Karlheinz Weber - Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA

Jeder in SAP gebuchte Beleg kann durch eine eindeutige Belegnummer (je Buchungskreis und Jahr) identifiziert werden. Die Belegnummer wird normalerweise vom System durch die Zuweisung der nächsten freien Nummer innerhalb eines Belegnummernkreises vergeben.

Im Allgemeinen besteht ein Buchhaltungsbeleg aus dem Belegkopf und den dazugehörigen Belegpositionen (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Originalbeleg und SAP-Beleg

Der Belegkopf umfasst all jene Informationen, die für den ganzen Beleg gültig sind.

Um die diversen Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung unterscheiden zu können, werden in SAP S/4HANA verschiedene Belegarte n verwendet. Zudem steuert die Belegart auf Belegkopfebene, welche Kontenarten (S für Sachkonten, K für Kreditoren, D für Debitoren bzw. A für Anlagen) bebucht werden können. Über die Zuordnung eines Belegnummernkreises wird zusätzlich auch die Vergabe der Belegnummer gesteuert. Die von der SAP im Standard ausgelieferten Belegarten können firmenspezifisch angepasst werden. Die gebräuchlichsten Belegarten sind in Tabelle 3.1 dargestellt. Solche, die primär für den Kreditorenbuchhalter Relevanz haben, sind in Fettdruck hervorgehoben.

Tabelle 3.1: Belegarten in SAP

Eigene Belegarten für Buchungen aus anderen Modulen

Verwenden Sie beispielsweise für Rechnungen, die im Modul Finanzwesen (FI) gebucht werden, die Belegarten KR oder KN und in der Materialwirtschaft (MM) die Belegarten RE oder RN.

Auf der Belegpositionsebene steuert der Buchungsschlüssel , ob Sie ein Sachkonto, einen Kreditor, einen Debitor oder eine Anlage im Soll bzw. im Haben bebuchen wollen.

Tabelle 3.2 zeigt die wichtigsten Buchungsschlüssel:

Tabelle 3.2: Buchungsschlüssel in SAP

Die primär für den Kreditorenbuchhalter relevanten Buchungsschlüssel haben wir wieder hervorgehoben. Bei den neuen Fiori-Apps sind diese Buchungsschlüssel bereits fest mit der Anwendung verknüpft und müssen nicht mehr eingegeben werden.

Die geforderte chronologische Darstellung aller Geschäftsvorfälle erreichen Sie über verschiedene Datumsfelder:

Das Belegdatum ist der Tag, an dem der Originalbeleg erstellt wurde. Dieses Datum wird in der Regel vom Belegersteller auf dem Originalbeleg vermerkt. So ist beispielsweise auf Eingangsrechnungen neben der Rechnungsnummer meist das Rechnungsdatum (= Belegdatum) ausgewiesen.

Das Buchungsdatum weist den Tag aus, dem der Beleg in der Buchhaltung wirtschaftlich zuzuordnen ist. Auf Basis des Buchungsdatums wird automatisch die Buchungsperiode abgeleitet. Die SAP-Hauptbuchhaltung kennt nicht nur zwölf Buchungsperioden für die zwölf Monate, sondern auch bis zu vier Sonderperioden: Jahresabschlussbuchungen per 31.12. können in eine Sonderperiode (13 bis 16) gebucht werden. Für den Kreditorenbuchhalter sind die Sonderperioden allerdings meist nicht relevant.

Das Erfassungsdatum stellt den Tag der Eingabe im System dar. Es ist nicht manuell eintragbar, sondern wird vom System automatisch bei jeder Buchung vergeben.

Zusätzlich kann auf Buchungskreisebene ein für die Steuermeldung relevantes Steuermeldedatum aktiviert werden.

Daneben existieren noch mehrere andere Datumsfelder auf Belegpositionsebene, beispielsweise das Valutadatum für das Cash-Management oder das Bezugsdatum für die Anlagenbuchhaltung.

Rechnungsdatum = Belegdatum = Buchungsdatum

Wir empfehlen Ihnen, bei der Verbuchung von Rechnungen das Rechnungsdatum als Belegdatum UND Buchungsdatum zu verwenden. So ist der Beleg stets der richtigen Buchungsperiode zugeordnet. Sollte die Buchungsperiode aufgrund des späten Eintreffens einer Rechnung bereits geschlossen sein, dann müssen Sie ein Buchungsdatum der offenen Periode wählen.

Die wichtigste Aufgabe jedes Buchhalters ist die Verbuchung der im Unternehmen stattfindenden Geschäftsvorfälle.

Damit kommen wir zum ersten der angekündigten Buchungsbeispiele. In »Szenario 1« unserer Firma »Fair Trade Coffee GmbH« wird nach der Firmengründung das Stammkapital eingezahlt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die dafür notwendige Buchung durchführen.

Abbildung 3.3: »Szenario 1« – Buchung im Hauptbuch

Für die Erfassung einer Buchung im Hauptbuch rufen Sie die App »Hauptbuchbelege buchen« auf (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4: App »Hauptbuchbelege buchen«

Um die Eingabe auf Positionsebene zu erleichtern, stehen unterschiedliche Erfassungsvarianten zur Verfügung (siehe Abbildung 3.5).

Abbildung 3.5: Auswahl Erfassungsvariante

In unserem Fall verwenden wir die Erfassungsvariante Standard 2. Bei dieser stehen Ihnen die wichtigsten Eingabefelder auf Positionsebene zur Verfügung, weshalb sie auch von vielen Buchhaltern häufig genutzt wird. Wenn Sie keine passende Erfassungsvariante auswählen, werden Ihnen zu viele nicht benötigte Eingabefelder angeboten.

Anlage von eigenen Erfassungsvarianten

Überlegen Sie sich, welche Eingabefelder Sie und Ihre Kollegen beim Buchen oft benötigen, und lassen Sie sich von der IT eine oder mehrere kundenspezifische Erfassungsvarianten anlegen. Damit können Sie sich die Arbeit sehr erleichtern.

In Abbildung 3.6 sehen Sie die wichtigsten Felder für die Buchung der Einlage des Stammkapitals in der Eingabemaske hervorgehoben.

Abbildung 3.6: Buchung der Kapitaleinlage