Karlheinz Weber - Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA

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Karlheinz Weber: Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA®

Sebastian Brunner, Philipp Reichardt, Martin Munzel:Schnelleinstieg in SAP S/4HANA®

Michael Eckel, Nergiz Köksal: Die neue Anlagenbuchhaltung in SAP S/4HANA®

Silke Breest: Kreditmanagement mit SAP S/4HANA®

Prof. Dr. Peter Preuss, Martin Schmidt:Konzernreporting mit SAP S/4HANA® Finance for Group Reporting

In SAP S/4HANA wachsen Finanzwesen und Controlling sowie damit einhergehend die Haupt- und Nebenbuchhaltungen (wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung) im Universal Journal zusammen. Darüber hinaus steht dem Anwender mit SAP Fiori eine komplett neue Benutzeroberfläche zur Verfügung.

Die vielen positiven Rückmeldungen zum Buch »Schnelleinstieg ins Finanzwesen (FI) mit SAP S/4HANA« haben uns veranlasst, das Thema anhand von weiterführenden Praxishandbüchern zu einzelnen Teilgebieten des Finanzwesens zu vertiefen.

Sie sind im Rechnungswesen als Manager, Kreditorenbuchhalter, Key-User oder Berater beschäftigt, verfügen zumindest über Grundkenntnisse in SAP S/4HANA und sind daran interessiert, wie die Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA funktioniert? Dann ist dieses Buch genau das richtige für Sie.

Hierin werden wir Ihnen die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA in der Sprache des Buchhalters näherbringen. Sie werden den Beschaffungsprozess »Purchase to Pay« und die damit verbundenen Teilprozesse von der Bestellung bis zur Ausgangszahlung primär aus Sicht des Kreditorenbuchhalters Schritt für Schritt kennenlernen, aber auch die Integration zur Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Materialwirtschaft und zum Einkauf. Hierfür nutzen wir das bereits aus dem ersten Buch bekannte durchgängige und gut nachvollziehbare Praxisbeispiel der fiktiven deutschen Firma »Fair Trade Coffee GmbH«.

Auch für dieses Buch gilt natürlich: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte! Daher werden wir Ihnen das Thema, wann immer es möglich ist, anhand von Grafiken und anschaulichen Screenshots aus dem SAP-System auch visuell näherbringen.

Viele Tipps und Tricks sowie Hinweise auf vermeidbare Fallstricke ergänzen das Buch.

Das sollten Sie mitbringen

Wie gehen davon aus, dass Sie allgemein bestens mit der Buchhaltung vertraut sind, sodass wir Ihnen in diesem Buch deren Grundsätze nicht erst beibringen müssen. Auch sollten Sie bereits über Grundkenntnisse in SAP S/4HANA verfügen.

Herzlichen Dank an alle, die zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Besonders bedanken wollen wir uns bei Anja Achilles für das professionelle Lektorat, bei Tanja Jahns für den perfekten Satz und bei beiden für die gute Zusammenarbeit.

Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.

Beispiel

Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.

Achtung

Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.

Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

Zunächst stellen wir Ihnen das leicht nachvollziehbare Praxisbeispiel aus dem Alltag eines Unternehmens vor, anhand dessen wir Sie aus der Sicht eines Kreditorenbuchhalters durch den Beschaffungsprozess »Purchase to Pay« (von der Bestellung bis zur Zahlung) sowie durch weitere Prozesse der Kreditorenbuchhaltung führen werden.

Die Fair Trade Coffee GmbH ist eine neu gegründete deutsche Firma, deren Fokus auf dem fairen Handel von Kaffee liegt. Parallel zu ihrem deutschen Hauptstandort betreibt sie eine Tochterfirma in den USA (siehe Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Fair Trade Coffee GmbH

Neben dem Verkaufsprozess »Lead to Cash« spielt in jedem Unternehmen der Beschaffungsprozess »Source to Pay« bzw. »Purchase to Pay« eine zentrale Rolle. Viele Teilprozesse, die zur Beschaffung gehören, sind in der Kreditorenbuchhaltung zu berücksichtigen (siehe Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2: Fair Trade Coffee GmbH – Teilprozesse in der Beschaffung

Als Handelsfirma wählt unser Beispielunternehmen die den Fair-Trade-Bedingungen entsprechenden Kaffeelieferanten aus, schließt mit ihnen die gewünschten Verträge und bestellt die benötigten Mengen. Später wird die gelieferte Menge eingelagert und die erhaltene Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung verbucht sowie innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt. Darüber hinaus müssen Anlagen und andere Güter bzw. Dienstleistungen gekauft und bezahlt werden. Für all diese Vorgänge sind Stammdaten anzulegen und für die meisten Teilprozesse auch entsprechende Buchungen im Finanzwesen vorzunehmen.

Am Perioden- bzw. Jahresende sind schließlich die Abschlussarbeiten für die Kreditorenbuchhaltung durchzuführen.

Damit Sie das Praxisbeispiel der fiktiven Firma »Fair Trade Coffee GmbH« in allen Schritten gut nachvollziehen können, haben wir in jedem Kapitel bzw. Abschnitt die angesprochenen Geschäftsfälle mit den damit verbundenen Stammdaten und Buchungen in Form von 16 »Szenarien« dargestellt:

Szenario 1: Buchung Stammkapital auf Sachkonto

Szenario 2: Anlage Sachkonten

Szenario 3: Anlage Geschäftspartner

Szenario 4: Anlage Anlagenstamm

Szenario 5: Anlage Hausbank und -konto

Szenario 6: Anzeige Materialstamm

Szenario 7: Eingangsrechnungen ohne Integration

Szenario 8: Kreditorenkonto ausgleichen

Szenario 9: Ausgangszahlung

Szenario 10: Anlagenzugang durch Kauf

Szenario 11: Rechnung und Zahlung mit Skonto

Szenario 12: Anzahlung

Szenario 13: Beschaffungsprozess mit Integration

Szenario 14: Periodenabschluss Kreditoren

Szenario 15: Analysen in der Kreditorenbuchhaltung

Szenario 16: Periodenabschluss Hauptbuchhaltung

Für alle in den Szenarien näher beschriebenen Stammdaten und Buchungen ist der jeweilige Abschnitt angegeben. So wird beispielsweise die Verbuchung der Stammeinlage aus Szenario 1 in Abschnitt 3.1näher beschrieben, während Sie die Anlage des Sachkontos für die Commerzbank aus Szenario 2 in Abschnitt 4.1.1finden.

Nutzen Sie die Szenario-Übersichten