Quint Studer - Handbuch Führung

Kommunikation ist mehr als nur die Worte, die Sie sagen; alles, was drum herum geschieht, gehört dazu.Es ist in Menschen fest verankert, auf Tonality und non‐verbale Zeichen zu reagieren. Machen Sie sich immer bewusst, was Sie anderen vermitteln. Achten Sie auf:

Ton. Die Art und Weise, wie Sie etwas sagen, ist wichtig. Klingt Ihre Stimme stark und selbstsicher oder ängstlich und zögerlich? Optimistisch oder besorgt?

Körpersprache. Denken Sie über Ihren Gesichtsausdruck und Ihre Haltung nach, aber auch darüber, wie Sie stehen (oder sitzen), ob Ihre Arme abwehrend verschränkt oder entspannt sind usw.

Timing. Wann Sie eine Nachricht überbringen, ist genauso wichtig wie die Nachricht selbst und hat einen großen Einfluss darauf, wie die Menschen darauf reagieren. Wenn Sie eine unangenehme E‐Mail senden oder eine unangenehme Nachricht überbringen müssen, denken Sie darüber nach, wann der beste Zeitpunkt ist.

Schauplatz. Sichtbar zu sein und von Angesicht zu Angesicht, soweit möglich, hilft, Glaubwürdigkeit aufzubauen, und ermöglicht Ihnen, eine persönlichere Beziehung herzustellen. Wo befinden Sie sich physisch? Versuchen Sie, jemanden im Flur mit einer langen, schleppenden Diskussion aufzuhalten? Führen Sie in der Öffentlichkeit ein privates Gespräch? Achten Sie darauf, wo Ihre Mitarbeiter Ihre Informationen am besten aufnehmen werden. Wenn niemand einen Blick aufs Schwarze Brett wirft, ist dies nicht der beste Ort für wichtige Ankündigungen.

Halten Sie Ihre Nachrichten klar und einfach.Versuchen Sie, alle Spuren von Unschärfe zu eliminieren. Machen Sie deutlich: Dies ist das Ziel, so lange werden wir für diese Aufgabe brauchen, das sind die Ressourcen, die Sie brauchen werden, so können Sie den Prozess optimieren. Menschen reagieren nun mal besser auf Einfachheit, und wenn Sie nicht absolut klar sind, werden Sie es später eben noch einmal erklären müssen (möglicherweise, nachdem sie es falsch gemacht haben).

Schneiden Sie Botschaften auf die Zuhörerschaft zu.Sagen Sie es nicht auf dieselbe Weise in der Chefetage, wie Sie es in der Maschinenabteilung sagen würden. Gute Kommunikation bedeutet, dieselbe Sprache sprechen zu können wie die Zuhörerschaft. (Dennoch gibt es keinen Grund, die Dinge für Top‐Manager, Verwaltungsratsmitglieder oder hochrangige Kunden »aufzuhübschen«.) Die meisten Menschen schätzen eine einfache und klare Sprache.

Seien Sie so transparent wie möglich.Wir sprechen an anderer Stelle in diesem Buch darüber, aber es muss hier einmal hervorgehoben werden: Seien Sie immer so transparent wie möglich. Wenn die Menschen glauben, dass Sie Hintergedanken haben, werden sie Ihnen nicht trauen und sie werden wahrscheinlich verunsichert. Wenn es einen triftigen Grund dafür gibt, dass Sie ihnen nicht alles sagen können, dann sagen Sie das einfach. Anderenfalls werden sie es als ausweichend interpretieren. Seien Sie in guten Zeiten wie in schlechten Zeiten ehrlich.

Nutzen Sie Kommunikation als ein angstlinderndes Instrument.Halten Sie die Menschen über laufende Projekte auf dem aktuellen Stand. Wenn ein wichtiger Termin ansteht, tauschen Sie sich regelmäßig sowohl mit höheren Vorgesetzten als auch mit Mitarbeitern aus und lassen Sie sie wissen: »Hey, wir sind in guter Form.« Wenn Sie wissen, dass ein Problem oder Ereignis jemandem auf der Seele brennt, seien Sie proaktiv und halten Sie ihn/sie auf dem Laufenden. Wenn sie nichts hören, neigen Menschen dazu, das Schlimmste anzunehmen. Je mehr Sie sich austauschen, desto weniger Verunsicherung wird es geben. Bemühen Sie sich immer, durch regelmäßige Kommunikation zu entmystifizieren und zu beruhigen.

Bombardieren Sie Menschen nicht mit zu vielen Informationen.Wenn Sie ständig sprechen und tausende E‐Mails schicken, werden die Menschen Sie ausblenden. Stellen Sie sicher, dass sie die Information wirklich benötigen. Überlegen Sie sich gut, wen Sie bei Ihren E‐Mails in Kopie setzen. Sagen Sie geradezu: »Wenn ich Sie in Kopie setze und Sie keine Kopie benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen.« Verwenden Sie nie Blindkopien. Überfrachten Sie auch nicht ihre Posteingänge über das Wochenende. Sie werden sich nur überfordert fühlen und den Montagmorgen fürchten.

Fragen Sie sich stetig: »Was weiß ich, das andere vielleicht auch wissen müssen?«Ironischerweise beklagen sich Menschen zwar über zu viele Meetings und zu viele E‐Mails, haben aber dennoch das Gefühl, nicht die Informationen zu bekommen, die sie wirklich brauchen. Denken Sie immer darüber nach, welche Informationen Sie an die Menschen weitergeben müssen, damit diese ihren Job so gut wie möglich machen können.

Kommunizieren Sie wichtige Dinge mehr als einmal und auf viele verschiedene Arten und Weisen.Wenn es eine Botschaft von entscheidender Bedeutung ist, dann wollen Sie sie vielleicht auf zehn verschiedene Arten und Weisen überbringen: in Meetings, in E‐Mails, in Firmennewslettern, in Routinegesprächen über Projekte. Denken Sie daran, dass Ihre Botschaft eine Informationsflut durchbrechen muss, daher ist es besser, sie zu oft zu wiederholen, als das Risiko einzugehen, dass sie überhört wird. Seien Sie sich außerdem über die bevorzugten Kommunikationsmethoden der Menschen im Klaren – einige bevorzugen E‐Mails, andere bevorzugen Telefonate, wieder andere bevorzugen persönliche Gespräche – und nutzen Sie diese, wenn möglich.

Sorgen Sie mit Feingefühl dafür, dass sich virtuelle Arbeitnehmer als Teil des Teams und »auf dem Laufenden« fühlen.Mit anderen Worten, nutzen Sie Skype oder Videokonferenzen, wann immer es möglich ist. Leicht fühlen sich diese Arbeitnehmer vom Rest des Unternehmens abgeschnitten. Ihr Gesicht auf dem Bildschirm zu sehen, wird helfen. Bei den seltenen Gelegenheiten, zu denen Sie einen Telearbeiter persönlich treffen, nutzen Sie diese bestmöglich. Versuchen Sie, etwas Spaß zu haben. So senden Sie die Botschaft, dass sie ein Kernstück des Teams sind und dass sie Ihnen wirklich wichtig sind.

Gehen Sie nicht davon aus, dass die Menschen hören, was Sie sagen. Überprüfen Sie es, indem Sie sie fragen, ob sie es verstanden haben.Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter in einer Form auf Sie reagieren, die Ihnen deutlich macht, dass sie wirklich »gehört« haben, was Sie gesagt haben. (Wie bereits erwähnt, ist das Teil des aktiven Zuhörens.) Wie Sie als Führungskraft kommunizieren, dient als Vorbild, aber wenn sie es nicht aufgreifen, zögern Sie nicht, es anzusprechen. Erläutern Sie auch die Bedeutung von guten Kommunikationspraktiken, damit Ihre Mitarbeiter sie auch anwenden.

Kommunizieren Sie regelmäßig Lichtblicke und Siege.Das ist die Art von Kommunikation, die sich für Führungskräfte und Mitarbeiter gut anfühlt. Sie fällt Führungskräften nicht immer leicht, weil wir gelernt haben, nach Problemen Ausschau zu halten und diese zu lösen, aber wir müssen oft positive Nachrichten überbringen. Forschungen haben ein Verhältnis von 3:1 ergeben – drei positive für jede negative Nachricht –, damit die Menschen mit Ihnen als Person und Führungskraft zufrieden sind. Nehmen Sie sich vor, diese Art von Nachrichten zu senden.

Machen Sie gute Kommunikation zu einem Teil Ihrer Kultur.Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Botschaften über den Wert von Kommunikation senden. Seien Sie ein unbefangener Kommunikationspartner. Halten Sie Ihre Tür offen und stellen Sie sicher, dass die Menschen jederzeit mit Ihnen sprechen können. Wenn sie mit ihren Anliegen zu Ihnen kommen, heißen Sie sie willkommen und seien Sie äußerst responsiv. Ermutigen Sie die Menschen, so lange nachzufragen, bis sie alles verstanden haben. Lassen Sie sie nicht das Gefühl bekommen, dass sie Sie unterbrechen oder stören.