Karlheinz Weber - Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA

Über die Materialwirtschaft (MM) werden vom Kreditor 1 zwei Notebooks für je 500 EUR + 19% Mehrwertsteuer gekauft. In der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden die Notebooks mit je 500 EUR und in der Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) wird der Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer in Höhe von 1.190 EUR unter dem Kreditor 1 ausgewiesen.

Nehmen wir an, wir haben zusätzlich eine steuerfreie Mietrechnung von 700 EUR vom Kreditor 2 erhalten. Jetzt sehen wir in der Hauptbuchhaltung (FI-GL) auf dem Abstimmkonto »Anlagen« den Gesamtbetrag von 1.000 EUR für die beiden Anlagen zu je 500 EUR und auf dem Abstimmkonto für Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen einen Betrag von 2.190 EUR.

Zusätzlich kann die Miete von 1.000 EUR im Controlling (CO) auf der entsprechenden Kostenstelle ausgewertet werden.

Die SAP-Organisationseinheiten spiegeln die Aufbauorganisation des Unternehmens wider. Für jedes SAP-Modul gibt es unterschiedliche Organisationseinheiten. Durch deren Zuordnung untereinander entsteht eine hierarchische und integrierte Organisationsstruktur.

Die wichtigsten SAP-Organisationseinheiten für den Kreditorenbuchhalter sind der Buchungskreis , der Kostenrechnungskreis und das Werk . In SAP sollten Sie für jede selbstständig bilanzierende Einheit einen Buchungskreis, für jeden Standort ein Werk und für den gesamten Konzern idealerweise einen Kostenrechnungskreis anlegen. Die einzelnen Elemente stehen zueinander in einer 1:n-Beziehung.

An dieser Stelle wollen wir erstmals die Brücke zu unserem durchgängigen Praxisbeispiel schlagen. Unser »Fair Trade Coffee«-Konzern besteht aus einer deutschen und einer amerikanischen Firma. Die deutsche Firma hat einen Standort in Berlin und einen in Hamburg, der einzige Standort der amerikanischen Firma ist New York.

In SAP haben wir dies mit der in Abbildung 2.4 dargestellten SAP-Organisationstruktur umgesetzt.

Abbildung 2.4: SAP Organisationseinheiten

Zunächst haben wir für Zwecke des Controllings für den gesamten Konzern den Kostenrechnungskreis A000 angelegt. Da wir eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung wünschen, haben wir für die »Fair Trade Coffee GmbH« in Deutschland den Buchungskreis 1012 und für die »Fair Trade Coffee Ltd«. in den Vereinigten Staaten den Buchungskreis 1710 definiert sowie beide dem Kostenrechnungskreis A000 zugeordnet. Anschließend haben wir die Werke 1012 für Berlin, 1013 für Hamburg und 1710 für New York erstellt und dem jeweiligen Buchungskreis zugeordnet.

Abgleich der SAP-Organisationseinheiten mit Ihrer Aufbauorganisation

Sie benötigen zunächst die passenden SAP-Organisationseinheiten; erst dann können Sie Stammdaten anlegen und Belege richtig buchen.

Wenn Sie mehr über das Thema SAP-Module und SAP-Organisationseinheiten erfahren wollen, möchten wir Sie auf das Buch »Schnelleinstieg in SAP S/4HANA« (Brunner/Reichhardt/Munzel, Espresso Tutorials, 2021) verweisen.

Da Embedded Analytics in SAP S/4HANA vollkommen neue und vielfältige Analysemöglichkeiten bietet, möchten wir Sie bereits am Beginn dieses Buches mit dem Thema vertraut machen.

In einem herkömmlichen ERP-System werden die gebuchten Werte meist täglich, bevorzugt in der Nacht, ins Business-Warehouse(BW)-System übertragen, um anschließend dort ausgewertet zu werden. In SAP S/4HANA können die Buchungen und Analysen im selben System erfolgen.

Abbildung 2.5 zeigt einen Vergleich zwischen dem herkömmlichen und dem neuen Ansatz:

Abbildung 2.5: Transaktion und Analyse in SAP ERP (links) bzw. in SAP S/4HANA (rechts)

Mit »Embedded Analytics« in SAP S/4HANA ist gemeint, dass SAP verschiedene alte und neue Berichtswerkzeuge anbietet, die alle in demselben System verfügbar sind (siehe Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: Embedded Analytics

Die neue Logik ist so aufgebaut, dass zwischen der physischen Datenbankebene und den unterschiedlichen Berichtswerkzeugen ein virtuelles Datenmodell liegt, das aus sogenannten CDS-Views oder virtuellen BW-Infoprovidern bestehen kann. »Virtuell« bedeutet, dass die Daten kein weiteres Mal gespeichert werden.

Sowohl die alten Standardberichte als auch neue analytische Fiori-Apps und moderne BW-Berichtswerkzeuge wie SAP Analysis for Microsoft Excel oder Lumira greifen über das virtuelle Datenmodell auf dieselben Daten des Universal Journals zu.

Hier möchten wir Ihnen nur einige der zahlreichen analytischen Apps aus dem Bereich der Kreditorenbuchhaltung vorstellen, die der Standardrolle Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung zugeordnet sind (siehe Abbildung 2.7.

Abbildung 2.7: Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung

Standardrolle »Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung«

Lassen Sie sich die zur Kreditorenbuchhaltung gehörige Fiori-Standardrolle »Analytische Funktionen für die Kreditorenbuchhaltung« zuweisen. Sie werden von den vielfältigen Möglichkeiten dieser Apps überrascht sein.

Die auf den Kacheln (so wird die Darstellung der Fiori-Apps im Launchpad bezeichnet) abgebildeten Zahlen stammen nicht von unserer »Fair Trade Coffee GmbH«, sondern von einer anderen Beispielfirma. Mithilfe dieser in den Apps ausgewiesenen Kennzahlen (Englisch: Key Performance Indikator, kurz KPI) kann jeder Manager sofort kritische Situation erkennen.

Die App Übersicht der Kreditorenbuchhaltung ermöglicht dem Manager einen grafischen Überblick über die verschiedenen Bereiche und Aspekte der Kreditbuchhaltung. Im Abschnitt 13.1stellen wir Ihnen diese App näher vor.

Die App Überfällige Verbindlichkeiten zeigt den Betrag der Verbindlichkeiten, die schon hätten bezahlt werden müssen, getrennt nach kritisch und unkritisch. Da der aktuelle (im gezeigten Beispiel vor 20 Minuten ermittelte) Wert der kritischen offenen Verbindlichkeiten bereits über 400 Mio. EUR liegt, lässt dies die Alarmglocken beim Management läuten. Klickt der Manager auf die App, werden ihm Details zu dieser Kennzahl in grafischer oder tabellarischer Form angeboten, und er kann die überfälligen offenen Posten nach Land, Kreditor oder anderen Kriterien analysieren.

In der App Automatische und Manuelle Zahlungen erkennt der Manager, dass 221 Mio EUR bezahlt wurden, und in der rot und damit als kritisch dargestellten Kennzahl der App Inanspruchnahme von Skonti , dass aufgrund der knappen finanziellen Möglichkeiten nur 26% des möglichen Skontos ausgenutzt wurde.