Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Einmal bei einem relevanten Sachverhalt angekommen, können sodann fokussierte und geschlossene Fragen zu Details (wie genau ist die Rechnung bei Ihnen eingegangen, wer hat die Rechnung wann freigegeben) gestellt werden. Ist ein Sachverhalt hinreichend beleuchtet und die offenen Fragen beantwortet, kann zum nächsten Sachverhalt (auch: Episode), den man wiederum zunächst mit einer offenen Frage adressiert, übergegangen werden.

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Die Interviewer haben während des Gesprächs stets den roten Faden im Auge zu behalten. Ihnen obliegt die aktive Gesprächsführung und sie müssen ggf. in der Lage sein, die Gesprächsstrategie bei Bedarf anzupassen.

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Das Gespräch endet, wenn alle relevanten Sachverhalte adressiert wurden. Im Einzelfall kann es erforderlich sein, das Gespräch nach einer (kurzen oder langen) Unterbrechung fortzuführen, etwa wenn die Beteiligten Ermüdungserscheinungen feststellen, das Gespräch eskaliert oder aus einer Vielzahl von weiteren Gründen.

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Zum Abschluss des Interviews empfiehlt sich ein kurzer Ausblick über den weiteren Verlauf (z.B. sofern zutreffend, die Übersendung eines Protokolls zur Überprüfung bzw. Unterzeichnung, die Terminfindung für ein weiteres Interview, die Anforderung von Unterlagen, etc.). Je nach Interviewverlauf und Atmosphäre gebietet die Höflichkeit einen abschließenden Dank für die Mitarbeit.

Phase III: Post-Interview

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Mindestens genauso bedeutsam wie die erlangten Informationen selbst, ist die Dokumentation der Ergebnisse. Je nach vereinbarter Protokollierung müssen die Gesprächsinhalte im Anschluss an das Interview i.d.R. transkribiert, verschriftlicht oder jedenfalls zusammengefasst werden. Häufig empfiehlt es sich, die Dokumentation möglichst zeitnah durchzuführen, da die schriftlichen Notizen so um erinnerte Inhalte der Interviewer ergänzt werden können. Bei der Interviewplanung ist diesbezüglich auf ausreichend Zeit zwischen den einzelnen Interviews zu achten.

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Neben den reinen Inhalten kann es sich lohnen, auch die nonverbalen Eindrücke zu rekapitulieren und zu interpretieren. Hieraus können sich durchaus Anknüpfungspunkte für weitere Untersuchungsmaßnahmen ergeben. Ungewöhnliche Gestik und Mimik bei einzelnen Aussagen kann auf Verdachtsmomente bei zunächst unscheinbaren Sachverhalten deuten.

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Ggf. kann der Gesprächspartner um abschließende Korrektur bzw. erforderlichenfalls Ergänzung der Gesprächszusammenfassung gebeten werden. In diesem Fall ist zu beachten, dass nicht selten Gesprächspartner insbesondere sie selbst kompromittierenden Aussagen widerrufen oder korrigieren, teilweise nach Einholung von juristischem Rat.

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Ein wesentlicher Teil forensischen Untersuchungen besteht regelmäßig aus der Auswertung einer Vielzahl von (physischen) Unterlagen. Tax Investigations bilden dabei keine Ausnahme. Vielmehr führen steuerliche Aufbewahrungsfristen und der „offizielle“ Charakter vieler zugrundeliegender Unterlagen Unternehmen dazu, gerade diese Dokumente besonders sorgsam aufzubewahren.

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Eine gute Dokumentenlage erhöht die Wahrscheinlichkeit Beweise für oder gegen bestimmte Verdachtsmomente zu finden. Allerdings stellt die Fülle an Dokumenten erhöhte Anforderungen an ein effizientes Dokumentenmanagement. Schnell kann eine Tax Investigation mehrere Dutzend oder gar Hunderte von gefüllten Aktenordnern umfassen. Unerlässlich ist deshalb ein auch für Dritte nachvollziehbares System zur Erfassung, Sicherung und Nachverfolgbarkeit von Unterlagen.

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Zunächst gilt es, die Arten von Unterlagen zu bestimmen, die für einen zu untersuchenden Sachverhalt relevant sind. Für den oben skizzierten Fall ( Rn. 36 ff.) können dies etwa die folgenden Unterlagen sein:

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Idealerweise werden die Unterlagen im Original zur Verfügung gestellt. Bei entsprechenden Verdachtsmomenten können die Unterlagen auch auf Richtigkeit überprüft werden, um Fälschungen von Unterschriften, amtlichen Merkmalen oder ganzen Unterlagen auszuschließen.

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Wichtig ist es, die Unterlagen sorgfältig, aber immer mit dem Fokus auf die zu untersuchenden Sachverhalte hin auszuwerten. Das Festhalten an zwar interessanten, aber für die Investigation offenbar irrelevanten Inhalten geschieht häufig, etwa bei der Auswertung von Schriftverkehr, bringt jedoch für den Untersuchungsfortschritt wenig und kann sogar zu rechtlichen Problemen führen.

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Herausforderungen bei der Sichtung kritischer Dokumente bestehen insbesondere in der möglicherweise fehlenden Bereitschaft des untersuchten Unternehmens, diese Dokumente überhaupt bzw. zeitnah zur Verfügung zu stellen. Insbesondere dann, wenn die Unterlagen ausschließlich im Verfügungsbereich einer im Fokus stehenden Person (im vorliegenden Fall[25] etwa Erwin Eifrig) befindlich sind, könnte das Interesse dieser Person darin bestehen, die Unterlagen nicht oder nicht rechtzeitig beizubringen. Nicht selten haben diese Personen dann plötzlich einen vollen Terminkalender oder sind über längere Zeit krank.

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Eine weitere Herausforderung besteht bei legendierten Untersuchungen darin, den wahren Untersuchungszweck über das Anfordern konkreter Dokumente zum Sachverhalt nicht preiszugeben, bzw. das Bekanntwerden möglichst weit hinauszuzögern. Dies gelingt am ehesten, indem anfänglich möglichst Dokumente mit allgemeinem Charakter (in der vorgenannten Aufzählung wären dies etwa die Richtlinien oder Ausschreibungsunterlagen) angefordert werden. Dies steht jedoch häufig im Zielkonflikt mit dem Wunsch, die konkreten, möglicherweise kompromittierenden Unterlagen früh vor Vernichtung, Unterschlagung oder Manipulation zu sichern.

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Eine Alternative kann sein, die Anforderung konkreter Dokumente (z.B. Rechnungen, einzelne Stamm- oder Buchungsdaten) um unverfängliche Dokumente (z.B. Rechnungen anderer Lieferanten oder eine scheinbar zufällige Stichprobe von Stamm- und Buchungsdaten) zu ergänzen. Dies treibt jedoch den Aufwand für das Dokumentenmanagement teilweise in ungeahnte Höhen und kann unter Umständen die Pflicht zur Auswertung auch dieser als irrelevant erachteten nach sich ziehen.

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Hilfreich ist es, sowohl angeforderte als auch erhaltene Unterlagen mit Hilfe eines Dokumentenlogbuchs nachzuverfolgen. Zum einen können damit angeforderte, aber noch nicht zur Verfügung gestellte Unterlagen besser im Blick behalten und entsprechende Erinnerungen versendet werden. Zum anderen könnte die Frage, wann welches Dokument von wem, wie und an wen übergeben wurde, zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden. Gerade, wenn sich bereits von Anfang an eine hohe Zahl zu sichtender Dokumente abzeichnet, lohnt sich ein professionelles Dokumentenmanagementsystem. Leider zeigt die Praxis, dass viele große Investigations zunächst klein anfangen, und das gesamte Ausmaß der Untersuchungshandlungen und damit auch der zu sichtenden Dokumente noch nicht bekannt ist.