Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Projekte sind zeitlich begrenzt und sollen bestimmte Ergebnisse hervorbringen. Wenn die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden, sollte das Projekt beendet werden. Diese Vergänglichkeit bringt manchmal besondere Herausforderungen mit sich:

Nicht die einzige Aufgabe: Möglicherweise bittet man Sie darum, ein neues Projekt zusätzlich und nicht anstelle eines beendeten Projekts zu übernehmen. Vielleicht fragt man Sie gar nicht, welche Auswirkungen die neue Arbeitsbelastung auf die bereits bestehende hat. Man geht einfach davon aus, dass Sie es »schon irgendwie schaffen«. Wenn es dann zu Konflikten darüber kommt, wie jemand seine Arbeitszeit auf unterschiedliche Aufgaben verteilen soll, gibt es oftmals keine oder nur unzureichende Richtlinien oder Verfahren, um diese Probleme zu lösen.

Die beteiligten Personen haben möglicherweise noch nie zusammengearbeitet: Auch bei kleineren Projekten braucht man manchmal Hilfe von anderen. Bei größeren Aufgaben werden mehrere Personen zu einem Projektteam zusammengestellt. Auf jeden Fall werden Sie feststellen, dass einige der Beteiligten noch nie miteinander gearbeitet haben. Einige kennen sich vielleicht nicht einmal. Dieser unterschiedliche Grad der Vertrautheit kann das Projekt verzögern, weil Teammitglieder möglicherweiseunterschiedliche Arbeits- und Kommunikationsstile haben,für dieselbe Tätigkeit unterschiedliche Herangehensweisen haben,nicht die Zeit hatten, ausreichend Respekt füreinander und Vertrauen zueinander aufzubauen.

Kein direkter Vorgesetzter: In den meisten Projekten ist der Projektmanager den Teammitgliedern nicht übergeordnet. Das bedeutet, dass man die normalen Belohnungen wie eine Gehaltserhöhung, Belobigungen oder Beförderungen nicht zur Motivation der Teammitglieder einsetzen kann. Und man kann Konflikte bezüglich des Arbeitseinsatzes oder fachliche Probleme nicht eigenmächtig lösen.

Sie lesen dieses Buch, weil Sie ein besserer Projektmanager werden wollen. Aber bevor Sie richtig loslegen, sollten Sie einen kleinen Selbsttest durchführen, um herauszufinden, wo Ihre Stärken und wo Ihre Schwächen liegen. Indem Sie diese zehn Fragen beantworten, bekommen Sie eine Vorstellung von den Bereichen, denen Sie noch ein bisschen mehr Zeit widmen sollten, um noch effektiver zu werden. Viel Glück!

1 Ist es Ihnen wichtiger, mit jedem gut Freund zu sein, als eine Aufgabe richtig zu erledigen?

2 Arbeiten Sie gerne selbst fachlich mit oder managen Sie lieber andere bei ihrer fachlichen Arbeit?

3 Ist es Ihrer Meinung nach am besten, eine schwierige Aufgabe gleich selbst zu erledigen?

4 Mögen Sie lieber Aufgaben, die vorhersehbar sind, oder solche, die sich ständig ändern?

5 Verbringen Sie Ihre Zeit lieber damit, Ideen zu entwickeln, als diese Ideen anderen zu erklären?

6 Sind Sie gut im Umgang mit Krisen?

7 Arbeiten Sie lieber allein oder mit anderen?

8 Sind Sie der Meinung, dass Sie Leute, die versprochen haben, eine Aufgabe für Sie zu erledigen, nicht überwachen müssen?

9 Glauben Sie, dass sich jeder bei der Durchführung seiner Aufgaben selbst motivieren sollte?

10 Können Sie problemlos mit Kollegen auf allen Hierarchiestufen umgehen?

1 Auch wenn es wichtig ist, gute Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten, muss ein Projektmanager häufig Entscheidungen zum Wohle seines Projekts treffen, mit denen nicht jeder einverstanden sein mag.

2 Die meisten Projektmanager haben ihren Job bekommen, weil sie fachlich besonders geeignet waren. Wenn man aber zum Projektmanager gemacht wurde, besteht die Aufgabe darin, andere dazu zu motivieren, fachlich hochwertige Arbeit zu leisten, anstatt sie selbst zu erledigen.

3 Es ist wichtig, dass Sie an sich selbst glauben. Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht aber darin, andere so weit zu fördern, dass sie selbst die Aufgaben in hoher Qualität erledigen können.

4 Der Projektmanager versucht, unerwartete Probleme und Situationen zu reduzieren, indem er flexibel plant und die zeitliche Umsetzung überwacht. Wenn aber Probleme auftreten, muss der Projektmanager sich ihnen umgehend widmen, um ihre Auswirkungen auf das Projekt zu minimieren.

5 Auch wenn es dem Projekt nutzen kann, neue Ideen zu entwickeln, so ist es die Hauptaufgabe des Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass jeder sämtliche entwickelten Ideen richtig versteht.

6 Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, einen kühlen Kopf zu bewahren, die Situation richtig zu analysieren, die bestmöglichen Maßnahmen zu ergreifen und alle Projektmitarbeiter zu ermutigen, ihren Teil zur Problemlösung beizutragen.

7 Selbstbewusstsein und Eigenmotivation sind für einen Projektmanager wichtige Eigenschaften. Der Schlüssel zu seinem Erfolg ist aber, die Interaktion zwischen verschiedenen Fachleuten zu fördern und zu erleichtern.

8 Auch wenn Sie meinen, dass die Anerkennung der Arbeit anderer ein wichtiger Bestandteil professionellen Verhaltens ist, so ist es doch wichtig, dass der Projektmanager dafür sorgt, dass alle zielgerichtet arbeiten, und ihnen vorlebt, wie man kooperativ mit anderen zusammenarbeitet.

9 So sollte es zwar sein, aber der Projektmanager sollte sie ermutigen, ihre Motivation aus den Aufgaben und den damit zusammenhängenden Chancen zu schöpfen.

10 Der Projektmanager hat mit Menschen aller Hierarchiestufen zu tun, vom obersten Management bis zur Assistentenebene, die in seinem Projekt Aufgaben ausführen.

Kapitel 2

IN DIESEM KAPITEL

Informationen sammeln und den Business Case vorbereiten

Am Projekt-Chart arbeiten und Dokumente erstellen

Entscheiden, welche Projekte es in die zweite Lebensphase schaffen

Wenn Sie es normalerweise mit relativ harmlosen, unkomplizierten Projekten mit niedrigen Budgets zu tun haben, sind Sie vielleicht der Ansicht, ein Projekt beginnt in dem Augenblick, in dem es Ihnen Ihr Vorgesetzter vor die Nase setzt. Gut möglich, dass Sie es für überflüssig halten, sich Gedanken darüber zu machen, ob das Projekt sinnvoll ist oder nicht, wenn eine solche Analyse doch länger dauert als das eigentliche Projekt. Außerdem dürften Sie der Überzeugung sein, dass im schlimmsten Fall – das Projekt scheitert – lediglich ein paar Euro zum Fenster hinausgeworfen wurden und ein paar Stunden Arbeitszeit umsonst waren. Also, was soll’s?

Doch Unternehmen setzen auf Projekte, weil damit sämtliche Facetten ihres operativen Geschäfts aufrechterhalten, unterstützt, erweitert oder verbessert werden sollen. Da aus allen Mitteln, die in solche Projekte fließen, das Beste herausgeholt werden soll, ist es wichtig, dass nur Projekte realisiert werden, die den größtmöglichen Nutzen versprechen, wenn sie erst einmal abgeschlossen sind, und bei denen die Wahrscheinlichkeit sehr hoch ist, dass sie tatsächlich von Erfolg gekrönt werden.

Abbildung 2.1zeigt alle Schritte der ersten Phase eines Projekts (die Startphase). (In Kapitel 1können Sie nachlesen, welche Phasen ein Projekt umfasst.) Aus der Abbildung ist Folgendes ersichtlich (was in diesem Kapitel erklärt wird):

1 Informationen über Ideen für mögliche Projekte werden identifiziert und gesammelt.

2 Die unter Punkt 1 eingeholten Daten werden um alle weiteren ergänzt, die für eine sorgfältige Projektevaluation nötig sind und noch nicht vorliegen.

3 Es werden alle Projekte festgelegt, bei denen die nächste Phase beginnen soll (Organisation und Vorbereitung).