Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Bitten Sie Ihr Team, über mögliche Audiences ein Brainstorming abzuhalten, bevor Sie ihnen die bestehende Audience-List-Vorlage zeigen. Wenn Sie die Kollegen bitten, sich ohne Anleitung Audiences zu überlegen, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass sie vielleicht Audiences berücksichtigen, die früher übersehen wurden.

Konzentrieren Sie sich auf die Stellenbeschreibung, nicht auf den konkreten Namen der Beteiligten. Benennen Sie in den Vorlagen die Personen mit »Chef der Einkaufsabteilung« und nicht mit »Klaus Müller«. Menschen kommen und gehen, Positionen sind beständig. Bei den konkreten Projektlisten können Sie ja dann die jeweiligen Namen eintragen.

Nehmen Sie als Grundlagen für Ihre Vorlagen Projekte, die wirklich praktikabel waren, und nicht Pläne, die nur gut aussahen. Sehr oft entwickelt man am Anfang eines Projekts eine detaillierte Audience-List, die man dann im Verlauf des Projekts aber nicht weiter überarbeitet. So werden beispielsweise Personen, die man anfänglich vergessen hat, nicht in die Liste aufgenommen. Wenn Sie Ihre Vorlage nur aufgrund dieses ursprünglichen Plans aktualisieren, wird sie nicht das widerspiegeln, was Sie im Verlauf des Projekts dazugelernt haben.

Eine Vorlage sollte der Ausgangspunkt und nicht das Ziel sein. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass die Audience-List-Vorlage der Ausgangspunkt für Ihre Audience-List ist und nicht die endgültige Liste. Jedes Projekt unterscheidet sich von ähnlichen Projekten in der Vergangenheit. Wenn eine Vorlage nicht sorgfältig geprüft wird, übersieht man möglicherweise Personen, die in alte Projekte nicht involviert waren, die aber für das jetzige Projekt möglicherweise wichtig sind.

Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen regelmäßig, damit diese wirklich die gemachten Erfahrungen widerspiegeln. Eine nachträgliche Projektbewertung (siehe Kapitel 16) ist der beste Zeitpunkt, um die ursprüngliche Audience-List zu überarbeiten und die gemachten Erfahrungen zu überdenken.

Mit Vorlagen können Sie viel Zeit sparen und Ihre Genauigkeit erhöhen. Sie sollten aber die aktive Teilnahme einzelner Personen an Ihrem Projekt nicht dadurch hemmen, dass Ihre Vorlage schon zu ausgefeilt ist. Wenn man wichtige Schlüsselfiguren nicht ausreichend einbezieht, kann es dazu führen, dass sich diese Personen auch nicht voll für den Projekterfolg einsetzen.

Nachdem Sie sämtliche an Ihrem Projekt beteiligten Personen erfasst haben, entscheiden Sie, unter welche Kategorie sie fallen und ob, wie und wann Sie sie einbeziehen wollen.

Driver : Personen, die bei den Ergebnissen, die Ihr Projekt erzielen soll, ein Mitspracherecht haben. Dies sind die Personen, für die Sie Ihr Projekt durchführen.

Supporter: Personen, die Ihnen bei der Durchführung des Projekts helfen. Zu den Supportern gehören sowohl jene, die Ihrem Projekt die Mittel zuteilen, als auch jene, die die eigentliche Arbeit machen.

Beobachter : Personen, die ein Interesse an den Tätigkeiten und Ergebnissen Ihres Projekts haben. Beobachter haben kein Mitspracherecht bezüglich der Ergebnisse Ihres Projekts und sie sind nicht aktiv an der Durchführung beteiligt. Allerdings könnten sie irgendwann in der Zukunft einmal von Ihrem Projekt beeinflusst werden.

Wenn Sie die Audiences so gruppieren, können Sie leichter entscheiden, welche Informationen Sie von wem einfordern wollen und welche Sie an wen weitergeben wollen und wer in Entscheidungen eingebunden werden muss.

Eine EDV-Abteilung bekommt den Auftrag, das Layout und die Inhalte eines monatlich an alle Außendienstmitarbeiter veröffentlichten Umsatzberichts zu überarbeiten. Der Leiter der Vertriebsabteilung ist Auftraggeber für dieses Projekt und genehmigt wurde es vom Leiter der EDV-Abteilung. Wenn Sie in diesem Projekt Projektmanager wären, könnten Sie das Projekt-Audience folgendermaßen gruppieren:

Driver: Der Leiter der Verkaufsabteilung ist bei diesem Projekt der Driver, weil er konkrete Gründe dafür hat, dass er den Bericht überarbeiten lassen möchte; auch der Leiter der EDV-Abteilung ist ein möglicher Driver, weil er sich vielleicht durch dieses Projekt neue Erkenntnisse erhofft. Einzelne Vertriebsmitarbeiter können Driver sein, weil sie den überarbeiteten Bericht als Unterstützung für ihre Arbeit verwenden können.

Supporter: Der Systemanalytiker, der den Bericht entwerfen soll, der Mitarbeiter der Schulungsabteilung, der die Anwender einarbeiten soll, und der Abteilungsleiter der Finanzabteilung, der die notwendigen Gelder für den Druck der überarbeiteten Handbücher für das Programm zur Verfügung stellen muss – sie alle sind in diesem Projekt Supporter.

Beobachter: Der Leiter des Kundendienstes, der wissen möchte, wie sich dieses Projekt auf die Chancen auswirkt, im nächsten Jahr ein Fehlererkennungsprogramm entwickeln zu lassen, ist ein potenzieller Beobachter.

Achten Sie auf Supporter, die sich wie Driver verhalten. In dem vorangegangenen Beispiel könnte der Analytiker, der für die Überarbeitung zuständig ist, versuchen, zusätzliche Daten in den Bericht einzuschmuggeln, die er für wichtig hält. Es sind aber die Driver, die entscheiden, ob zusätzliche Daten in den Bericht aufgenommen werden sollen oder nicht. Der Analytiker bestimmt lediglich, ob es möglich ist und was es kostet.

Denken Sie immer daran, dass ein und dieselbe Person gleichzeitig Driver und Supporter sein kann. Der Leiter der Verkaufsabteilung gehört für das Projekt »Umsatzbericht« zu den Drivern. Er ist aber gleichzeitig Supporter, wenn er Mittel aus dem Budget der Verkaufsabteilung zur Verfügung stellen muss, um den Bericht überarbeiten zu lassen.

Die folgenden Ausführungen helfen Ihnen festzulegen, wann Sie Driver, Supporter und Beobachter einbeziehen müssen und wie Sie sie regelmäßig auf dem Laufenden halten.

Von der ersten Idee bis zum Ende durchläuft ein Projekt die folgenden fünf Phasen (in Kapitel 1finden Sie nähere Informationen zu diesen fünf Phasen):

Konzeptphase

Abgrenzungsphase

Startphase

Durchführungsphase

Abschlussphase

Je nachdem, welche Rolle sie spielen, sollten Sie Driver, Supporter und Beobachter in jeder dieser Phasen miteinbeziehen.

Ein Projekt-Champion ist jemand in einer hohen Position, der sich sehr stark für Ihr Projekt einsetzt; er verteidigt Ihr Projekt in Diskussionen und Meetings und unternimmt die notwendigen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt erfolgreich zu Ende gebracht werden kann.

Sobald Sie mit Ihren Planungen beginnen, finden Sie heraus, ob es für Ihr Projekt einen Champion gibt. Wenn nicht, versuchen Sie, jemanden zu finden, der diese Rolle übernehmen kann. Ein guter Champion sollte folgende Eigenschaften haben:

ausreichend Macht und Autorität, um Konflikte bezüglich Ressourcen, Zeitplänen und fachlicher Probleme zu lösen

ein ehrliches Interesse an den Ergebnissen, die Ihr Projekt liefert

die Bereitschaft, auch namentlich als Verfechter des Projekts genannt zu werden

Driver sollten Sie von Anfang bis Ende einbeziehen. Es ist wichtig, sie ständig einzubinden, denn sie legen fest, was Ihr Projekt hervorbringen soll, und bewerten am Ende den Erfolg Ihres Projekts. In Tabelle 3.2sehen Sie, wie Sie die Driver über die fünf Projektphasen einbinden.