Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Sie sollen die jährliche Blutspendeaktion in Ihrem Unternehmen organisieren. In Tabelle 3.1sind einige der Personengruppen und Einzelpersonen aufgelistet, die Sie möglicherweise in Ihre Audience-List aufnehmen sollten.

Tabelle 3.1: Auszug aus einer Audience-List

Viele verschiedene Personen beeinflussen den Erfolg Ihres Projekts. Wenn Sie wissen, wer diese Menschen sind, können Sie diese zur richtigen Zeit im Projektverlauf einbeziehen. Deshalb müssen Sie alle Audiences so früh wie möglich identifizieren. Und dann ist es wichtig, dass Sie auf Veränderungen sofort reagieren.

Damit Ihre Audience-List so nützlich und vollständig wie möglich ist, halten Sie sich bei der Aufstellung an folgende Grundregeln:

Am Ende sollte jeder in der Liste namentlich und mit seiner Stellenbeschreibung aufgeführt sein. Am Anfang legen Sie nur fest, dass jemand aus der Verkaufs- und Marketingabteilung auf der Liste erscheinen sollte. Irgendwann sollten Sie aber genau festlegen, wer aus dieser Abteilung auf Ihre Liste gehört, beispielsweise die Produktmanagerin für das Produkt XYZ, Karin Meier.

Reden Sie mit ganz unterschiedlichen Leuten. Halten Sie mit Leuten aus ganz unterschiedlichen Abteilungen Rücksprache. Fragen Sie jeden Einzelnen, ob er jemanden kennt, mit dem Sie noch reden sollten. Je mehr Leute, mit denen Sie reden, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie jemand Wichtiges vergessen.

Lassen Sie sich mit der Aufstellung genügend Zeit. Beginnen Sie mit der Aufstellung, sobald Sie den Projektauftrag bekommen. Je länger Sie über das Projekt nachdenken, desto mehr potenzielle Projektbeteiligte fallen Ihnen ein. Sprechen Sie laufend, auch während des Projekts, mit möglichst vielen Leuten, um festzustellen, ob noch weitere Personen einbezogen werden müssen.

Beziehen Sie auch solche Personen mit ein, die möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt zu den Projektbeteiligten gehören könnten. Zum jetzigen Zeitpunkt sollen Sie lediglich Namen festhalten, damit Sie sie nicht vergessen. Später werden Sie festlegen, ob, wann und wie Sie diese Personen einbeziehen (siehe den Abschnitt »Driver, Supporter und Beobachter identifizieren« weiter hinten in diesem Kapitel).

Beziehen Sie die Funktionalmanager der Teammitglieder mit ein. Nehmen Sie den Funktionalmanager (also die Person, der der Projektmanager oder ein Teammitglied direkt unterstellt ist) mit in Ihre Liste auf. Obwohl Funktionalmanager nicht direkt Projektaufgaben erledigen, können sie doch helfen, dafür zu sorgen, dass der Projektmanager und die Teammitglieder ihre zugesagte Zeit auch wirklich dem Projekt zur Verfügung stellen.

Setzen Sie den Namen einer Person so oft auf die Liste, wie sie unterschiedliche Rollen in Ihrem Projekt spielt. Angenommen, Ihr Vorgesetzter ist auch gleichzeitig der Fachberater für Ihr Team. Dann müssen Sie den Namen Ihres Vorgesetzten zweimal aufschreiben – einmal als direkten Vorgesetzten und einmal als Fachberater. Wenn Ihr Vorgesetzter anschließend befördert wird oder das Unternehmen verlässt, erinnert Sie diese doppelte Erfassung daran, dass ein anderer jetzt möglichst schnell seine beiden Funktionen übernehmen muss.

Fügen Sie im Verlauf des Projekts weitere Namen hinzu. Je mehr Sie über Ihr Projekt erfahren und je mehr Veränderungen sichtbar werden, desto genauer wird Ihre Liste. Fordern Sie die Beteiligten auf, Ihnen zu sagen, wenn ihnen weitere Kandidaten für Ihre Liste einfallen.

Im Zweifel für den Betreffenden. Sie sind daran interessiert, möglichst niemanden zu übersehen, der eine wichtige Rolle in Ihrem Projekt spielen könnte. Einen potenziellen Projektbeteiligten zu identifizieren bedeutet ja nicht, dass Sie ihn auch wirklich einbeziehen müssen, sondern lediglich, dass Sie ihn nicht vergessen dürfen. Es ist viel einfacher, einen Namen zu streichen, wenn man feststellt, dass jemand nicht zu den Projektbeteiligten gehört, als später einen Namen hinzuzufügen (den man anfänglich übersehen hatte).

Eine Audience-List-Vorlage ist eine vorgefertigte Audience-List, die solche Personen und Personengruppen enthält, die normalerweise an ähnlichen Projekten beteiligt sind. In einer solchen Vorlage spiegeln sich sämtliche Erfahrungen aus vergangenen Projekten wider. Bei jedem neuen Projekt fügen Sie weitere Personen hinzu, die Sie bei vorangegangenen Projekten übersehen haben, und entfernen solche, die sich als überflüssig erwiesen haben. Eine solche Vorlage kann Zeit ersparen und die Vollständigkeit Ihrer Liste verbessern.

Egal wer die Vorlage pflegt und aktuell hält, sie spiegelt die kumulierten Erfahrungen der Personen wider, die mit ihr gearbeitet haben. Sobald das Unternehmen weitere Projekte dieser Art umsetzt, können Audiences, die früher übersehen wurden, diesmal berücksichtigt und solche, die sich als überflüssig erwiesen haben, können gestrichen werden. Solche Vorlagen können Zeit sparen und die Genauigkeit erhöhen.

Sie sollen für Ihre Abteilung den Quartalsbericht erstellen. Nachdem Sie schon mehrere Berichte erstellt haben, kennen Sie die meisten, die Ihnen die notwendigen Informationen geben, das Dokument entwerfen und drucken, und Sie wissen, wer die endgültige Version genehmigen muss. Jedes Mal, wenn Sie wieder einen solchen Bericht fertiggestellt haben, überarbeiten Sie Ihre Audience-List-Vorlage und arbeiten neue Erkenntnisse aus dem letzten Projekt mit ein. Beim nächsten Bericht gehen Sie von der Version aus, die Sie im Anschluss an das letzte Projekt erstellt haben. Dann fügen Sie die Namen der Personen hinzu, die Sie für dieses Projekt benötigen, und entfernen die Namen von Personen, die jetzt nicht einbezogen werden müssen.

Denken Sie bei der Verwendung von Vorlagen immer an folgende Punkte:

Entwickeln Sie sowohl für einzelne Tätigkeiten als auch für komplette Projekte Vorlagen. Eine Audience-List-Vorlage für die jährliche Blutspendeaktion oder das Genehmigungsverfahren für ein neues Medikament sind sicherlich sehr hilfreich. Ebenso nützlich können aber auch Vorlagen für einzelne Tätigkeiten innerhalb dieser Projekte sein, beispielsweise bei der Vergabe eines Auftrags oder dem Drucken eines Dokuments. Sie können sich die guten Erfahrungen aus der Vergangenheit immer noch zunutze machen, wenn Sie die Vorlagen für diese Aufgabenbereiche in Ihre Gesamtliste aufnehmen.