Stanley E. Portny - Projektmanagement für Dummies

Abbildung 2.1: Alle Schritte, die ein Projekt in Phase 1 (Startphase) durchläuft

Es ist bestimmt schon vorgekommen, dass Ihnen mit einem Mal eine zündende Idee in den Kopf schießt. Gut möglich, dass Sie ein absoluter Freund von plötzlicher, spontaner Kreativität sind, aber die meisten erfolgreichen Unternehmen verfolgen da eine ganz andere Strategie und setzen auf eine sorgfältige Bedarfsanalyse, um feststellen zu können, welche Projekte den größten Nutzen versprechen.

Die meisten Unternehmenslenker initiieren Projekte, weil sie auf einen der folgenden vier Faktoren reagieren, die sich auf ihr Unternehmen auswirken:

behördliche, rechtliche oder soziale Anforderungen

Bitten oder Anforderungen der Stakeholder

Umsetzung oder Änderung unternehmerischer oder technologischer Strategien

Entwicklung, Reparatur oder Verbesserung von Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen

Wichtige Quellen für eventuelle Projekte und ihren möglichen Wert für das Unternehmen sind Jahrespläne und -budgets für die gesamte Organisation, aber auch für einzelne Geschäftsbereiche. Dazu zählen in der Regel:

Mission, Ziele und Strategien des Unternehmens oder einzelner Geschäftsbereiche

gewollte Änderungen des operativen Geschäfts

Änderungen der Marktbedingungen, Kundenprofile oder Mitbewerber

Leistungskennzahlen des Unternehmens

Weitere wichtige Quellen sind die Beschreibungen von Struktur, Komponenten, Problemen und Fragen zu den wesentlichen operativen Systemen und Prozessen.

Die ersten Informationen, die klären, worum es bei einem Projekt geht, werden meist als Business Case , der auch als Geschäftsszenario bezeichnet wird, präsentiert, der unter anderem Folgendes enthält:

ausführliche Beschreibung der AnforderungenBegründung, weshalb etwas unternommen werden mussErläuterung, inwieweit das Projekt Probleme lösen kann oder wie es dazu beiträgt, Gelegenheiten beim Schopf zu packen (und welchen Wert beides für das Unternehmen hat)Beschreibung, wie es sich auf die Stakeholder auswirkt (mehr dazu finden Sie in Kapitel 3)Umfang des vorgeschlagenen Projekts (mehr dazu in Kapitel 4)

SituationsanalyseBeschreibung der Ziele, Strategien und VorgabenErläuterung der grundlegenden Ursachen eines Problems beziehungsweise der Faktoren, die günstige Gelegenheiten schaffenVergleich zwischen den aktuellen und den gewünschten Zahlen des UnternehmensErmittlung aller mit dem Projekt verbundener Risiken (mehr dazu in Kapitel 9)Klärung der Frage, welche Faktoren ausschlaggebend für den Erfolg des Projekts sindAufstellung aller Entscheidungskriterien, die für beziehungsweise gegen unterschiedliche Möglichkeiten zur Bewältigung der gegebenen Situation sprechen

Besprechung der ratsamen Vorgehensweise bei dem vorgeschlagenen Projekt

Sofern erforderlich, kann natürlich auch eine formelle Bedarfsanalyse, die auch als Lückenanalyse bezeichnet wird, durchgeführt werden, um zu klären, welche Anforderungen hinsichtlich des geplanten Projekts bestehen. Zudem wird damit festgelegt, welche operativen Maßnahmen ein Unternehmen ergreifen muss, um einen Schlussstrich unter die jetzige Situation zu ziehen und sich künftigen Zielen zu nähern. Eine solche Bedarfsanalyse umfasst die folgenden Elemente:

Definition aller Aspekte betrieblicher Abläufe, um die es geht, und aller Maßnahmen, die zur Leistungsbewertung des entsprechenden Unternehmensbereichs ergriffen werden

Bestimmung der aktuellen Werte der im ersten Schritt ausgewählten Maßnahmen (dies definiert die aktuelle Situation)

Festlegung der Werte der künftig eingesetzten Maßnahmen

Identifizierung der Lücken, die zwischen dem, »was ist«, und dem, »was in der Zukunft sein soll«, vorhanden sind und geschlossen werden müssen.

Jetzt ist es an der Zeit, die Maßnahmen festzulegen, um die erwünschte künftige Situation für das Unternehmen zu erreichen.

Es liegt im Interesse des Unternehmens, nur Projekte zu finanzieren, die im Erfolgsfall den größten Nutzen bieten und bei denen die Wahrscheinlichkeit am höchsten ist, dass sie erfolgreich abgeschlossen werden können. Deshalb empfiehlt es sich, wenn der Business Case folgende Punkte enthält:

detaillierte Beschreibung, was mit dem Projekt erreicht werden soll

Erläuterung, welche Ergebnisse des Projekts sich auf die Missionen, Ziele und operativen Pläne des Unternehmens auswirken

Nennung anderer Projekte, bei denen es um dieselben oder ähnliche Problemstellungen geht oder ging und die entweder bereits abgeschlossen, am Laufen, geplant oder vorgeschlagen sind – samt ausführlicher Erläuterung, weshalb dieses Projekt von größerem Nutzen wäre und weshalb die Chancen höher sind, es erfolgreich abschließen zu können.

Der Business Case sollte von jemandem vorbereitet werden, der nicht selbst an dem Projekt beteiligt ist. Gut geeignet sind zum Beispiel Bereichsleiter des Geschäftsbereichs, der am meisten von den Ergebnissen des Projekts profitiert. Der Initiator oder Sponsor des Projekts sollte in der Hierarchie des Unternehmens so weit oben angesiedelt sein, dass er die erforderlichen Gelder bewilligen und Mitarbeiter dafür abstellen kann.

Sollten Sie mit dem Gedanken spielen, ein bestimmtes Projekt beantragen zu wollen, müssen Sie die in Ihrem Unternehmen dafür geltenden Verfahren oder Prozesse kennen. Insbesondere sollten Sie an folgende Fragen denken:

Wann muss Ihr Antrag welchen Stellen vorliegen?

Was muss Ihr Antrag enthalten und/oder welchen formalen Anforderungen muss er genügen?

Welche Kriterien (und Gewichtungen) gelten für eine Genehmigung Ihres Projekts?

Sobald der Business Case vorliegt, sollte er daraufhin überprüft werden, ob er an dem Bedarf und den Prioritäten des Unternehmens ausgerichtet ist. Wird der erste Antrag bewilligt, wird in der Regel ein Projekt-Chart erstellt, der alle Informationen enthält, anhand derer die Entscheidung getroffen werden kann, ob das entsprechende Projekt nun in die zweite Phase (Organisation und Vorbereitung) eintritt. Ein Projekt-Chart – so denn eine entsprechende Genehmigung vorliegt – ist quasi der offizielle Startschuss für das Projekt und stattet den Projektleiter mit der Befugnis aus, betriebliche Mittel für die Durchführung aller im Rahmen des Projekts erforderlichen Maßnahmen zu verwenden.

Ein Projekt-Chart enthält unter anderem folgende Informationen über die Produkte, Dienstleistungen oder sonstigen Ergebnisse, die nach Projektabschluss vorliegen:

Zweck des Projekts

messbare Projektziele und entsprechende Erfolgskriterien

detaillierte Anforderungen

ausführliche Projektbeschreibung einschließlich Beschränkungen und Schlüsselergebnisse

mit dem Projekt verbundenes Gesamtrisiko

Übersicht über die wichtigsten Meilensteine

vorab genehmigte Finanzmittel

Verzeichnis der wichtigsten Stakeholder

Anforderungen an die Evaluierung des Projekts (was macht den Erfolg eines Projekts aus, wer entscheidet über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts und wer segnet das Projekt ab?)

Erfolgskriterien des Projekts

zuständiger Projektleiter einschließlich Verantwortungsbereich und Kompetenzebene

Name und Befugnisse des Projektsponsors oder anderer Beteiligter, die den Projekt-Chart bewilligen

Es gibt zwei Möglichkeiten, noch mehr über den potenziellen Wert und die Aussicht auf Erfolg eines Projekts zu erfahren: Zum einen handelt es sich um eine Kosten-Nutzen-Analyse und zum anderen um eine Machbarkeitsstudie. In den folgenden Abschnitten geht es darum, welche Informationen sie liefern sollen und welche Dokumente bei der Erstellung eines Projekt-Charts anfallen.