die für die Erledigung der Aufgaben notwendig sind: Legen Sie fest, wie Kommunikationskanäle funktionieren sollen, unterschiedliche Entscheidungen getroffen und Konflikte gelöst werden.

Die notwendigen Überwachungssysteme für Finanzen und Personaleinsatz einrichten: Legen Sie fest, welche(s) System(e) und welche Kostenstelle benutzt werden, um den zeitlichen Ablauf, die Informationen über den Personaleinsatz und das Budget zu protokollieren.

Das Projekt im Unternehmen bekannt machen: Lassen Sie Ihre Kollegen wissen, dass es Ihr Projekt gibt, was dabei herauskommt und wann es beginnt und wann es endet.

Wenn Sie erst mit der Startphase in das Projekt eintreten, besteht Ihre erste Aufgabe darin nachzuvollziehen, was während der Konzeptphase dazu geführt hat, dass man zu der Entscheidung gelangte, dass die Durchführung Ihres Projekts möglich und wünschenswert ist. Zumindest sollten Sie alle notwendigen Informationen kennen. Falls man wichtige Probleme übersehen hat, sprechen Sie sie jetzt an. Wenn Sie herausfinden wollen, was zu der Entscheidung für das Projekt geführt hat, arbeiten Sie alle entsprechenden Sitzungsprotokolle, Memos, Briefe, E-Mails und Berichte durch. Und dann sollten Sie diejenigen befragen, die am Entscheidungsprozess beteiligt waren.

Endlich ist der Zeitpunkt gekommen, die eigentliche Arbeit anzugehen! Dazu gehört Folgendes (in Kapitel 14und 15finden Sie hierzu weitere Informationen):

Die Aufgaben erledigen: Führen Sie die in Ihrem Plan festgelegten Arbeiten aus.

Qualität sichern: Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, dass die Arbeit und die Ergebnisse mit den Anforderungen und den geltenden Standards und Vorschriften übereinstimmen.

Das Team leiten: Weisen Sie Aufgaben zu, überprüfen Sie Ergebnisse und lösen Sie Probleme.

Das Team ausbilden: Bieten Sie Schulung und Beratung an, um die Fähigkeiten der Teammitglieder zu verbessern.

Informationen weitergeben: Liefern Sie den entsprechenden Projekt-Audiences Informationen.

Je weiter das Projekt voranschreitet, desto strenger müssen Sie darauf achten, dass Pläne eingehalten und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Zu den Monitoring- und Kontrollprozessen gehören folgende Aufgaben (in Kapitel 13finden Sie hierzu weitere Informationen):

Leistung und Plan ständig miteinander vergleichen: Sammeln Sie sämtliche Informationen über die erzielten Resultate, die Einhaltung der Zeitvorgaben und die Verwendung der Ressourcen. Stellen Sie fest, wo es zu Abweichungen kommt, und formulieren Sie korrigierende Maßnahmen.

Auftretende Probleme lösen: Verändern Sie die Aufgabenstellung, Zeitpläne oder Ressourcenpläne, um die Projektleistung wieder mit den Plänen in Einklang zu bringen, oder planen oder verhandeln Sie über eine Anpassung des Projektplans.

Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten: Reden Sie über Ergebnisse, die innerhalb des Zeitplans erfolgreich erzielt wurden, über Probleme, die auftraten, und über erfolgte Änderungen des ursprünglichen Projektplans.

Die übertragenen Aufgaben zu beenden, ist nur ein Bestandteil eines erfolgreichen Projektendes. Zusätzlich müssen Sie noch Folgendes tun (in Kapitel 16gehe ich näher auf jeden einzelnen der folgenden Punkte ein):

die Abnahme der Endergebnisse durch den Auftraggeber bestätigen lassen

alle Projektkonten abschließen (falls Sie Zeit und Geld über gesonderte Projektkonten abgerechnet haben)

den Beteiligten helfen, ihre nächsten Aufgaben zu übernehmen

eine Abschlussbewertung durchführen, um Projektergebnisse zu würdigen und Erfahrungen zu erörtern, die für weitere Projekte genutzt werden können (oder machen Sie sich wenigstens formlos Notizen über diese Erfahrungen und darüber, wie Sie sie in Zukunft nutzen wollen). In Kapitel 16erfahren Sie, wie man eine Abschlussbewertung vorbereitet, strukturiert und durchführt.