Forum Verlag Herkert GmbH - Vergaberecht für kommunale Bauhöfe

Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen umfassen alle Angaben, die erforderlich sind, um dem Bewerber oder Bieter eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen.

Die Vergabeunterlagen bestehen i. d. R. aus

• dem Anschreiben, insbesondere der Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen,

• der Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen), ggf. einschließlich der Angabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien, sofern sie nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung oder den Vertragsunterlagen genannt werden,

• den Vertragsunterlagen, die aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen bestehen.

Anschreiben

Das Anschreiben ist eine Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen, mit dessen Inhalt die Bewerber in die Lage versetzt werden, einen Entschluss zur Angebotsabgabe zu fassen.

Das Anschreiben ist i. d. R. formlos. Es kann somit individuell auf das jeweilige Vergabeverfahren angepasst werden.

Für Bauleistungen sind sogar gem. § 8 Abs. 2 VOB/A Vorgaben aufgeführt, die das Anschreiben enthalten soll. Danach muss das Anschreiben alle Angaben nach § 12 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A enthalten, die auch in der Auftragsbekanntmachung anzugeben sind.

Das Anschreiben hat somit grundsätzlich auch Vertragsrelevanz, da im Anschreiben gewöhnlich auch vertragsrelevante Daten (z. B. Fristen) angegeben werden, auf die sich der Auftraggeber und Bieter ggf. berufen kann.

Das Anschreiben sollte z. B. folgende Informationen enthalten:

• Vergabeverfahren

• Art des Auftrags

• Ort der Ausführung

• Art und Umfang der Leistung

• Art und Umfang einzelner Lose (sofern eine Losaufteilung vorgesehen ist)

• geforderte Bieterunterlagen (Eignungsunterlagen, Referenzen, Bescheinigungen…)

• Angaben zu der Zulassung oder Nichtzulassung von Nebenangeboten

• Frist für den Eingang der Angebote und Bindefrist

Bewerbungsbedingungen

In den Bewerbungsbedingungen werden die Einzelheiten der Verfahrensdurchführung zu den Vergabeunterlagen aufgeführt, sofern diese nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung oder auch den Vertragsunterlagen genannt wurden.

Die Bewerbungsbedingungen sind i. d. R. von den Bietern bei der Erstellung und Abgabe ihrer Angebote zusätzlich zu beachten.

Hier werden z. B. folgende Angaben aufgeführt:

• zu Bekanntmachungen, sofern neben einer Auftragsbekanntmachung im EU-Amtsblatt weitere Bekanntmachungen zu einem Vergabeverfahren auf Internetseiten, in Internetportalen oder in Printmedien veröffentlich sind

• zu Begrifflichkeiten, wenn z. B. Unternehmen (synonym) als „interessierte Unternehmen“, „Interessenten“ oder „Bieter“ bezeichnet werden

• zu der Registrierung, wenn sich interessierte Unternehmen zur Teilnahme am Vergabeverfahren auf der e-Vergabe-Plattform registrieren müssen

• zu der Kommunikation im Vergabeverfahren, wenn die Kommunikation während des Vergabeverfahrens ausschließlich unter Verwendung elektronischer Mittel über die e-Vergabe-Plattform erfolgt

• zu einer nicht zulässigen mündlichen oder telefonischen Kommunikation

• zu Fragen und Auskunftsersuchen der Bieter

• zu einer evtl. Verlängerung der Angebotsfrist, wenn die ursprünglichen Frage- und Auskunftsfristen maßgeblich bleiben

• zu der Prüfung der Vergabeunterlagen, wenn durch die Abgabe des Angebots der Bieter erklärt, dass er die Vergabeunterlagen vollständig durchgearbeitet und geprüft hat und anerkennt

• zu der Verfahrenssprache, wenn das Angebot und alle seine Anlagen sowie nach Angebotsabgabe ggf. verlangte Angaben und Unterlagen vorzulegen sind

Vertragsunterlagen

Die Vertragsunterlagen bestehen aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen.

Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist das Kernstück der Vergabeunterlagen, in der die ausgeschriebene Leistung einschließlich deren Umfang beschrieben werden muss.

Sie ist somit auch Bezugspunkt und Grundlage der Angebotskalkulation der Bieter.

Daher muss die Leistungsbeschreibung mit größter Sorgfalt unter Beachtung der Vergabegrundsätze erstellt werden. Die zu erbringende Leistung ist so eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, dass alle Bewerber und Bieter die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können.

Daher sind alle kalkulationsrelevanten Umstände in der Leistungsbeschreibung anzugeben, damit alle Bewerber und Bieter die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können.

Die Regeln und Anforderungen an die Leistungsbeschreibung sind

• in § 121 GWB,

• in der VOB/A Ausgabe 2019 in den §§ 7 bis 7 c VOB/A und

• in den §§ 7 EU bis 7 c EU VOB/A,

• in § 23 UVgO und

• in § 31 VgV

aufgeführt.

Der Auftraggeber kann seine Vorstellungen von der gewünschten Leistung in der Beschreibung zum Ausdruck bringen und die gewünschten Leistungen, deren technische Merkmale, Funktion, Qualität, Menge, besondere Eigenschaften, Art der Ausführung und sonstige Rahmenbedingungen für die Leistung und den Auftrag vorgeben.

Weiterhin können Leistungen mit Umweltanforderungen in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen im Angebot vorgegeben werden. Wenn der Auftraggeber Umwelteigenschaften in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen vorschreibt, so kann er die Spezifikationen verwenden, die in europäischen, multinationalen oder anderen Umweltzeichen definiert sind, wenn

• sie sich zur Definition der Merkmale des Auftragsgegenstands eignen,

• die Anforderungen des Umweltzeichens auf Grundlage von wissenschaftlich abgesicherten Informationen ausgearbeitet werden,

• die Umweltzeichen im Rahmen eines Verfahrens erlassen werden, an dem interessierte Kreise, wie z. B. staatliche Stellen, Verbraucher, Hersteller, Händler und Umweltorganisationen, teilnehmen können, und

• wenn das Umweltzeichen für alle Betroffenen zugänglich und verfügbar ist.

Entsprechend der Grundregeln für eine ordnungsgemäße Beschreibung der Leistung sind die Leistungen wie folgt zu beschreiben:

• Eindeutig und erschöpfend

Eine eindeutige und erschöpfende Beschreibung der Leistung hat sowohl für die Schaffung einer transparenten Wettbewerbsgrundlage bis zum Zuschlag als auch für die Bestimmung des Umfangs der späteren Leistungspflicht des Auftragnehmers, d. h. des Leistungssolls, ihre hervorragende Bedeutung.

• Angabe aller beeinflussenden Umstände für eine einwandfreie Preisermittlung

Entsprechend den Vergabevorschriften sind weiterhin alle Umstände festzustellen und in den Vergabeunterlagen anzugeben, die eine einwandfreie Preisermittlung beeinflussen. Preisbeeinflussende Umstände sind alle Umstände, die – auf die konkrete Leistung bezogen – den Preis beeinflussen.

• Vermeidung von ungewöhnlichen Wagnissen, für Umstände und Ereignisse, auf die der Auftragnehmer keinen Einfluss hat und deren Einwirkung auf die Preise und Fristen er nicht im Voraus schätzen kann

Dem Auftragnehmer darf hiernach grundsätzlich kein ungewöhnliches Wagnis aufgebürdet werden für Umstände und Ereignisse, auf die er keinen Einfluss hat und deren Einwirkung auf die Preise und Fristen er nicht im Voraus schätzen kann.

• Beachtung der verkehrsüblichen Bezeichnung der Leistung

Verkehrsübliche Bezeichnungen in der Leistungsbeschreibung sind Fachbegriffe oder Ausdrücke für Leistungen, die den für die Leistung in Betracht kommenden Fachkreisen entstammen und dort allgemein und nicht nur sachlich oder regional begrenzt üblich sind.