Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Tabelle 3.2: Die Einbindung von Drivern während der fünf Projektphasen

Genau wie die Driver sollten Sie auch die Supporter von Anfang bis Ende in Ihr Projekt einbeziehen. Da sie diejenigen sind, die die Projektarbeit umsetzen und unterstützen, müssen sie die veränderten Anforderungen kennen, sodass sie Probleme umgehend erkennen und lösen können. Die Einbindung der Supporter verhindert, dass im Verlauf des Projekts die Motivation schwindet. In Tabelle 3.3erfahren Sie, wie man Supporter während der fünf Projektphasen einbindet.

Tabelle 3.3: Die Einbindung von Supportern während der fünf Projektphasen

Legen Sie fest, welchem Beobachter Sie Informationen über Ihr Projekt zukommen lassen wollen. Beziehen Sie sie während der gesamten Projektdauer kontinuierlich, aber so wenig wie möglich ein, denn sie werden Ihnen weder sagen, was gemacht werden sollte, noch werden sie Ihnen dabei helfen. In Tabelle 3.4erfahren Sie, wie Sie Beobachter einbinden.

Tabelle 3.4: Die Einbindung von Beobachtern während der fünf Projektphasen

Da Beobachter das Projekt nicht direkt beeinflussen, denken Sie daran, die Zeit und den Aufwand, den Sie für das Informieren dieser Gruppe investieren, gut im Blick zu behalten. Wenn Sie überlegen, wen Sie einbinden wollen und welche Informationen Sie ihnen geben möchten, bedenken Sie Folgendes:

Wie groß ist das Interesse dieser Personen an Ihrem Projekt?

Wie wahrscheinlich ist es, dass Ihr Projekt irgendwann Auswirkungen auf diese Personen hat?

Sie sollten eine gute Arbeitsbeziehung zu diesen Personen haben.

Für den Projekterfolg ist es ganz wichtig, dass Sie Driver, Supporter und Beobachter über den Projektstand informieren. Mit der richtigen Methode können Sie das Interesse an Ihrem Projekt aufrechterhalten und die Beteiligten dazu ermutigen, Ihre Arbeit aktiv zu unterstützen. Folgende Methoden helfen Ihnen, Ihre Projektbeteiligten während der gesamten Projektdauer auf dem Laufenden zu halten:

Gespräche unter vier Augen: Offizielle und informelle Gespräche mit einem oder zwei anderen Gesprächspartnern. Gespräche unter vier (oder sechs) Augen sind vor allem dann nützlich, wenn man besondere Probleme mit einer kleinen Gruppe von Personen besprechen und klären möchte.

Gruppenmeetings: Geplante Sitzungen, an denen einige oder alle Teammitglieder und eventuell andere Beteiligte teilnehmen. Kleinere Meetings sind sinnvoll, um Brainstormings zu bestimmten Projektthemen abzuhalten, die Rollenverteilung festzulegen und zu bestätigen sowie um gegenseitiges Vertrauen und Respekt aufzubauen. Größere Meetings sind nützlich, um Informationen zu präsentieren, die von allgemeinem Interesse sind.

Informelle schriftliche Korrespondenz: Notizen, Memos, Briefe und E-Mails. Informelle Korrespondenz hilft Ihnen bei informellen Diskussionen und bei der Veröffentlichung wichtiger Informationen.

Formellere Wege der Informationsverbreitung: Informationsquellen wie Projektnewsletter oder Seiten im Intranet des Unternehmens können zur Verbreitung von Informationen, die nicht vertraulich und nicht kontrovers sind, für größere Audiences genutzt werden.