Markus Stier - Einmaleins der Entgeltabrechnung 2022, ePub

Hinweis

Seit 2006 gilt eine einheitliche Meldefrist für alle meldepflichtigen Tatbestände (mit Ausnahme der Jahresmeldung).

Demnach müssen die Meldungen mit der nächsten Abrechnung durchgeführt werden, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Eintritt. Für die ‌Jahresmeldungen ist der 15.02. des Folgejahres als spätester Meldezeitpunkt zu beachten.

Seit 2006 gilt die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Durchführung aller Meldetatbestände.

Wichtig

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, innerhalb von zwei Wochennach Aufnahme seiner Beschäftigung eine ‌Mitgliedsbescheinigungseiner gewählten Krankenkasse vorzulegen.

Unterlässt er dies, hat der Arbeitgeber ihn bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war. Ansonsten kann der Arbeitgeber die Krankenkasse frei wählen.

Bei einem privat krankenversicherten Arbeitnehmer geht die Meldung an eine beliebige gesetzliche Krankenkasse, die der Arbeitnehmer auch im Falle einer Versicherungspflicht wählen könnte.

Folgende Daten sind zu melden:

Versicherungsnummer (dem ‌Sozialversicherungsausweis zu entnehmen),

Personalnummer (Angabe ist freiwillig),

Name und Anschrift des Arbeitnehmers,

Grund der Abgabe (Anmeldung Meldeschlüssel 10),

Beginn der Beschäftigung (TT.MM.JJJJ),

Betriebsnummer des Arbeitgebers (Betriebsnummer wird vom Arbeitsamt zugeteilt),

Personengruppe (Mithilfe des Personengruppenschlüssels werden den Arbeitnehmern bestimmte Sozialversicherungsmerkmale zugeordnet. Kommen mehrere Möglichkeiten infrage, ist stets der niedrigste Schlüssel anzugeben.),

eventuelle Mehrfachbeschäftigungen des Arbeitnehmers,

Betriebsstätte Ost oder West,

Beitragsgruppen (Der Beitragsgruppenschlüssel drückt aus, ob bzw. in welcher Form in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht.),

‌Tätigkeitsschlüssel (Die Agentur für Arbeit hat ein Verzeichnis mit allen Schlüsseln im Internet bereitgestellt bzw. im Lohnprogramm ist diese hinterlegt.),

Staatsangehörigkeitsschlüssel (Die Krankenkassen veröffentlichen Listen aller Staatsangehörigkeitsschlüssel.).

Der Arbeitnehmer legt bei Beginn einer neuen Beschäftigung seine ‌Arbeitspapiere vor. Zusätzlich muss er für den Lohnsteuerabzug seine Steuer-Identifikationsnummer nennen.

Eine Übersicht wichtiger Arbeitspapiere:

‌Sozialversicherungsausweis,

Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmern,

Nachweis der Staatsangehörigkeit,

‌Urlaubsbescheinigung,

‌Bildungsurlaubsbescheinigung,

‌Bescheinigung über bereits genommene Elternzeit,

‌Mitgliedsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse,

‌Bescheinigung über private Krankenversicherung,

Bescheinigung der Krankenkasse über private Mitgliedschaft,

Nachweis über vermögenswirksame Leistungen.

Der Arbeitgeber hat die Arbeitspapiere ordnungsgemäß für die Dauer des Dienstverhältnisses aufzubewahren. Bei Ende der Beschäftigung hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere umgehend dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) werden für alle unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer erstellt, das sind solche Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben. Das Einkommensteuerrecht definiert den Wohnsitz dort, wo der Steuerpflichtige auf Dauer eine Wohnung bzw. Haus tatsächlich nutzt.

Ein mindestens sechsmonatiger Inlandsaufenthalt führt zu einem gewöhnlichen Aufenthalt. Anderen Arbeitnehmern, die ihren Wohnsitz im Ausland haben und dort gemeldet sind, stellt das Finanzamt eine Bescheinigung über die für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen Daten aus (Ersatzbescheinigung nach § 39 EStG). Diese Arbeitnehmer werden als „‌beschränkt steuerpflichtig“ bezeichnet.

Im Rahmen des Projekts „‌ELSTER II“ hat jeder Steuerpflichtige im Jahr 2008 eine neue ‌Steuer-Identifikationsnummer erhalten. Diese ersetzt die eTIN seit dem 01.01.2010.

Wichtig

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) mitteilen, da nur die persönlich bekannt gegebene Steuer-ID zur Nutzung der ELStAM-Datenbank berechtigt. Eine durch ein Konzernunternehmen rechtmäßig erhobene Steuer-ID eines Arbeitnehmers kann auch durch eine zum selben Konzern gehörende Stelle verwendet werden (§ 139b Abs. 2 Nr. 4 AO).

Der Arbeitgeber ruft die ‌Lohnsteuerabzugsmerkmale von der ‌ELStAM-Datenbank ab. Die bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind unbedingt einzuhalten. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer dürfen eigenständig Veränderungen daran vornehmen.

Zum Jahresende bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt der Arbeitgeber die sogenannte Lohnsteuerbescheinigung (siehe Kap 4.9).

Sinn und Zweck dieser Bescheinigung bestehen darin, das Finanzamt über die gezahlten Bruttobezüge, angefallene Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag usw. zu informieren. Die Lohnsteuerbescheinigung dient als Grundlage für die ‌Einkommensteuererklärung.

Arbeitgeber, die maschinell abrechnen, müssen die ‌Lohnsteuerbescheinigung ab dem Jahr 2005 elektronisch erstellen.

Wichtig

Spätester Abgabezeitpunkt ist immer der 28.02. bzw. 29.02. im Folgejahr (auch bei unterjährigem Austritt). Die Arbeitnehmer erhalten eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung (DIN-A4-Format).

Maschinelle Bereitstellung der Daten (ELStAM): Seit dem 01.01.2013 muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der ELStAM-Datenbank abrufen.

Damit der Arbeitnehmer „Herr seiner Daten“ bleibt, war es notwendig, ihm eine Möglichkeit zu geben, eine Zuordnung in der Datenbank vorzunehmen. Dies wird durch drei Zugriffsmöglichkeiten umgesetzt:

1 Vollsperrung für alle Arbeitgeber: Ob dies eine sinnvolle Möglichkeit ist, bleibt offen. Alle Arbeitgeber, die die Lohnsteuerdaten abrufen, erhalten die Meldung „keine Zugriffsberechtigung“.

2 Negativliste für Arbeitgeber: In diesem Fall lässt der Arbeitnehmer konkrete Arbeitgeber für den Abruf sperren. Die Zuordnung zu dem Arbeitgeber erfolgt anhand der Steuernummer. Der Arbeitnehmer kann dann alle seine Arbeitgeber sperren, die nicht die Hauptarbeitgebereigenschaft erhalten sollen.

3 Positivliste für Arbeitgeber: Der gemeldete Arbeitgeber erhält die Hauptarbeitgebereigenschaft, alle anderen Arbeitgeber erhalten die Meldung „keine Zugriffsberechtigung“. Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, bis zu zehn Arbeitgeber zu melden.

Ist der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer gesperrt worden oder nicht in der Positivliste vorhanden, wird sein Zugriff abgelehnt. Es werden keine ELStAM übermittelt, auch nicht die Lohnsteuerklasse VI. Der Arbeitgeber muss dann reagieren und beim Arbeitnehmer nachfragen, warum er abgelehnt wird.