Michael Griga - Bilanzen erstellen und lesen für Dummies

Besorgen Sie sich einmal einen aktuellen Kostenstellenplan Ihres Unternehmens. Gehen Sie hierzu am besten auf die Kollegen aus dem Controlling zu. Im Kostenstellenplan finden Sie die potenziellen Schuldigen der Gemeinkostenverursachung. Auch bei Buchungen muss die Kostenstelleninformation oft mitgegeben werden – in der Regel in Form von Nummern.

Es werden zwei Arten von Kostenstellen unterschieden:

Hilfskostenstellen beglücken lediglich andere Kostenstellen mit ihren Diensten und machen sonst nix. Raum- und Energiekostenstellen oder das Lohnbüro sind Beispiele hierfür.

Hauptkostenstellen sind Stellen, die diese Dienste in Anspruch nehmen und die ansonsten direkt für die Produkte des Unternehmens arbeiten. Material-, Fertigungs-, Vertriebs- und Verwaltungskostenstellen sind somit Hauptkostenstellen.

Damit alles gerecht verteilt wird, muss das, was auf Hilfskostenstellen läuft, umverteilt werden. Und zwar auf jene Kostenstellen, die diese Leistungen in Anspruch nehmen. Das Ganze noch möglichst genau, zum Beispiel nach der Quadratmeterzahl Ihres Büros oder nach Kilowattstunden, die Sie verbraucht haben. Das nennt man dann innerbetriebliche Leistungsverrechnung .

Hierfür gibt es ein oft zu Unrecht gefürchtetes Instrument: den Betriebsabrechnungsbogen – auch BAB genannt.

Der BAB liefert Ihnen die gesamten Gemeinkosten der Hauptkostenstellen – einschließlich der verteilten Kosten der Hilfskostenstellen. Diese können Sie dann in der Kostenträgerrechnung auf die einzelnen Produkte oder Dienstleistungen verteilen.

Angenommen, Ihr Unternehmen stellt zwei Produkte her: tiefgekühlte Erdbeersahnetorten und tiefgekühlte Mohnbrötchen. Die jeweiligen Einzelkosten, zum Beispiel die Erdbeeren für die Torten und der Mohn für die Brötchen, konnten Sie bereits eindeutig einem der beiden Produkte zuordnen. Diese Einzelkosten brauchen Sie nun auf Kostenstellenebene als Berechnungsbasis, um die Gemeinkosten auf die beiden Produkte zu verteilen.

Beispielsweise fielen für die tiefgekühlten Erdbeersahnetorten

48.900 Euro Gemeinkosten in der Kostenstelle Material,

100.000 Euro Einzelkosten in der Kostenstelle Material,

89.100 Euro Gemeinkosten in der Kostenstelle Produktion,

120.000 Euro Einzelkosten in der Kostenstelle Produktion,

25.500 Euro Gemeinkosten in der Kostenstelle Vertrieb,

358.000 Euro Einzelkosten in der Kostenstelle Vertrieb und

33.650 Euro Gemeinkosten in der Kostenstelle Verwaltung

an.

Damit Sie die Kostenstellengemeinkosten auf die einzelnen Produkte verteilen können, müssen Sie zunächst einmal die Gemeinkosten durch die Einzelkosten dividieren. Und das für jede betroffene Kostenstelle gesondert. Diese Quotienten heißen Kalkulationszuschlagssätze.

Doch hoppla: Es gibt gemeine Kostenstellen, die ausschließlich Gemeinkosten produzieren. Hierzu zählt der Vertrieb oder die Verwaltung. Wenn Sie hier die Gemeinkosten durch die nicht vorhandenen Einzelkosten dividieren, dreht sich jeder Mathelehrer im Grab um: Durch null sollte man nämlich nicht unbedingt dividieren. Bei diesen Kostenstellen dividieren Sie die Gemeinkosten deshalb durch alle entstandenen Einzel- und Gemeinkosten der anderen Kostenstellen – außer den Gemeinkosten des Vertriebs und der Verwaltung selbst.

Mit den Werten aus dem Beispiel führt das zu folgendem Ergebnis:

Gemeinkosten gesamt: 197.150 Euro (48.900 + 89.100 + 25.500 + 33.650)

zuzüglich Einzelkosten gesamt: 220.000 Euro (100.000 + 120.000)

abzüglich Gemeinkosten Vertrieb: 25.500 Euro und Gemeinkosten Verwaltung: 33.650 Euro

ergibt 358.000 Euro

Somit hätten Sie alle Informationen für die Bildung der Kalkulationszuschlagssätze beisammen:

Kalkulationszuschlagssatz Material: 48.900 Euro / 100.000 Euro = 48,90 Prozent

Kalkulationszuschlagssatz Produktion: 89.100 Euro / 120.000 Euro = 74,25 Prozent

Kalkulationszuschlagssatz Vertrieb: 25.500 Euro / 358.000 Euro = 7,12 Prozent

Kalkulationszuschlagssatz Verwaltung: 33.650 Euro / 358.000 Euro = 9,40 Prozent

Nun haben Sie also viele schöne Prozentwerte. Doch was tun damit? Jetzt geht's endlich an die Produkte! Das Ganze nennt man Kalkulation – oder wenn Sie einmal sehr gesprächig sind: Zuschlagskalkulation – und funktioniert so:

Sie kennen bereits die Einzelkosten Ihrer Produkte und dazu auch noch die passenden Kostenarten beziehungsweise Kostenstellen. Außerdem wissen Sie, wie viele Einheiten davon hergestellt wurden. Sie können sich dieses Wissen zunutze machen und je Kostenart die Produkteinzelkosten errechnen. Und wie? Einfach, indem Sie diese Kosten durch die Anzahl gefertigter Produkte dividieren.

Jetzt kommen die Kalkulationszuschlagssätze ins Spiel. Je Kostenart beziehungsweise Kostenstelle gibt es einen solchen. Dieser Prozentwert wird nun mit den Einzelkosten multipliziert. Heraus kommt der jeweilige Gemeinkostenanteil:

Die Gesamtkosten je Kostenart und Stück erhalten Sie, wenn Sie den Gemeinkostenanteil je Kostenart und Stück zu den Einzelkosten je Kostenart und Stück hinzuaddieren:

Nun gliedern Sie noch die verschiedenen Kostenarten mit ihren Einzel- und Gemeinkostenanteilen. Die Materialkosten und die Produktionskosten bilden zusammen die Herstellungskosten. Addiert man zu diesen noch die Vertriebs- und Verwaltungskosten hinzu, erhält man die sogenannten Selbstkosten.

So weit der kleine Exkurs in die wunderbare Welt der Kostenrechnung, ehe wir im Folgenden wieder versuchen, Sie voll und ganz vom externen Rechnungswesen zu begeistern!

Sie haben im Monat März 100.000 tiefgekühlte Erdbeersahnetorten hergestellt. Tabelle 3.1zeigt, wie die Produktkalkulation mit den Daten aus dem Beispiel aussieht.

Tabelle 3.1: Zuschlagskalkulation – Werte in Euro

Jetzt kennen Sie also die Kosten für eine Erdbeersahnetorte. Dieses Wissen ist für die Preisbestimmung sehr hilfreich. Für jedes Produkt muss der Verkaufspreis natürlich über den Selbstkosten liegen, damit Sie einen Gewinn erzielen. In diesem Beispiel müssen Sie also mindestens 4,18 Euro für eine Erdbeersahnetorte verlangen, um überhaupt wirtschaftlich zu arbeiten.