Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Es ist sinnvoll, nach der Annahme des Business Case so schnell wie möglich einen Projektleiter zu ernennen, und zwar unbedingt noch ehe das Projekt in die Organisations- und Vorbereitungsphase kommt. Somit ist sichergestellt, dass der Projektleiter an der Ausarbeitung des Projekt-Charts beteiligt ist und nachvollziehen kann, was hinter den geplanten Vorgehensweisen steckt und welche Ergebnisse erreicht werden sollen.

Bei einer Kosten-Nutzen-Analyse werden die erwarteten Vorteile eines Projekts den Kosten für seine Initiierung, die Durchführung und Einführung von Änderungen gegenübergestellt. Mit einer Kosten-Nutzen-Analyse fällt es leichter zu entscheiden,

ob ein Projekt zustande kommt und wenn ja, welches, sofern mehrere zur Auswahl stehen,

was geeignete Projektziele sind,

welche Erfolgskriterien vor und nach Abschluss eines Projekts gelten,

welche Ressourcen für die erforderlichen Projektarbeiten bereitstehen müssen.

Manche erwarteten Resultate eines Projekts lassen sich in konkreten Zahlen ausdrücken (wie zum Beispiel niedrigere Betriebskosten oder ein Umsatzplus). Bei anderen dagegen ist das nur zum Teil möglich. Soll Ihr Projekt beispielsweise die Motivation der Mitarbeiter erhöhen, wäre es klug, auf die damit verbundenen Vorteile wie geringere Fluktuation, höhere Produktivität, weniger Fehltage und weniger formelle Beschwerden hinzuweisen. Wann immer möglich, sollten Kosten und Nutzen eines Projekts in Geldwerten ausgedrückt werden, denn dadurch fällt die Beurteilung seines Nettowerts leichter.

Denken Sie an sämtliche Kosten in allen Phasen eines Projekts. Unterscheiden Sie zwischen einmaligen Kosten (wie Lohnkosten, Investitionen und bestimmte Transaktionen und Dienstleistungen) und wiederkehrenden (wie zusätzliches Personal, Lieferungen und Material oder Wartung und Reparatur). Darüber hinaus sollten Sie an folgende Punkte denken:

mögliche Kosten, wenn das Projekt nicht durchgeführt wird

mögliche Kosten, wenn das Projekt scheitert

Opportunitätskosten (anders ausgedrückt der mögliche Nutzen, wenn Sie sich für ein anderes Projekt entschieden hätten)

Je weiter Sie bei Ihrer Analyse in die Zukunft blicken, desto wichtiger ist es, Ihre Schätzung des Nutzens im Vergleich zu den Kosten in Euro umzurechnen. Blöd nur, dass Sie sich umso weniger sicher sein können, was Ihre Schätzungen anbelangt, je weiter Sie in die Zukunft sehen. Gut möglich, dass Sie von einem neuen Computersystem jahrelange Kostenersparnisse kalkulieren, doch wegen neuer Technologien könnte dieses System bereits nach einem Jahr als hoffnungslos veraltet gelten. Es bleibt festzuhalten, dass sich im Wesentlichen die folgenden zwei Fragen auf die Ergebnisse einer Kosten-Nutzen-Analyse auswirken:

Wie weit reicht der geschätzte Nutzen in die Zukunft?

Auf welchen Annahmen basiert Ihre Kosten-Nutzen-Analyse?

Auch wenn Sie selbst keine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen (wollen), steht fest, dass Sie eine brauchen und natürlich wissen wollen, zu welchem Ergebnis gekommen wurde. Wir sprechen in diesem Zusammenhang von dem Nettonutzen, das heißt der erwartete Nutzen eines Projekts übersteigt seine Kosten in Euro. Der Nettonutzen basiert auf zwei Annahmen:

Inflation : Die Kaufkraft eines Euro sinkt in der Regel innerhalb eines Jahres. Liegt die Inflationsrate für die kommenden zwölf Monate bei 3 Prozent, ist 1 Euro in einem Jahr nur noch 0,97 Euro wert. Oder anders ausgedrückt: Sie zahlen in zwölf Monaten ab heute gerechnet 1 Euro, wofür Sie heute nur 0,97 Euro bezahlt hätten.

Entgangene Kapitalrendite : Wenn Sie Geld für die Durchführung des in Erwägung gezogenen Projekts ausgeben, entgehen Ihnen künftige Zinseinnahmen, die fällig würden, wenn Sie dieses Geld konservativ anlegten. Angenommen, Sie zahlen 1 Euro auf Ihr Sparkonto, das mit 3 Prozent jährlich verzinst wird. Richtig, dann haben Sie in einem Jahr 1,03 Euro (eine Null-Inflation vorausgesetzt) auf der hohen Kante.

Damit diese Überlegungen in Ihre Kalkulation des Nettonutzens einfließen, sind folgende Angaben nötig:

Abzinsungsfaktor : Dieser Faktor gibt den zukünftigen Wert von einem Euro des heutigen Tages wieder, wobei sowohl die Auswirkungen der Inflation als auch die entgangene Kapitalrendite berücksichtigt werden.

Zugelassene Rückzahlungsdauer : Damit ist die Periode gemeint, in der erwartete Gewinne und geschätzte Kosten einbezogen werden. Sie sollten nicht nur den Kapitalwert für unterschiedliche Abzinsungsfaktoren und Rückzahlungsdauern ermitteln, sondern auch den internen Zinsfuß (den Wert des Abzinsungsfaktors, der einen Nettonutzen von null ergibt) für jede Rückzahlungsperiode.

Sinn und Zweck einer Machbarkeitsstudie ist festzustellen, ob ein angedachtes Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, ob die damit gewonnenen Ergebnisse von Nutzen sind und ob das Projekt überhaupt geeignet ist, die gegebenen Probleme zu lösen.

Bei der Beurteilung der Machbarkeit eines Projekts müssen fünf wichtige Aspekte, die sogenannten Machbarkeiten, berücksichtigt werden:

Technisch: Sind die technischen Voraussetzungen in dem Moment gegeben, in dem sie für die erfolgreiche Bearbeitung der unterschiedlichen Projektphasen gebraucht werden (dazu zählen aber auch Personal, Ausstattung, Betriebsstätten, Rohmaterial und Informationen)? (Mehr zum Thema Mitarbeiter finden Sie in Kapitel 7, mehr zum Thema Ausstattung, Betriebsstätten, Rohmaterial und Informationen in Kapitel 8.)

Wirtschaftlich: Sind genügend Gelder vorhanden, wenn sie für die einzelnen Projektphasen benötigt werden? (Mehr Informationen über die Projektfinanzierung können Sie in Kapitel 8nachlesen.)

Juristisch: Welche gesetzlichen Anforderungen oder Einschränkungen gelten für die Projektarbeit oder die Umsetzung der Projektergebnisse?

Betrieblich: Lassen sich mit den erzielten Ergebnissen eines Projekts die Anforderungen des Unternehmens erfüllen?

Organisatorisch: Lassen sich die Projektarbeiten in der dafür vorgesehenen Zeit verwirklichen? (Nähere Informationen über das Aufstellen eines Zeitplans finden Sie in Kapitel 6.)

Die aus einer Kosten-Nutzen-Analyse gewonnenen Daten können selbstredend für die Machbarkeitsstudie herangezogen werden. So können beispielsweise die im Rahmen der Kosten-Nutzen-Analyse ermittelten Kostenschätzungen in die Analyse der wirtschaftlichen Machbarkeit einfließen.

Vorsicht vor (falschen) Annahmen, von denen Sie und andere (unter Umständen sogar, ohne dass Ihnen das bewusst ist) ausgehen, während Sie den potenziellen Wert, die Kosten und die Machbarkeit eines Projekts beurteilen. Wurden zum Beispiel in der letzten Zeit Überstunden nicht bewilligt, so bedeutet das nicht, dass das auch für das künftige Projekt gilt. Sorgen Sie dafür, dass alle Annahmen während der Analyse oder Planung eines Projekts schriftlich in einem Logbuch festgehalten werden (mehr dazu im nächsten Abschnitt).

Bei Abschluss des Projekt-Charts sollten drei Dokumente vor Ihnen auf dem Tisch liegen:

Projekt-Chart: Welche Informationen dieser Chart im Normalfall enthält, steht am Anfang dieses Abschnitts.

Erste Fassung eines Stakeholderregister s: In diesem Register werden alle Gruppen von Leuten oder Einzelpersonen aufgelistet, die Sie zur Unterstützung Ihres Projekts brauchen, die davon betroffen oder daran interessiert sind. Zur Gruppe der Stakeholder gehören Driver (jemand, der bei den Ergebnissen, die Ihr Projekt erzielen soll, ein Mitspracherecht hat), Supporter (jemand, der Ihnen bei der Durchführung des Projekts hilft) und Beobachter (jemand, der Interessen an Ihrem Projekt hat, aber weder Driver noch Supporter ist). (Mehr Informationen über die Stakeholder eines Projekts können Sie in Kapitel 3nachlesen.)