Markus Brinkmann - Tax Compliance

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Nehmen einzelne Organe der Gesellschaft auch Organfunktionen in anderen Gesellschaften wahr und/oder üben auch Tätigkeiten in Konzernzentralbereichen (z.B. Corporate Finance, Controlling) aus, kommt dem Ort, an dem diese Vorbereitungsmaßnahmen tatsächlich ausgeübt wurden, für die Bestimmung des Orts der Geschäftsleitung der Gesellschaft keine Bedeutung zu, wenn die Entscheidungsfindung diesen Personen in der Funktion als Organ der Gesellschaft obliegt und dem Ort der Geschäftsleitung zuzurechnen ist. Bloße Vorbereitungshandlungen sind deshalb stets von der tatsächlichen Willensbildung im Sinne einer Geschäftsleitungsentscheidung abzugrenzen. Dies gilt insbesondere in Fällen, in denen mehrere Geschäftsführer bestellt sind, die nach dem Organisationsreglement der Geschäftsführung für die betreffenden Geschäfte eine (einfache oder qualifizierte) Mehrheitsentscheidung zu treffen haben.

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Dass in einem Konzern für bestimmte Geschäfte eine zentrale Koordination mit entsprechenden Abstimmungsmaßnahmen der Konzernspitze erfolgt, ist eine anerkannte Realität von Konzernorganisationen zur Sicherstellung einer abgestimmten Investitions- und Finanzplanung im Gesamtverbund. Deshalb zählen auch koordinierende Vorgaben (z.B. Konzernfinanzierungsrichtlinie) zum Bereich der Vorbereitungsmaßnahmen.

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Nach der Rechtsprechung des BFH und einstimmiger Meinung in der Literatur kommt es für die Bestimmung der Geschäftsleitung auf die laufenden Tagesgeschäfte von einiger Wichtigkeit an.[129] Zur laufenden Geschäftsführung gehören tatsächliche und rechtsgeschäftliche Handlungen des gewöhnlichen Geschäftsbetriebes (Tagesgeschäfte) der Gesellschaft sowie organisatorische Maßnahmen, die der gewöhnlichen Verwaltung der Gesellschaft entsprechen.[130] Maßgeblich sind Entscheidungen, die für den normalen, den laufenden Geschäftsablauf wichtig sind. Dies sind regelmäßig die Entscheidungen, die von der Geschäftsführung getroffen werden.[131]

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Neben diesem qualitativen Merkmal ist es in quantitativer Hinsicht bedeutsam, wo die Geschäftsführung die überwiegende Zahl der geschäftsleitenden Entscheidungen fällt. Entscheidend ist, wo dauernd die für die Geschäftsführung nötigen Maßnahmen von einiger Wichtigkeit angeordnet werden.[132]

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Nicht ausschlaggebend ist, wo wichtige Einzelentscheidungen (z.B. auf Geschäftsreisen[133]) getroffen werden. Insbesondere spielen die Festlegung der Unternehmensgrundsätze oder Entscheidungen der Gesellschafterversammlung in bedeutenden Einzelfällen keine Rolle.[134]

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Bei der Beurteilung der Tagesgeschäfte sind insbesondere Art und Umfang, Struktur und Eigenart des Unternehmens zu berücksichtigen (z.B. Holding- oder Finanzierungsgesellschaft),[135] wobei zu beachten ist, dass sich die tatsächlich ausgeübte Geschäftstätigkeit mit Blick auf den im Gesellschaftsvertrag festgelegten Gesellschaftszweck im zeitlichen Ablauf seit der Gründung in Art und Umfang verändern kann.

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Beispielsweise erschöpft sich das Tagesgeschäft von Holding- und Finanzierungsgesellschaften üblicherweise in nur in verhältnismäßig großen Zeitabständen zu treffenden Entscheidungen, die für den laufenden Geschäftsablauf wichtig sind (z.B. in Anlageentscheidungen oder der Teilnahme an Gesellschafterversammlungen bei den Tochtergesellschaften). Der Ort der Geschäftsleitung bei solchen Gesellschaften ist demnach der Ort, an dem der oder die Geschäftsführer turnusmäßig (z.B. vierteljährlich) ihre Sitzungen abhalten und die vorgenannten Verwaltungsentscheidungen treffen.

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Verfügt das Tagesgeschäft etwa aufgrund der Art der Tätigkeit oder aufgrund der Lebenszyklusphase nur über einen vergleichsweise geringen Umfang, ist auch ein zeitlich beschränkter Aufenthalt einzelner Mitglieder der Geschäftsleitung im Ansässigkeitsstaat der Gesellschaft hinreichend, um dort die erforderlichen Entscheidungen zu treffen.[136] Ebenso ist es in solchen Fällen eines geringen Umfangs der Tagesgeschäfte der Gesellschaft unbedeutend, wenn Geschäftsführer der Gesellschaft an einem anderen Ort einer weiteren beruflichen Tätigkeit nachgehen.[137]

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Als Nachweis für die in regelmäßigen Abständen stattfindenden Sitzungen der Geschäftsleitung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft können insbesondere die Sitzungsprotokolle dienen. Die Anzahl der Sitzungen kann in Abhängigkeit der Geschäftsentwicklung und der Intensität des Tagesgeschäfts variieren.

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Bei einer Beteiligungsverwaltung und Finanzierungstätigkeit beispielsweise zählen zum Tagesgeschäft unter anderem folgende Geschäftsleitungsentscheidungen, die allerdings nicht ausschließlich Holding- und Finanzierungsgesellschaften vorbehalten sind:

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Die aufgeführten Geschäftsleitungsentscheidungen müssen ausschließlich in den Geschäftsräumen der Gesellschaft getroffen und durch die Sitzungsprotokolle dokumentiert werden. Durch die Verwaltung von Beteiligungen an anderen Gesellschaften wird grundsätzlich nicht die Leitung der Geschäfte dieser Gesellschaften übernommen.[139]

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Nach der finanzgerichtlichen Rechtsprechung bedarf es für die sog. Tagesgeschäfte geeigneter Räume, zumeist (eigener oder angemieteter[140]) Büroräume.[141] Das Vorliegen solcher kann z.B. durch Mietverträge oder durch Photoaufnahmen (einschließlich der Sozial- und Sanitärräume) dokumentiert werden.

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Ergänzend lässt sich anführen, dass nach der Rechtsprechung des BFH bei einer nur vermögensverwaltenden Tätigkeit einer Kapitalgesellschaft (z.B. Holdinggesellschaft) der Ort ihrer Geschäftsleitung auch dort liegen kann, wo sie die laufende Kontrolle über ihr Vermögen ausübt, wo sie ihre Wertpapiere verwahrt oder ihre Steuererklärungen ausfertigt bzw. unterschreibt,[142] ggf. unter Inanspruchnahme der Dienstleistungen eines Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters.

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Moderne Kommunikationsmittel (Telefon- und Videokonferenzen, E-Mail) haben auf die Bestimmung des Ortes der Geschäftsleitung keinen Einfluss. Sofern der Prozess der Entscheidungsfindung regelmäßig an einem Ort erfolgt, liegt dort der Ort der Geschäftsleitung.[143] Daher hat die nur gelegentliche Zuschaltung von einzelnen Mitgliedern der Geschäftsleitung der Gesellschaft von ihren jeweiligen ausländischen Aufenthaltsorten via Video-/Telefonkonferenz zu den Sitzungen der Geschäftsleitung keinen Einfluss auf den Ort der Geschäftsleitung. Bedeutsam können in diesem Zusammenhang das regelmäßige Treffen von Entscheidungen in den Geschäftsräumen der Gesellschaft und das Erfordernis der Anwesenheit der Mehrheit der Geschäftsführer oder deren Vertreter nach den Organisationsreglements für eine wirksame Beschlussfassung sein. Ferner bewirkt die Abgabe eines Votums eines einzelnen Geschäftsführers keine Willensbildung, wenn für die Beschlussfassung eine Mehrheitsentscheidung erforderlich ist.